Koningsdagspel organiseren: een praktische checklist
Een Koningsdagspel vraagt meer voorbereiding dan alleen spellen klaarleggen. Je regelt vooraf het programma, de locatie, aanmeldingen, materialen en vrijwilligers; op de dag zelf draait alles om een duidelijke route en snelle uitleg. Met 43 taken en 50 spullen helpt deze checklist je om stap voor stap te werken. Let vooral op onderdelen die vaak te laat gebeuren: spelregels, prijzen, geluidsapparatuur, koeling en de indeling van het terrein.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Spelprogramma vaststellen
2 personen
Spelregels uitschrijven
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Locatie en veld reserveren
Materialen controleren
2 personen
Prijzen en medailles bestellen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Route voor spellen uitzetten
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Prijzen en materialen ophalen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Spelkaarten voorbereiden
2 personen
Muziek en omroep testen
2 personen
Weersverwachting controleren
Terrein controleren
2 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Spelstations inrichten
4 personen
Versiering ophangen
3 personen
Prijzentafel klaarzetten
2 personen
Hapjes klaarzetten
3 personen
Event
Inschrijftafel bemannen
2 personen
Spelregels uitleggen
2 personen
Spelrondes begeleiden
6 personen
Punten en uitslagen bijhouden
2 personen
Dranken serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Kinderen begeleiden bij prijzen
2 personen
Vrije spelactiviteiten begeleiden
3 personen
Afval tussentijds verzamelen
2 personen
Nazorg
Spelmateriaal sorteren
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Servies afwassen
2 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Materialen droog opbergen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven houdbaar eten opbergen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Klaptafelsaantal 6
- Klapstoelenaantal 30
- Statafelsaantal 3
- Prijzentafel
- Inschrijftafel
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 80
- Herbruikbare bordenaantal 60
- Herbruikbaar bestekaantal 60
- Schaaltjesaantal 12
- Thermoskannenaantal 4
Apparatuur
- Draagbare speaker
- Microfoon
- Verlengkabelsaantal 3
- Stekkerdozenaantal 3
- Koelboxenaantal 4
Sportmateriaal
- Pionnenaantal 24
- Hoepelsaantal 8
- zachte ballenaantal 12
- Touwtrektouw
- Estafettestokkenaantal 8
- Waterbekers voor spelaantal 20
- Blikwerpset
- Zakloopzakkenaantal 12
- Krijtaantal 12
- Stopwatchaantal 3
- Meetlintenaantal 3
- Scorebordenaantal 6
- Markeerlintaantal 4
Spelmaterialen
- Spelkaartenaantal 100
- Pennenaantal 30
- Klembordenaantal 6
- Prijzenaantal 60
- Medaillesaantal 60
Decoratie
- Oranje vlaggetjesaantal 6
- Oranje ballonnenaantal 100
- Ballonnenpompaantal 2
- Tafelkledenaantal 8
Verlichting
- LED-lichtsnoerenaantal 4
- Batterijlantaarnsaantal 4
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Stoffer en blikaantal 2
- Emmersaantal 3
- Sponzenaantal 6
- Theedoekenaantal 12
Keuken
- Snijplankenaantal 3
- Messenaantal 6
- Serveertangenaantal 6
- Koelelementenaantal 20
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg het spelprogramma en de spelregels uiterlijk twee weken vooraf vast. Zet per spel de speeltijd, benodigde materialen en manier van scoren op één spelkaart, zodat vrijwilligers dezelfde uitleg geven.
- Controleer de deelnemerslijst drie tot vijf dagen vooraf en verzamel dieetwensen voordat je boodschappen doet. Houd bij de hapjes en drankjes rekening met het aantal aangemelde deelnemers plus ongeveer 10 procent reserve.
- Test muziek, draagbare speaker, microfoon, verlengkabels en stekkerdozen minimaal één dag vooraf. Neem voor de opbouw extra kabels mee en leg kabels langs looproutes vast met markeerlint.
- Zet het terrein op de dag zelf eerst uit met krijt en markeerlint en richt daarna de spelstations in. Plan per station minstens één vrijwilliger en houd de inschrijftafel en prijzentafel zichtbaar vanaf de ingang.
- Controleer de weersverwachting 48 uur en nogmaals op de ochtend zelf. Bouw partytenten alleen op een veilige ondergrond op en zorg dat dranken, spelkaarten en scoreborden droog kunnen blijven bij een bui.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een Koningsdagspel organiseren?
- Begin vier tot zes weken vooraf met het programma, de locatie en de uitnodigingen. Bestel prijzen en medailles uiterlijk twee weken vooraf en controleer materialen en vrijwilligers drie tot vijf dagen voor de dag zelf.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een Koningsdagspel?
- Reken op minimaal één vrijwilliger per spelstation, plus één persoon bij de inschrijftafel en één coördinator. Bij zes spelstations heb je dus minstens acht mensen nodig, exclusief hulp voor op- en afbouw.
- Hoeveel spelmateriaal heb ik nodig voor een Koningsdagspel?
- Gebruik de checklist als basis voor 50 spullen, waaronder pionnen, hoepels, zachte ballen, zakloopzakken en scoreborden. Controleer elk onderdeel minimaal drie dagen vooraf en leg per spelstation het benodigde materiaal apart klaar.
- Wanneer moet ik de drankjes voor een Koningsdagspel koelen?
- Zet dranken minimaal 12 uur vooraf koud als je koelboxen gebruikt. Vul de koelboxen op de ochtend zelf aan en houd herbruikbare bekers, borden en bestek bij de hapjestafel klaar.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!