Zo organiseer je een Koningsdagspel zonder chaos

Begin niet met versiering of boodschappen, maar met het spelprogramma en de route langs de spelstations. Leg daarna de regels, inschrijving, vrijwilligers en materiaal vast, zodat je weet hoeveel deelnemers en hulp je moet opvangen. Reserveer het veld en regel prijzen en medailles ruim vooraf. Op de dag zelf werk je van terreincontrole naar opbouw, inrichting, test en inschrijving; zo staan de spellen klaar voordat de eerste deelnemers komen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Spelprogramma vaststellen
2 personen
2
Spelregels uitschrijven
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Locatie en veld reserveren
7
Materialen controleren
2 personen
8
Prijzen en medailles bestellen
9
Vrijwilligers indelen
2 personen
10
Route voor spellen uitzetten
2 personen
11
Boodschappenlijst controleren
12
Boodschappen doen
2 personen
13
Prijzen en materialen ophalen
2 personen
14
Dranken koelen
2 personen
15
Spelkaarten voorbereiden
2 personen
16
Muziek en omroep testen
2 personen
17
Weersverwachting controleren
18
Terrein controleren
2 personen
19
Partytenten opbouwen
4 personen
20
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
21
Spelstations inrichten
4 personen
22
Versiering ophangen
3 personen
23
Prijzentafel klaarzetten
2 personen
24
Hapjes klaarzetten
3 personen

Event

25
Inschrijftafel bemannen
2 personen
26
Spelregels uitleggen
2 personen
27
Spelrondes begeleiden
6 personen
28
Punten en uitslagen bijhouden
2 personen
29
Dranken serveren
2 personen
30
Dranken bijvullen
2 personen
31
Hapjes aanvullen
2 personen
32
Kinderen begeleiden bij prijzen
2 personen
33
Vrije spelactiviteiten begeleiden
3 personen
34
Afval tussentijds verzamelen
2 personen

Nazorg

35
Spelmateriaal sorteren
3 personen
36
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
37
Partytenten afbreken
4 personen
38
Servies afwassen
2 personen
39
Terrein schoonmaken
4 personen
40
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
41
Materialen droog opbergen
2 personen
42
Geleende spullen retourneren
2 personen
43
Overgebleven houdbaar eten opbergen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 30
Statafelsaantal 3
Prijzentafel
Inschrijftafel

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Herbruikbare bordenaantal 60
Herbruikbaar bestekaantal 60
Schaaltjesaantal 12
Thermoskannenaantal 4

Apparatuur

Draagbare speaker
Microfoon
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Koelboxenaantal 4

Sportmateriaal

Pionnenaantal 24
Hoepelsaantal 8
zachte ballenaantal 12
Touwtrektouw
Estafettestokkenaantal 8
Waterbekers voor spelaantal 20
Blikwerpset
Zakloopzakkenaantal 12
Krijtaantal 12
Stopwatchaantal 3
Meetlintenaantal 3
Scorebordenaantal 6
Markeerlintaantal 4

Spelmaterialen

Spelkaartenaantal 100
Pennenaantal 30
Klembordenaantal 6
Prijzenaantal 60
Medaillesaantal 60

Decoratie

Oranje vlaggetjesaantal 6
Oranje ballonnenaantal 100
Ballonnenpompaantal 2
Tafelkledenaantal 8

Verlichting

LED-lichtsnoerenaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Stoffer en blikaantal 2
Emmersaantal 3
Sponzenaantal 6
Theedoekenaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 3
Messenaantal 6
Serveertangenaantal 6
Koelelementenaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de route langs de spelstations voordat je pionnen, hoepels en markeerlint uitzet. Houd per station ruimte vrij voor wachtende deelnemers en noteer op de spelkaarten waar elke groep heen moet.
Maak de spelregels kort genoeg om bij de inschrijftafel uit te leggen. Zet per onderdeel de speeltijd, score en eventuele herkansing op één spelkaart; dat voorkomt discussies bij touwtrekken, blikwerpen en estafettes.
Deel vrijwilligers niet alleen per spel in, maar wijs ook iemand aan voor de inschrijftafel en iemand voor de omroep. Test microfoon, draagbare speaker, verlengkabels en stekkerdozen vóór de start, niet wanneer het programma al loopt.
Controleer materiaal per spelstation met een afvinklijst. Leg reserveballen, extra waterbekers voor het spel, stopwatch, meetlinten en scoreborden klaar op één centrale plek, zodat een ontbrekend onderdeel niet het hele programma stillegt.
Bereid de weersomslag uiterlijk de avond ervoor voor. Zet partytenten zo neer dat deelnemers en hapjes beschut staan, koel dranken in koelboxen en controleer of tafels, stoelen en statafels stevig op het terrein staan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Koningsdagspel organiseren?: Begin minimaal 6 weken vooraf met het spelprogramma, de locatie en de uitnodigingen. Bestel prijzen en medailles uiterlijk 3 weken voor de speeldag, zodat je nog tijd hebt om ontbrekende onderdelen te vervangen.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een Koningsdagspel?: Reken op minimaal één vrijwilliger per spelstation en daarnaast één persoon voor inschrijving en één voor omroep of algemene coördinatie. Bij zes stations heb je dus minstens 8 vrijwilligers nodig; plan liever 1 à 2 invallers.
Wanneer zet je een Koningsdagspel klaar?: Begin 2 tot 3 uur voor de eerste start met terreincontrole, partytenten, tafels en spelstations. Test muziek en omroep minstens 30 minuten vóór de inschrijving en leg spelkaarten en scoreborden daarna per station klaar.
Hoeveel drank heb je nodig voor een Koningsdagspel?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 tot 2 per uur, afhankelijk van het weer en de inspanning. Koel de dranken uiterlijk de avond ervoor en houd water apart voor de deelnemers en de spellen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.