Checklist pour organiser un jeu de la journée du Roi
Organiser un jeu de la journée du Roi demande surtout de verrouiller le déroulé, le terrain et le matériel avant l’arrivée des participants. Cette checklist rassemble 43 tâches et 50 fournitures, depuis les inscriptions jusqu’à l’installation des stations de jeu. Elle aide aussi à répartir les bénévoles, préparer les boissons et prévoir une solution en cas de météo défavorable. Suis les étapes dans l’ordre pour éviter les oublis de dernière minute.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Définir le programme de jeu
2 personnes
Rédiger le règlement
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver le lieu et le terrain
Vérifier le matériel
2 personnes
Commander les prix et médailles
Répartir les bénévoles
2 personnes
Mettre en place le parcours des jeux
2 personnes
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Récupérer les prix et le matériel
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les cartes de jeu
2 personnes
Tester la musique et le micro
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Contrôler le site
2 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Installer les stations de jeu
4 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Préparer la table des prix
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Événement
Tenir la table d’inscription
2 personnes
Expliquer les règles du jeu
2 personnes
Animer les manches du jeu
6 personnes
Suivre les points et les résultats
2 personnes
Servir les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Accompagner les enfants pour les prix
2 personnes
Encadrer les activités de jeu libre
3 personnes
Ramasser les déchets entre-temps
2 personnes
Suivi
Trier le matériel de jeu
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
Ranger le matériel au sec
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger les restes d'aliments non périssables
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 2
- Tables pliantesqté 6
- Chaises pliantesqté 30
- Tables hautesqté 3
- Table des prix
- Table d'inscription
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 80
- Assiettes réutilisablesqté 60
- Couverts réutilisablesqté 60
- Petits bolsqté 12
- Thermosqté 4
Équipement
- Enceinte portable
- Microphone
- Rallongesqté 3
- Multiprisesqté 3
- Glacièresqté 4
Matériel de sport
- Cônesqté 24
- Cerceauxqté 8
- balles souplesqté 12
- Corde de tir à la corde
- Témoins de relaisqté 8
- Gobelets d'eau pour le jeuqté 20
- Jeu de lancer de boîtes
- Sacs de course en sacqté 12
- Craieqté 12
- Chronomètreqté 3
- Mètres rubansqté 3
- Panneaux de scoreqté 6
- Ruban de balisageqté 4
Matériel de jeu
- Cartes de jeuqté 100
- Stylosqté 30
- Presse-papiersqté 6
- Prixqté 60
- Médaillesqté 60
Décoration
- Fanions orangeqté 6
- Ballons orangeqté 100
- Pompe à ballonsqté 2
- Nappesqté 8
Éclairage
- Guirlandes lumineuses LEDqté 4
- Lampes à pilesqté 4
Nettoyage
- Poubellesqté 6
- Balayette et pelleqté 2
- Seauxqté 3
- Épongesqté 6
- Torchonsqté 12
Cuisine
- Planches à découperqté 3
- Couteauxqté 6
- Pinces de serviceqté 6
- Pains de glaceqté 20
Catering
- Courses
Conseils
- Fixe le programme et le règlement au moins 2 semaines avant l’événement, puis envoie les invitations avec une date limite d’inscription clairement indiquée.
- Demande les besoins alimentaires dès l’inscription et prépare une liste séparée pour les en-cas, les boissons et la vaisselle réutilisable. Prévois les achats au plus tard la veille.
- Vérifie le terrain et le parcours des jeux avant l’installation. Place les cônes, le ruban de balisage et les panneaux de score de façon visible, avec suffisamment d’espace entre les stations.
- Répartis les bénévoles par poste et par horaire avant le jour J. Garde au moins une personne à la table d’inscription et une autre pour suivre le chronomètre et les scores.
- Teste l’enceinte, le microphone, les rallonges et les multiprises le jour précédent. Refroidis les boissons plusieurs heures à l’avance et vérifie la météo avant de monter les tentes de réception.
Questions fréquentes
- Quand commencer à organiser un jeu de la journée du Roi ?
- Commence idéalement 4 à 6 semaines avant la date prévue. Le programme, le règlement, le lieu et les inscriptions doivent être fixés au moins 2 semaines à l’avance pour pouvoir répartir les bénévoles et commander les prix.
- Combien de temps faut-il prévoir pour l’installation ?
- Prévois au minimum 2 à 3 heures avant l’arrivée du public. Il faut installer les tentes, les tables et les chaises, puis mettre en place les stations de jeu, la table d’inscription et la table des prix.
- Quand acheter et récupérer les prix et les médailles ?
- Commande-les au moins 10 jours avant l’événement afin de disposer d’une marge en cas de retard. Récupère-les avec le reste du matériel la veille et vérifie la quantité avant de préparer la table des prix.
- Que faire s’il pleut le jour du jeu de la journée du Roi ?
- Vérifie les prévisions 48 heures avant, puis de nouveau le matin même. Prépare une solution de repli au moins 24 heures à l’avance et ne monte les tentes qu’après avoir contrôlé l’état du site et la sécurité du terrain.
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