Checklist para organizar un Juego de Koningsdag
Un Juego de Koningsdag necesita más coordinación que una simple tarde de juegos. Primero se fijan el programa, las reglas, el recinto y las inscripciones; después se comprueban materiales, comida y sonido. El día del evento, las estaciones de juego, la mesa de inscripción, los premios y las carpas deben estar listos antes de que llegue el público. Esta checklist reúne el plan completo para avanzar en el orden correcto y detectar a tiempo lo que suele quedarse para el último momento.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Establecer el programa de juegos
2 personas
Redactar las reglas del juego
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Reservar el recinto y el campo
Comprobar los materiales
2 personas
Encargar premios y medallas
Asignar voluntarios
2 personas
Trazar la ruta para los juegos
2 personas
Comprobar la lista de la compra
Hacer la compra
2 personas
Recoger premios y materiales
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar las cartas del juego
2 personas
Probar la música y la megafonía
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Inspeccionar el recinto
2 personas
Montar las carpas
4 personas
Colocar mesas y sillas
3 personas
Montar las estaciones de juegos
4 personas
Colgar la decoración
3 personas
Preparar la mesa de premios
2 personas
Preparar los aperitivos
3 personas
Evento
Atender la mesa de inscripción
2 personas
Explicar las reglas del juego
2 personas
Guiar las rondas del juego
6 personas
Llevar el control de puntos y resultados
2 personas
Servir las bebidas
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer los aperitivos
2 personas
Acompañar a los niños en la recogida de premios
2 personas
Guiar las actividades de juego libre
3 personas
Recoger la basura durante el evento
2 personas
Seguimiento
Clasificar el material de juego
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
Guardar el material en seco
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar los alimentos no perecederos sobrantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 2
- Mesas plegablescant. 6
- Sillas plegablescant. 30
- Mesas altascant. 3
- Mesa de premios
- Mesa de inscripción
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 80
- Platos reutilizablescant. 60
- Cubiertos reutilizablescant. 60
- Cuencoscant. 12
- Termoscant. 4
Equipo
- Altavoz portátil
- Micrófono
- Cables alargadorescant. 3
- Regletascant. 3
- Neveras portátilescant. 4
Material deportivo
- Conoscant. 24
- Aroscant. 8
- pelotas blandascant. 12
- Cuerda para tira y afloja
- Testigos de relevocant. 8
- Vasos de agua para el juegocant. 20
- Juego de lanzamiento de latas
- Sacos para carreras de sacoscant. 12
- Tizacant. 12
- Cronómetrocant. 3
- Cintas métricascant. 3
- Marcadorescant. 6
- Cinta de señalizacióncant. 4
Materiales de juego
- Cartas de juegocant. 100
- Bolígrafoscant. 30
- Portapapelescant. 6
- Premioscant. 60
- Medallascant. 60
Decoración
- Guirnaldas naranjascant. 6
- Globos naranjascant. 100
- Bomba de globoscant. 2
- Mantelescant. 8
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 4
- Linternas a pilascant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Recogedor y escobacant. 2
- Cuboscant. 3
- Esponjascant. 6
- Paños de cocinacant. 12
Cocina
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchilloscant. 6
- Pinzas de servircant. 6
- Acumuladores de fríocant. 20
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el programa y las reglas antes de enviar las invitaciones. Así las personas reciben horarios, juegos y condiciones claras, y puedes abrir las inscripciones con la información correcta.
- Recoge las preferencias dietéticas durante la inscripción, no al preparar los aperitivos. Haz la compra después de revisar la lista y enfría las bebidas con suficiente antelación en las neveras portátiles.
- Asigna voluntarios por estación y por franja horaria. La mesa de inscripción, la ruta de juegos, el control del cronómetro y la mesa de premios necesitan responsables concretos, especialmente durante el inicio.
- Comprueba el sonido, los cables y la megafonía antes del montaje final. Prueba el altavoz y el micrófono en el propio recinto, porque una toma de corriente lejana puede obligarte a cambiar la distribución.
- Consulta el pronóstico y revisa el recinto antes de montar. Deja preparadas las carpas, la cinta de señalización y una alternativa para los juegos si la lluvia o el viento impiden utilizar el campo.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo empezar a organizar un Juego de Koningsdag?
- Empieza al menos 4 semanas antes. En la primera semana reserva el recinto, define el programa y las reglas; durante las dos semanas siguientes gestiona invitaciones, inscripciones, voluntarios y compras.
- ¿Qué hay que preparar el día anterior?
- El día anterior conviene recoger premios y materiales, preparar las cartas del juego, enfriar las bebidas y comprobar la compra. También puedes probar el sonido y confirmar con cada voluntario su horario y función.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que montar el recinto?
- Reserva entre 2 y 3 horas antes de la llegada del público. Ese tiempo permite montar carpas, mesas y sillas, colocar las estaciones, colgar la decoración, preparar la mesa de premios y hacer una prueba rápida del recorrido.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para un Juego de Koningsdag?
- Calcula como mínimo 1 persona para la inscripción, 1 responsable por estación activa y 1 coordinador general. Añade 2 personas para montaje y desmontaje, de modo que no tengas que dejar una estación sin supervisión.
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