Koningsdag organiseren: een praktische checklist

Een Koningsdagviering vraagt meer voorbereiding dan alleen oranje versiering en spelletjes. Leg eerst datum, locatie, vergunningen en programma vast; regel daarna deelnemers, leveranciers en vrijwilligers. In de laatste week draait het om boodschappen, materialen, weersverwachting en een haalbaar alternatief bij regen. Deze checklist helpt je bovendien om praktische zaken niet te vergeten, zoals gekoelde dranken, routebordjes, EHBO-contactgegevens en documenten die tegen wind en regen kunnen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
2 personen
Vergunningen en meldingen controleren
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Leveranciers reserveren
2 personen
Programma en tijden vastleggen
2 personen
Spelactiviteiten kiezen
3 personen
Muziek en afspeellijst samenstellen
Vrijwilligers indelen
2 personen
EHBO-contact regelen
2 personen
Weersverwachting controleren
Alternatief slechtweerplan bepalen
3 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Voorraad materialen controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Materialen ophalen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Spelmaterialen sorteren
2 personen
Prijzen en uitdeelartikelen klaarzetten
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
Routebordjes maken
2 personen
Draaiboek en telefoonnummers printen
Weersbestendige documenten verpakken
Locatie inspecteren
3 personen
Terrein afzetten
3 personen
Tenten opbouwen
6 personen
Tafels en stoelen plaatsen
5 personen
Buffet opbouwen
4 personen
Drankpunt inrichten
3 personen
Spelstations inrichten
5 personen
Versiering ophangen
4 personen
Geluidsapparatuur plaatsen
2 personen
Geluidsapparatuur testen
2 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Toiletten controleren
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Hapjes en fruit uitstallen
3 personen
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Inschrijftafel klaarzetten
2 personen

Event

Opening verzorgen
2 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Deelnemers registreren
2 personen
Oranje tompoucen serveren
3 personen
Spelactiviteiten begeleiden
6 personen
Muziek verzorgen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet bijvullen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Winnaars bekendmaken
2 personen
Avondprogramma begeleiden
3 personen
Laatste ronde aankondigen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Eten en drinken afvoeren
3 personen
Meubilair afbreken
5 personen
Tenten en versiering afbreken
5 personen
Apparatuur veilig opbergen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Terrein schoonmaken
5 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voedsel verdelen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 80
Buffettafelsaantal 4
Statafelsaantal 6
Barkrukkenaantal 12
Tafelkleedklemmenaantal 24

Servies

Herbruikbare bordenaantal 180
Herbruikbare kommenaantal 80
Herbruikbare bekersaantal 250
Koffiekopjesaantal 80
Theeglazenaantal 60
Vorkenaantal 180
Messenaantal 120
Lepelsaantal 120
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 12
Serveerbladenaantal 8

Apparatuur

Bluetoothspeakersaantal 2
Microfoon
Microfoonstandaard
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 6
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Oplaadbare lampenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 4
Broodmessenaantal 3
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Snijmattenaantal 4
Koelmattenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
IJsblokbakkenaantal 6

Decoratie

Oranje vlaggenlijnenaantal 12
Nederlandse vlaggenaantal 6
Oranje ballonnenaantal 150
Ballonlintaantal 3
Tafeldecoratieaantal 12
Oranje slingersaantal 10

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 8

Sportmateriaal

Voetballenaantal 4
Pionnenaantal 30
Hoepelsaantal 10
Touwtrektouw
Springtouwenaantal 12
Zakloopzakkenaantal 12
Blikwerpsetaantal 2
Ringwerpsetsaantal 3
Stoepkrijtaantal 12
Bellenblaasaantal 20

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Bezemsetsaantal 3
Vuilnisgrijpersaantal 4
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 3
Schoonmaaksponzenaantal 12
Afvalzakhoudersaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer vergunningen en meldingen uiterlijk enkele weken vooraf. Noteer ook wie verantwoordelijk is voor toezicht, EHBO en het contact met leveranciers, zodat je op de dag zelf niet hoeft te zoeken.
Maak het programma met vaste tijden voor spelactiviteiten, muziek, pauzes en uitreiking van prijzen. Plan tussen onderdelen 10 tot 15 minuten ruimte voor uitloop en wisselen van materiaal.
Verwerk dieetwensen zodra de aanmeldingen binnen zijn en tel daarna porties, bekers en servies opnieuw. Houd bij hapjes en drank rekening met extra voorraad voor onverwachte bezoekers.
Controleer een week vooraf of partytenten, tafels, stoelen, koelboxen, speakers, verlengkabels en spelmaterialen compleet zijn. Test apparatuur en laad oplaadbare lampen uiterlijk de avond ervoor op.
Bepaal uiterlijk 48 uur vooraf wat er bij slecht weer gebeurt: verplaatsen, inkorten of afgelasten. Verpak draaiboek, telefoonnummers en route-informatie in waterbestendige hoezen en deel de wijziging direct met vrijwilligers en deelnemers.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Koningsdagviering organiseren?: Begin idealiter 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en leveranciers. Stuur uitnodigingen vervolgens ongeveer 4 weken voor Koningsdag en rond het programma uiterlijk 2 weken vooraf af.
Wanneer moet ik een vergunning voor Koningsdag aanvragen?: Controleer de regels van je gemeente minstens 8 weken vooraf; sommige aanvragen hebben een langere behandelingstermijn. Regel ook eventuele meldingen voor muziek, verkoop, tenten of gebruik van de openbare ruimte binnen dezelfde planning.
Hoeveel drank moet ik inkopen voor Koningsdag?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Koop daarnaast voldoende water en houd rekening met kinderen, chauffeurs en warm weer.
Wanneer moet ik het slechtweerplan voor Koningsdag bepalen?: Leg het alternatief uiterlijk 48 uur vooraf vast en controleer de weersverwachting opnieuw op de ochtend zelf. Informeer vrijwilligers en deelnemers zodra de keuze is gemaakt, zodat niemand op de verkeerde locatie aankomt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.