Koningsdag-Feier organisieren: die vollständige Checkliste
Eine Koningsdag-Feier steht und fällt mit guter Vorbereitung: Erst Ort, Genehmigungen und Einladungen klären, danach Programm, Helfer und Lieferanten festlegen. In den letzten Tagen geht es um Einkauf, Material, gekühlte Getränke und wetterfeste Unterlagen. Plane außerdem früh einen Schlechtwetterplan, denn Zelte, Lautsprecher, Verlängerungskabel und wiederverwendbares Geschirr müssen rechtzeitig verfügbar sein. Die Checkliste führt dich durch alle 66 Aufgaben und 62 benötigten Dinge.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Datum und Ort bestätigen
2 Personen
Genehmigungen und Meldungen prüfen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Lieferanten reservieren
2 Personen
Programm und Zeiten festlegen
2 Personen
Spielaktivitäten auswählen
3 Personen
Musik und Playlist zusammenstellen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Erste-Hilfe-Kontakt organisieren
2 Personen
Wettervorhersage prüfen
Alternativen Schlechtwetterplan festlegen
3 Personen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Materialvorrat prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Materialien abholen
3 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Spielmaterialien sortieren
2 Personen
Preise und Giveaway-Artikel bereitstellen
2 Personen
Namensschilder vorbereiten
Wegweiser erstellen
2 Personen
Ablaufplan und Telefonnummern ausdrucken
Wetterfeste Dokumente verpacken
Location inspizieren
3 Personen
Gelände absperren
3 Personen
Zelte aufbauen
6 Personen
Tische und Stühle aufstellen
5 Personen
Buffet aufbauen
4 Personen
Getränkepunkt einrichten
3 Personen
Spielstationen einrichten
5 Personen
Dekoration aufhängen
4 Personen
Tonanlage aufbauen
2 Personen
Tonanlage testen
2 Personen
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Müllstationen aufstellen
2 Personen
Snacks und Obst auslegen
3 Personen
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Freiwillige einweisen
3 Personen
Anmeldetisch vorbereiten
2 Personen
Event
Eröffnung betreuen
2 Personen
Besucher empfangen
3 Personen
Teilnehmer registrieren
2 Personen
Orangene Tompoucen servieren
3 Personen
Spielaktivitäten betreuen
6 Personen
Musik organisieren
Getränke servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Buffet nachfüllen
3 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Gewinner bekanntgeben
2 Personen
Abendprogramm betreuen
3 Personen
Letzte Runde ankündigen
Besucher verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
Speisen und Getränke entsorgen
3 Personen
Möbel abbauen
5 Personen
Zelte und Dekoration abbauen
5 Personen
Ausrüstung sicher verstauen
2 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Gelände reinigen
5 Personen
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 3
- KlappischeAnz. 10
- KlappstühleAnz. 80
- BuffetischeAnz. 4
- StehtischeAnz. 6
- BarhockerAnz. 12
- TischdeckenklammernAnz. 24
Geschirr
- Mehrweg-TellerAnz. 180
- Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 80
- Wiederverwendbare BecherAnz. 250
- KaffeetassenAnz. 80
- TeegläserAnz. 60
- GabelnAnz. 180
- MesserAnz. 120
- LöffelAnz. 120
- ServierlöffelAnz. 12
- ServierschalenAnz. 12
- ServiertablettsAnz. 8
Ausstattung
- Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
- Mikrofon
- Mikrofonständer
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 4
- KühlboxenAnz. 6
- WasserkocherAnz. 3
- KaffeemaschinenAnz. 2
- Wiederaufladbare LampenAnz. 8
Küche
- SchneidebretterAnz. 6
- KüchenmesserAnz. 4
- BrotmesserAnz. 3
- RührschüsselnAnz. 6
- MessbecherAnz. 3
- SchneidemattenAnz. 4
- KühlmattenAnz. 8
- ThermoskannenAnz. 6
- EiswürfelbehälterAnz. 6
Dekoration
- Orange WimpelkettenAnz. 12
- Niederländische FlaggenAnz. 6
- Orange BallonsAnz. 150
- BallonbandAnz. 3
- TischdekorationAnz. 12
- Orange GirlandenAnz. 10
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 6
- BatterielaternenAnz. 8
Sportmaterial
- FußbälleAnz. 4
- KegelAnz. 30
- ReifenAnz. 10
- Tauziehseil
- SpringseileAnz. 12
- SackhüpfsäckeAnz. 12
- BlechwurfsatzAnz. 2
- RingwurfsätzeAnz. 3
- KreideAnz. 12
- SeifenblasenAnz. 20
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 10
- BesensetsAnz. 3
- MüllgreiferAnz. 4
- EimerAnz. 4
- WischmopsAnz. 3
- ReinigungsschwämmeAnz. 12
- MüllbeutelhalterAnz. 8
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Prüfe Genehmigungen und Meldungen nicht erst in der Veranstaltungswoche. Kläre diesen Punkt direkt nach der Bestätigung von Datum und Ort, damit Änderungen am Ablauf noch möglich sind.
- Lege Programm und Helfer spätestens 7 Tage vorher fest. Für Spielaktivitäten, Musik, Erste Hilfe und den Getränkeausschank braucht jede Aufgabe eine zuständige Person und eine erreichbare Telefonnummer.
- Kontrolliere den Materialvorrat vor dem Einkauf anhand der vollständigen Liste. Besonders leicht fehlen Tischdeckenklammern, Servierlöffel, Mikrofonständer, Verlängerungskabel oder wiederaufladbare Lampen.
- Kühle Getränke am Vortag und bereite Snacks erst möglichst nah am Beginn vor. Stelle Mehrweg-Becher, Teller und Schüsseln getrennt vom Küchenmaterial bereit, damit der Aufbau schneller geht.
- Drucke Ablaufplan, Telefonnummern und Wegweiser spätestens am Tag vor der Feier aus. Verpacke die Dokumente wetterfest und halte einen Schlechtwetterplan bereit, bevor die Wettervorhersage kritisch wird.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte ich eine Koningsdag-Feier planen?
- Beginne mindestens 4 bis 6 Wochen vorher mit Datum, Ort, Genehmigungen und Einladungen. Lieferanten, Helfer und Programm sollten spätestens 2 Wochen vor der Feier feststehen.
- Wann sollte ich die Einladungen zur Koningsdag-Feier verschicken?
- Verschicke die Einladungen etwa 3 bis 4 Wochen vorher. Bitte um Rückmeldung spätestens 7 Tage vor dem Termin, damit du Ernährungswünsche, Snacks und Getränke einplanen kannst.
- Was muss ich am Tag vor der Koningsdag-Feier erledigen?
- Kühle die Getränke, sortiere die Spielmaterialien, stelle Preise bereit und drucke Ablaufplan sowie Telefonnummern aus. Prüfe außerdem Wetterplan, Einkaufsliste und Materialvorrat ein letztes Mal.
- Wie plane ich den Schlechtwetterplan für eine Koningsdag-Feier?
- Lege spätestens 7 Tage vorher fest, welche Programmpunkte bei Regen entfallen oder nach drinnen verlegt werden. Prüfe am Vortag die Wettervorhersage und verpacke alle wichtigen Unterlagen wetterfest.
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