Fête du Koningsdag : la checklist pour tout organiser

Une Fête du Koningsdag réussie se prépare bien avant l’installation des tables. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, de la confirmation du lieu jusqu’au rangement du matériel. Elle couvre les autorisations, les inscriptions, les besoins alimentaires, les jeux, la musique, les bénévoles et le plan pluie. Gardez aussi un exemplaire imprimé du déroulé et des numéros utiles, protégé dans une pochette résistante aux intempéries.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Vérifier les autorisations et les déclarations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver les fournisseurs
2 personnes
Consigner le programme et les horaires
2 personnes
Choisir les activités de jeu
3 personnes
Composer la musique et la playlist
Répartir les bénévoles
2 personnes
Prévoir un contact de premiers secours
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Déterminer un plan alternatif en cas de mauvais temps
3 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Vérifier le stock de matériel
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer le matériel
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Trier le matériel de jeu
2 personnes
Préparer les prix et les cadeaux
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Créer des panneaux de direction
2 personnes
Imprimer le déroulé et les numéros de téléphone
Conditionner les documents dans un emballage résistant aux intempéries
Inspecter le lieu
3 personnes
Balisage du site
3 personnes
Monter les tentes
6 personnes
Installer les tables et les chaises
5 personnes
Monter le buffet
4 personnes
Installer le point boissons
3 personnes
Installer les stations de jeu
5 personnes
Suspendre la décoration
4 personnes
Installer le matériel sonore
2 personnes
Tester le matériel sonore
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Installer les amuse-bouches et les fruits
3 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes

Événement

Assurer l’ouverture
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Enregistrer les participants
2 personnes
Servir les tompouces à l’orange
3 personnes
Encadrer les activités de jeux
6 personnes
Fournir la musique
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Annonce des gagnants
2 personnes
Encadrer le programme du soir
3 personnes
Annoncer le dernier tour
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

Évacuer la nourriture et les boissons
3 personnes
Démonter le mobilier
5 personnes
Démonter les tentes et la décoration
5 personnes
Ranger le matériel en lieu sûr
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le site
5 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Répartir les restes de nourriture
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 80
Tables de buffetqté 4
Tables hautesqté 6
Tabourets de barqté 12
Pinces à nappeqté 24

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 180
Bols réutilisablesqté 80
Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 80
Verres à théqté 60
Fourchettesqté 180
Couteauxqté 120
Cuillèresqté 120
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 8

Équipement

Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Microphone
Pied de microphone
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 6
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Lampes rechargeablesqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 4
Couteaux à painqté 3
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 3
Tapis de découpeqté 4
Tapis rafraîchissantsqté 8
Thermosqté 6
Bacs à glaçonsqté 6

Décoration

Guirlandes de fanions orangeqté 12
Drapeaux néerlandaisqté 6
Ballons orangeqté 150
Ruban pour ballonsqté 3
Décoration de tableqté 12
Guirlandes orangeqté 10

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à pilesqté 8

Matériel de sport

Ballons de footballqté 4
Cônesqté 30
Cerceauxqté 10
Corde de tir à la corde
Cordes à sauterqté 12
Sacs de course en sacqté 12
Jeu de lancer de boîtesqté 2
Jeux de lancer d'anneauxqté 3
Craie de trottoirqté 12
Machine à bullesqté 20

Nettoyage

Poubellesqté 10
Sets de balaiqté 3
Pinces à déchetsqté 4
Seauxqté 4
Serpillièresqté 3
Éponges de nettoyageqté 12
Supports de sacs poubelleqté 8

Catering

Courses

Conseils

Commencez 6 à 8 semaines avant la fête par la date, le lieu, les autorisations et les déclarations. Les invitations peuvent partir dès que ces éléments sont confirmés, afin de traiter les inscriptions et les besoins alimentaires à temps.
Fixez une date limite d’inscription environ 10 jours avant l’événement. Vous aurez ainsi le temps d’ajuster les courses, les portions, les badges nominatifs et la disposition des tables.
Préparez le plan mauvais temps au moins 7 jours avant, puis vérifiez les prévisions à J-2 et le matin même. Notez clairement ce qui change : emplacement des tentes, activités, sonorisation et horaires.
Attribuez chaque bénévole à une plage horaire précise, par exemple installation, accueil, jeux, buffet et rangement. Prévoyez aussi un contact de premiers secours disponible pendant toute la durée de la fête.
Refroidissez les boissons la veille et préparez les encas le jour même selon leur mode de conservation. Contrôlez le stock de vaisselle, de rallonges, de multiprises, de glacières et de matériel audio avant de faire les courses.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une Fête du Koningsdag ?: Commencez idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Les autorisations, les fournisseurs et les bénévoles demandent souvent plus de délai que les achats eux-mêmes.
Quand envoyer les invitations pour une Fête du Koningsdag ?: Envoyez-les dès que la date et le lieu sont confirmés, généralement 4 à 6 semaines avant. Fixez une clôture des inscriptions à J-10 pour connaître les besoins alimentaires et les quantités à prévoir.
Que prévoir en cas de pluie pour une Fête du Koningsdag ?: Décidez d’un plan alternatif au plus tard 7 jours avant, puis consultez les prévisions à J-2. Prévoyez un emplacement couvert pour le buffet, le matériel audio et les activités qui ne supportent pas l’humidité.
Quand préparer le matériel et les boissons ?: Vérifiez le stock à J-7 et récupérez le matériel au plus tard la veille. Refroidissez les boissons la veille, imprimez le déroulé et les numéros de téléphone, puis protégez les documents contre la pluie.

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