Checklist para organizar una Celebración del Día del Rey

Una Celebración del Día del Rey necesita más que invitaciones y comida. Hay que cerrar la fecha y el lugar, comprobar permisos, coordinar proveedores y preparar actividades, música y voluntarios. En los días previos se concentran los olvidos habituales: bebidas sin enfriar, materiales incompletos y documentos que se mojan. Esta checklist reúne el trabajo en el orden adecuado, desde la planificación inicial hasta el montaje y la preparación final.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
2 personas
Comprobar permisos y notificaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Reservar proveedores
2 personas
Definir el programa y los horarios
2 personas
Elegir actividades de juego
3 personas
Crear la música y la lista de reproducción
Asignar voluntarios
2 personas
Gestionar el contacto de primeros auxilios
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Definir un plan alternativo para mal tiempo
3 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Comprobar el stock de materiales
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Recoger los materiales
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Clasificar el material de juego
2 personas
Preparar premios y artículos para repartir
2 personas
Preparar tarjetas de nombre
Hacer carteles de ruta
2 personas
Imprimir el plan de trabajo y los números de teléfono
Empaquetar los documentos resistentes a la intemperie
Inspeccionar el lugar
3 personas
Cerrar el recinto
3 personas
Montar tiendas
6 personas
Colocar mesas y sillas
5 personas
Montar el buffet
4 personas
Montar el punto de bebidas
3 personas
Montar las estaciones de juegos
5 personas
Colgar la decoración
4 personas
Colocar el equipo de sonido
2 personas
Probar el equipo de sonido
2 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Comprobar los baños
2 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Disponer los aperitivos y la fruta
3 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Instruir a los voluntarios
3 personas
Preparar la mesa de inscripción
2 personas

Evento

Encargarse de la inauguración
2 personas
Recibir a los visitantes
3 personas
Registrar a los participantes
2 personas
Servir tompoucen naranjas
3 personas
Coordinar las actividades del juego
6 personas
Proporcionar la música
Servir las bebidas
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé
3 personas
Recoger la basura
2 personas
Anunciar a los ganadores
2 personas
Coordinar el programa de la noche
3 personas
Anunciar la última ronda
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas

Seguimiento

Retirar la comida y la bebida
3 personas
Desmontar el mobiliario
5 personas
Desmontar las carpas y la decoración
5 personas
Guardar el equipo de forma segura
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el recinto
5 personas
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Repartir la comida sobrante
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas plegablescant. 10
Sillas plegablescant. 80
Mesas de buffetcant. 4
Mesas altascant. 6
Taburetes de barcant. 12
Pinzas para mantelescant. 24

Vajilla

Platos reutilizablescant. 180
Cuencos reutilizablescant. 80
Vasos reutilizablescant. 250
Tazas de cafécant. 80
Vasos de técant. 60
Tenedorescant. 180
Cuchilloscant. 120
Cucharascant. 120
Cucharonescant. 12
Bandejas de servircant. 12
Bandejas de serviciocant. 8

Equipo

Altavoces Bluetoothcant. 2
Micrófono
Soporte de micrófono
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 4
Neveras portátilescant. 6
Teterascant. 3
Máquinas de cafécant. 2
Lámparas recargablescant. 8

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 4
Cuchillos de pancant. 3
Cuencos para mezclarcant. 6
Jarras medidorascant. 3
Tapetes de cortecant. 4
Alfombrillas de refrigeracióncant. 8
Termoscant. 6
Cubiterascant. 6

Decoración

Guirnaldas de banderines naranjascant. 12
Banderas de Países Bajoscant. 6
Globos naranjascant. 150
Cinta para globoscant. 3
Decoración de mesacant. 12
Guirnaldas naranjascant. 10

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 6
Linternas a pilascant. 8

Material deportivo

Balones de fútbolcant. 4
Conoscant. 30
Aroscant. 10
Cuerda para tira y afloja
Cuerdas para saltarcant. 12
Sacos para carreras de sacoscant. 12
Juego de lanzamiento de latascant. 2
Sets de lanzamiento de aroscant. 3
Tiza para aceracant. 12
Burbujascant. 20

Limpieza

Papeleracant. 10
Sets de escobacant. 3
Recogedores de basuracant. 4
Cuboscant. 4
Fregonascant. 3
Esponjas de limpiezacant. 12
Soportes para bolsas de basuracant. 8

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha y la ubicación antes de enviar invitaciones. Comprueba con antelación si necesitas permisos o notificaciones para usar el espacio y comunicar el evento.
Recoge las inscripciones y las preferencias dietéticas en un mismo registro. Haz una primera revisión al menos 7 días antes para ajustar comida, bebidas, mesas y sillas.
Define el programa con horas concretas y asigna voluntarios a cada bloque. Deja por escrito quién controla las actividades, la música, los primeros auxilios y el contacto con proveedores.
Revisa el pronóstico y prepara el plan alternativo antes de comprar o montar. Las carpas, las mesas, los altavoces y los cables alargadores deben poder colocarse de forma segura si cambia el tiempo.
Haz la compra y recoge los materiales con margen para revisar el stock. En las últimas 24 horas enfría las bebidas, prepara los aperitivos, clasifica el material de juego y guarda el plan de trabajo y los teléfonos en documentos resistentes al agua.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar el Día del Rey?: Empieza a confirmar fecha, ubicación, permisos y proveedores varias semanas antes. Envía las invitaciones cuando esos puntos estén cerrados y revisa inscripciones y preferencias dietéticas 7 días antes.
¿Cuándo hay que preparar la comida y enfriar las bebidas?: Prepara los aperitivos y revisa la vajilla y el material de cocina el día anterior. Enfría las bebidas durante las últimas 24 horas, dejando tiempo para comprobar que las neveras portátiles tienen espacio suficiente.
¿Qué se necesita para un Día del Rey al aire libre?: Planifica carpas, mesas, sillas, pinzas para manteles, iluminación recargable y un plan alternativo para el mal tiempo. Comprueba también con antelación los permisos, los cables y las regletas que se utilizarán.
¿Cuándo se prepara el programa y se asignan los voluntarios?: Define el programa, los horarios y las actividades al menos 7 días antes. Asigna entonces a los voluntarios y entrega una copia del plan de trabajo y de los números de teléfono antes del montaje.

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