Koffieochtend organiseren: praktische checklist

Een koffieochtend loopt soepel als je eerst de bezoekersaantallen en dieetwensen vastlegt en daarna pas catering en servies regelt. Plan de voorbereiding in vaste blokken: reserveringen en uitnodigingen vooraf, boodschappen en materialen kort ervoor, en de ruimte op de ochtend zelf. Reken bij koffie en thee niet alleen op kopjes, maar ook op kannen, glazen, lepels en voldoende aansluitpunten. Met deze checklist houd je overzicht van de eerste bevestiging tot het verwelkomen van de bezoekers.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Cateringhoeveelheden bepalen
Reserveringen maken
Leveranciers controleren
Programma afstemmen
2 personen
Bevestiging aan bezoekers sturen
Boodschappen doen
2 personen
Servies en materialen controleren
2 personen
Tafelschikking voorbereiden
Naamkaartjes maken
Infomateriaal klaarleggen
Koffiebonen malen
Locatie openen
2 personen
Ruimte ventileren
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen neerzetten
2 personen
Tafels dekken
3 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Broodjes en beleg klaarzetten
3 personen
Versiering ophangen
2 personen
Ontvangsttafel inrichten

Event

Bezoekers verwelkomen
3 personen
Aanwezigheid registreren
Koffie en thee serveren
2 personen
Broodjes en gebak serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Tafels tussentijds afruimen
2 personen
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Voedsel veilig opbergen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Ruimte schoonmaken
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen bewaren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Stoelenaantal 55
Ontvangsttafel
Afvalbakkenaantal 3

Servies

Koffiekopjesaantal 60
Theeglazenaantal 60
Waterglazenaantal 60
Bordenaantal 60
Koffielepelsaantal 60
Taartvorkjesaantal 60

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Serveerbladenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Opscheptangenaantal 6

Apparatuur

Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Koelboxenaantal 3

Decoratie

Tafelkledenaantal 6
Bloemstukkenaantal 6
Menukaartenaantal 6
Naamkaartjeshoudersaantal 55

Schoonmaak

Schoonmaaksponsjesaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Verzamel dieetwensen zodra de aanmeldingen binnenkomen en geef het definitieve aantal door aan de cateringleverancier. Doe dat uiterlijk 3 tot 5 werkdagen voor de koffieochtend, zodat broodjes, beleg en andere boodschappen nog aangepast kunnen worden.
Controleer servies en apparatuur minstens 2 dagen vooraf. Tel kopjes, theeglazen, waterglazen, borden, lepels en vorkjes; test koffiezetapparaten en waterkokers en leg per apparaat een verlengsnoer of stekkerdoos klaar.
Maak de tafelschikking niet pas bij aankomst. Zet vooraf vast waar de ontvangsttafel, naamkaartjes, infomateriaal en afvalbakken komen, en houd looppaden vrij tussen de koffie, thee en broodjes.
Plan op de ochtend zelf minimaal 60 tot 90 minuten voor openen, ventileren, tafels en stoelen neerzetten en de tafels dekken. Koffiebonen malen en koffie en thee voorbereiden kost meer tijd als meerdere apparaten tegelijk gebruikt worden.
Zet broodjes, beleg en drank niet allemaal tegelijk op tafel. Plaats eerst servies en drinken, vul gekoelde producten kort voor de start aan en bewaar een kleine reserve in koelboxen zodat de ontvangsttafel netjes blijft.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd heb je nodig om een koffieochtend voor te bereiden?: Plan 3 tot 5 werkdagen voor het definitieve aantal, dieetwensen en catering. Reserveer op de dag zelf 60 tot 90 minuten voor de ruimte, tafels, apparatuur en het klaarzetten van eten en drinken.
Wanneer moet ik uitnodigingen voor een koffieochtend versturen?: Stuur de uitnodiging bij voorkeur 2 tot 3 weken vooraf. Vraag om aanmelding en dieetwensen en stuur 2 tot 3 dagen voor de koffieochtend een bevestiging met tijd, locatie en eventuele praktische informatie.
Hoeveel servies heb ik nodig voor een koffieochtend?: Tel per aangemelde bezoeker minimaal 1 koffiekopje, 1 bord, 1 koffielepel en 1 taartvorkje. Neem daarnaast 10 tot 15 procent reserve; bij 30 bezoekers zijn dat bijvoorbeeld 33 tot 35 stuks per veelgebruikt onderdeel.
Wat moet ik op de ochtend zelf als eerste doen?: Open de locatie 60 tot 90 minuten voor aanvang, ventileer de ruimte en controleer stroompunten. Zet daarna tafels en stoelen neer, richt de ontvangsttafel in en bereid koffie, thee, broodjes en beleg voor.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.