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Kaffeemorgen organisieren: die praktische Checkliste

Ein Kaffeemorgen wirkt unkompliziert, braucht aber eine klare Reihenfolge: Erst Ort, Datum und Zusagen klären, dann Mengen, Reservierungen und Sonderwünsche festlegen. Am Veranstaltungstag müssen Raum, Tische, Geschirr und Kaffeeausgabe rechtzeitig bereitstehen. Plane außerdem Zeit für das Mahlen der Bohnen, das Lüften und den Empfang ein. Diese Checkliste führt dich von der ersten Vorbereitung bis zur Begrüßung der Besucher.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Cateringmengen festlegen

  • Reservierungen vornehmen

  • Lieferanten prüfen

  • Programm abstimmen

    2 Personen

  • Bestätigung an Besucher senden

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Geschirr und Materialien prüfen

    2 Personen

  • Tischordnung vorbereiten

  • Namensschilder erstellen

  • Infomaterial bereitlegen

  • Kaffeebohnen mahlen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Raum lüften

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    2 Personen

  • Tische eindecken

    3 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Brötchen und Belag bereitstellen

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Empfangstisch einrichten

Event

  • Besucher begrüßen

    3 Personen

  • Anwesenheit erfassen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Brötchen und Gebäck servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Tische zwischendurch abräumen

    2 Personen

  • Besucher verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Lebensmittel sicher verstauen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    3 Personen

  • Raum reinigen

    2 Personen

  • Materialien prüfen

    2 Personen

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Fundgegenstände aufbewahren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • KlappischeAnz. 6
  • StühleAnz. 55
  • Empfangstisch
  • AbfallbehälterAnz. 3

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 60
  • TeegläserAnz. 60
  • WassergläserAnz. 60
  • TellerAnz. 60
  • KaffeelöffelAnz. 60
  • TortengabelnAnz. 60

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 6
  • ServiertablettsAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 3
  • BrotmesserAnz. 3
  • ServierzangenAnz. 6

Ausstattung

  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • KühlboxenAnz. 3

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 6
  • BlumenarrangementsAnz. 6
  • SpeisekartenAnz. 6
  • NamensschildhalterAnz. 55

Reinigung

  • ReinigungsschwämmeAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Verschicke die Einladungen früh genug und bearbeite Rückmeldungen laufend. Erfasse dabei Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor dem Kaffeemorgen, damit Cateringmengen und Belag angepasst werden können.
  • Plane Getränke nicht nur nach der Teilnehmerzahl, sondern nach dem Ablauf: Für die erste Stunde solltest du etwa 2 bis 3 Tassen Kaffee oder Tee pro Person einrechnen, zusätzlich Wasser.
  • Prüfe Geschirr und Technik mindestens 2 Tage vorher. Zähle Tassen, Gläser, Teller und Besteck durch und teste Kaffeemaschinen, Wasserkocher sowie Verlängerungskabel am vorgesehenen Platz.
  • Bereite den Raum am Veranstaltungstag mit zeitlichem Puffer vor: Lüfte mindestens 15 Minuten, stelle Tische und Stühle auf und decke die Tische, bevor Kaffee, Brötchen und Belag bereitgestellt werden.
  • Richte den Empfangstisch vor dem Eintreffen der Gäste ein. Namensschilder, Infomaterial und eine klare Tischordnung verhindern Verzögerungen bei der Begrüßung – plane dafür mindestens 30 Minuten ein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man zu einem Kaffeemorgen einladen?
Verschicke die Einladungen idealerweise 3 bis 4 Wochen vorher. Setze eine Rückmeldefrist etwa 7 Tage vor dem Termin, damit du Mengen, Sitzplätze und Ernährungswünsche rechtzeitig festlegen kannst.
Wie viel Kaffee braucht man pro Person bei einem Kaffeemorgen?
Rechne für die erste Stunde mit etwa 2 bis 3 Tassen Kaffee oder Tee pro Person. Bei einer Veranstaltung von 2 bis 3 Stunden solltest du zusätzlich Nachschub einplanen und Wasser bereitstellen.
Wann sollte der Raum für einen Kaffeemorgen vorbereitet werden?
Beginne mindestens 90 Minuten vor dem Empfang mit dem Aufbau. Lüften, Tische und Stühle aufstellen, eindecken sowie Kaffee und Speisen bereitstellen benötigen zusammen mehr Zeit, als man zunächst erwartet.
Wann muss das Catering für einen Kaffeemorgen bestellt werden?
Bestätige Cateringmengen und Reservierungen spätestens 7 Tage vorher. Prüfe die endgültige Teilnehmerzahl danach noch einmal und gib Änderungen sofort an die Lieferanten weiter.

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