Organiser une matinée café sans rien oublier

Une matinée café demande surtout une bonne préparation en amont : confirmer le lieu, suivre les inscriptions et prévoir le catering selon le nombre réel de visiteurs. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, des invitations jusqu’à l’accueil. Pensez aussi aux détails souvent oubliés, comme les besoins alimentaires, les badges, les prises électriques et le temps nécessaire pour installer les tables. Le jour même, prévoyez une marge pour aérer la salle, préparer les boissons et dresser les tables avant l’arrivée du public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Déterminer les quantités de catering
Faire les réservations
Vérifier les fournisseurs
Coordonner le programme
2 personnes
Envoyer une confirmation aux visiteurs
Faire les courses
2 personnes
Vérifier la vaisselle et le matériel
2 personnes
Préparer la disposition des tables
Créer des badges nominatifs
Préparer le matériel d’information
Moudre les grains de café
Ouvrir le lieu
2 personnes
Aérer la salle
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
2 personnes
Dresser les tables
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Mettre en place les sandwiches et les garnitures
3 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Aménager la table d'accueil

Événement

Accueillir les visiteurs
3 personnes
Enregistrer la présence
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir les sandwiches et les pâtisseries
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Dégager les tables au fil de l’événement
2 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes

Suivi

Stocker les aliments en toute sécurité
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Nettoyer l’espace
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Conserver les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 6
Chaisesqté 55
Table d’accueil
Poubellesqté 3

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verres à théqté 60
Verres à eauqté 60
Assiettesqté 60
Cuillères à caféqté 60
Fourchettes à gâteauqté 60

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Plateaux de serviceqté 6
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Pince de serviceqté 6

Équipement

Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Glacièresqté 3

Décoration

Nappesqté 6
Compositions floralesqté 6
Cartes de menuqté 6
Porte-nomsqté 55

Nettoyage

Éponges de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Arrêtez les inscriptions et les besoins alimentaires quelques jours avant l’événement. Utilisez ce nombre définitif pour calculer les sandwiches, garnitures, gâteaux et boissons plutôt que de commander trop tôt.
Prévoyez environ 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, en répartissant café, thé et eau. Gardez une cafetière ou un thermos de réserve pour éviter une rupture dès l’accueil.
Ouvrez le lieu au moins 60 à 90 minutes avant l’arrivée des visiteurs. Ce délai couvre l’aération, l’installation des tables et chaises, le dressage, la décoration et la mise en route des machines à café.
Comptez une tasse, un verre à thé, un verre à eau, une assiette et une cuillère par personne, puis ajoutez environ 10 % de réserve. Les fourchettes à gâteau et les ustensiles de service sont facilement oubliés.
Testez les rallonges et multiprises avant de brancher les machines à café et les bouilloires. Gardez les câbles hors des passages et installez la table d’accueil avec les badges nominatifs et les informations avant l’ouverture des portes.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une matinée café ?: Prévoyez au minimum 7 à 10 jours pour confirmer le lieu, envoyer les invitations, suivre les inscriptions et réserver les fournisseurs. Bloquez ensuite 60 à 90 minutes le jour même pour l’installation.
Quelle quantité de café prévoir pour une matinée café ?: Comptez environ 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure, puis ajustez selon la durée et le profil des visiteurs. Prévoyez toujours une réserve de café moulu, de thé et d’eau pour les arrivées tardives.
Quand demander les besoins alimentaires des participants ?: Demandez-les au moment de l’inscription et fixez une date limite 3 à 5 jours avant la matinée café. Vous pourrez ainsi adapter les quantités de catering et signaler clairement les options disponibles.
À quelle heure ouvrir la salle pour une matinée café ?: Ouvrez la salle 60 à 90 minutes avant l’arrivée prévue des visiteurs. Il faut ce temps pour aérer, installer les tables et les chaises, préparer les boissons, disposer les sandwiches et mettre en place l’accueil.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.