Checklist voor een goed georganiseerde koffieochtend

Een koffieochtend vraagt vooral om een strakke voorbereiding van ruimte, drank, servies en ontvangst. Begin met reserveren en uitnodigen, verwerk daarna aanmeldingen en dieetwensen voordat je boodschappen doet. Test koffieapparaten en waterkokers vooraf, zodat je op de dag zelf niet hoeft te improviseren. Met deze checklist houd je ook de laatste praktische zaken bij: tafels dekken, gebak klaarzetten, naamkaartjes neerleggen en gasten registreren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Ruimte reserveren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldingen bevestigen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Servies en materialen verzamelen
2 personen
Koffieapparaten testen
Koelproducten controleren
Taakverdeling bevestigen
2 personen

Event

Ruimte openen
2 personen
Ruimte ventileren
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen klaarzetten
2 personen
Tafels dekken
3 personen
Koffie zetten
2 personen
Thee voorbereiden
Koude dranken klaarzetten
Gebak en broodjes klaarzetten
2 personen
Naamkaartjes klaarleggen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Gasten verwelkomen
2 personen
Aanwezigheid registreren
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes en broodjes aanvullen
2 personen
Dranken bijvullen
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Eten en drinken opruimen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Materialen opbergen
2 personen
Overgebleven eten verpakken
Koelmaterialen legen
Afvalcontainers terugplaatsen
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 45
Kapstokkenaantal 2
Tafelkleedjesaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 50
Theeglazenaantal 50
Waterglazenaantal 50
Gebaksbordjesaantal 50
Theelepelsaantal 50
Gebaksvorkjesaantal 50
Broodmesaantal 2
Opscheplepelsaantal 6

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 2
Verlengsnoerenaantal 3

Keuken

Serveerschalenaantal 8
Dienbladenaantal 4
Melkkannetjesaantal 4
Suikerkommenaantal 4
Waterkannenaantal 4
Broodmandenaantal 4
Vershoudbakkenaantal 6

Decoratie

Bloemstukkenaantal 4
Naamkaartjeshoudersaantal 50
Welkomstbord

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Bezem en blikaantal 2
Dweilset

Catering

Boodschappen

Tips

Verzamel dieetwensen uiterlijk bij de aanmelding en bevestig ze opnieuw voordat je boodschappen doet. Zo kun je gebak, broodjes en melk of andere toevoegingen gericht inkopen.
Test koffieapparaten, waterkokers en verlengsnoeren minstens 1 dag vooraf. Controleer meteen of er genoeg thermoskannen zijn om koffie warm te houden tijdens de ontvangst.
Plan de opbouw minimaal 60 minuten voor de start. Zet eerst tafels en stoelen neer, dek daarna het servies en richt als laatste de ontvangsttafel met naamkaartjes in.
Zet per gast minimaal 1 koffiekopje, 1 gebaksbordje en 1 glas klaar, plus extra servies voor ongeveer 10% van het aantal gasten. Leg theelepels en gebaksvorkjes op beide serveerplekken.
Maak de taakverdeling de dag ervoor definitief met minstens één persoon voor ontvangst en registratie en één persoon voor koffie en thee. Zo blijft de ontvangsttafel bemand terwijl warme dranken worden geserveerd.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een koffieochtend organiseren?: Reserveer de ruimte en verstuur uitnodigingen bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf. Vraag dieetwensen tegelijk met de aanmelding op en bevestig het definitieve aantal gasten uiterlijk 3 dagen voor de koffieochtend.
Hoeveel koffie heb ik nodig per persoon voor een koffieochtend?: Reken op 2 koppen koffie per persoon voor de eerste 2 uur. Voor een groep van 20 gasten betekent dat ongeveer 40 koppen, plus 10% extra voor tweede koppen of morsen.
Wanneer moet ik de boodschappen voor een koffieochtend doen?: Doe houdbare boodschappen 2 tot 3 dagen vooraf en haal koelproducten, broodjes en gebak bij voorkeur op de dag zelf of maximaal 1 dag eerder. Controleer daarna direct of alles volgens de dieetwensen aanwezig is.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een koffieochtend op te bouwen?: Plan minimaal 60 minuten voor het openen van de ruimte, ventileren, tafels en stoelen klaarzetten, servies dekken en koffie en thee voorbereiden. Reserveer daarnaast 15 minuten als uitloop voor technische problemen of ontbrekende spullen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.