Organiser une matinée café sans rien oublier

Une matinée café se prépare surtout dans le bon ordre. Commence par réserver la salle et suivre les inscriptions, puis vérifie les besoins alimentaires avant de faire les achats. La veille, rassemble la vaisselle, teste les machines à café et contrôle les produits réfrigérés. Le jour même, prévois l’ouverture, l’aération, l’installation des tables et l’accueil des invités avant de lancer le service.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver la salle
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les inscriptions
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Rassembler la vaisselle et le matériel
2 personnes
Tester les machines à café
Contrôler les produits réfrigérés
Confirmer la répartition des tâches
2 personnes

Événement

Ouvrir la salle
2 personnes
Aérer la salle
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
2 personnes
Dresser les tables
3 personnes
Préparer le café
2 personnes
Préparer le thé
Préparer les boissons fraîches
Préparer les viennoiseries et les sandwichs
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Accueillir les invités
2 personnes
Enregistrer la présence
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les amuse-bouches et les sandwiches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

Ranger la nourriture et les boissons
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Ranger le matériel
2 personnes
Emballer les restes
Vider les éléments de refroidissement
Remettre en place les conteneurs à déchets
Rendre les articles empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 45
Porte-manteauxqté 2
Nappesqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 50
Verres à théqté 50
Verres à eauqté 50
Assiettes à pâtisserieqté 50
Cuillères à caféqté 50
Fourchettes à gâteauqté 50
Couteau à painqté 2
Louchesqté 6

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 2
Rallongesqté 3

Cuisine

Plateaux de serviceqté 8
Plateauxqté 4
Pichets à laitqté 4
Sucriersqté 4
Carafes d’eauqté 4
Corbeilles à painqté 4
Boîtes de conservationqté 6

Décoration

Compositions floralesqté 4
Porte-nomsqté 50
Panneau d’accueil

Nettoyage

Poubellesqté 4
Balai et pelleqté 2
Kit de lavage

Catering

Courses

Conseils

Traite les inscriptions plusieurs jours avant la matinée et demande les besoins alimentaires au même moment. Envoie une confirmation finale dès que le nombre de participants est stabilisé.
Teste chaque machine à café avant le jour J et vérifie les bouilloires, rallonges et thermos. Une panne découverte à l’ouverture laisse rarement le temps de trouver une solution.
Prépare la salle avant l’arrivée des invités : compte les tables et les chaises, installe les nappes, puis place la vaisselle par zone. Garde les produits réfrigérés au frais jusqu’au dernier moment.
Prévois une table d’accueil distincte du buffet avec le panneau d’accueil, les badges nominatifs et la liste des présences. Cela évite de bloquer le service dès les premières arrivées.
Répartis les rôles avant l’ouverture : au moins une personne pour l’accueil et les inscriptions, une pour les boissons chaudes et une pour le buffet. Prévois aussi 15 minutes en fin de matinée pour ranger et nettoyer.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une matinée café ?: Commence la réservation de la salle et les invitations au moins 2 à 3 semaines à l’avance. Termine les achats et la répartition des tâches 1 à 2 jours avant, puis garde environ 60 à 90 minutes pour installer la salle le jour même.
Combien de café prévoir par personne pour une matinée café ?: Prévois environ 2 tasses par personne pour une matinée de 2 à 3 heures, puis ajoute une marge de 10 %. Ajuste la quantité selon le nombre d’invités et propose aussi du thé et de l’eau.
Quand préparer les viennoiseries et les sandwichs ?: Prépare-les le matin même, idéalement 30 à 60 minutes avant l’accueil, pour conserver une bonne fraîcheur. Les produits réfrigérés doivent rester au frais jusqu’au dressage du buffet.
Que faut-il installer en premier dans la salle ?: Ouvre et aère la salle, puis installe les tables et les chaises avant de dresser les tables. Termine par la table d’accueil, le buffet, les boissons et les badges, environ 15 minutes avant l’arrivée prévue.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.