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Kaffeemorgen organisieren: die praktische Checkliste

Ein Kaffeemorgen wirkt unkompliziert, braucht aber eine klare Reihenfolge. Reserviere den Raum früh, verschicke die Einladungen rechtzeitig und erfasse Anmeldungen sowie Ernährungswünsche. In den letzten Tagen prüfst du Einkauf, Geschirr und Technik; am Veranstaltungstag richtest du Raum, Empfang und Getränke ein. Plane außerdem genug Zeit für Kaffee, Tee, Gebäck und den Abbau ein.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Raum reservieren

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Anmeldungen bestätigen

  • Einkaufsliste prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Geschirr und Materialien einsammeln

    2 Personen

  • Kaffeemaschinen testen

  • Kühlprodukte kontrollieren

  • Aufgabenverteilung bestätigen

    2 Personen

Event

  • Raum öffnen

    2 Personen

  • Raum lüften

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    2 Personen

  • Tische eindecken

    3 Personen

  • Kaffee zubereiten

    2 Personen

  • Tee vorbereiten

  • Kalte Getränke bereitstellen

  • Gebäck und Brötchen bereitstellen

    2 Personen

  • Namensschilder bereitlegen

  • Empfangstisch einrichten

    2 Personen

  • Gäste begrüßen

    2 Personen

  • Anwesenheit erfassen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Snacks und Brötchen nachfüllen

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Benutztes Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Gäste verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Essen und Getränke aufräumen

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Raum reinigen

    3 Personen

  • Materialien verstauen

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen verpacken

  • Kühlmaterialien entleeren

  • Abfallcontainer zurückstellen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 6
  • StühleAnz. 45
  • KleiderständerAnz. 2
  • TischdeckenAnz. 6

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 50
  • TeegläserAnz. 50
  • WassergläserAnz. 50
  • TortenplattenAnz. 50
  • TeelöffelAnz. 50
  • GebäckgabelnAnz. 50
  • BrotmesserAnz. 2
  • ServierlöffelAnz. 6

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 3

Küche

  • ServierschalenAnz. 8
  • TablettsAnz. 4
  • MilchkännchenAnz. 4
  • ZuckerschalenAnz. 4
  • WasserkannenAnz. 4
  • BrotkörbeAnz. 4
  • FrischhaltedosenAnz. 6

Dekoration

  • BlumenarrangementsAnz. 4
  • NamensschildhalterAnz. 50
  • Willkommensschild

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • Besen und KehrblechAnz. 2
  • Wischset

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege den Anmeldeschluss etwa 7 Tage vor dem Kaffeemorgen fest. So kannst du Ernährungswünsche prüfen, Zusagen bestätigen und Gebäck, Brötchen sowie Milchprodukte passend einkaufen.
  • Teste die Kaffeemaschinen spätestens am Vortag mit Wasser und kontrolliere Wasserkocher, Thermoskannen und Verlängerungskabel. Eine defekte Maschine lässt sich am Veranstaltungsmorgen nur schwer ersetzen.
  • Plane für den Raum mindestens 60 Minuten Aufbauzeit ein. Lüften, Tische und Stühle stellen, eindecken und den Empfangstisch einrichten dauert länger, als das reine Aufstellen vermuten lässt.
  • Stelle Kaffee und Tee nicht gleichzeitig an einem einzigen Punkt bereit. Zwei Ausgabestellen oder ein klar getrennter Ablauf verkürzen die Schlange, besonders wenn viele Gäste zur gleichen Zeit eintreffen.
  • Bereite Namensschilder, Anwesenheitsliste und Willkommensschild vor dem Öffnen des Raums vor. Für den Abbau solltest du zusätzlich mindestens 30 Minuten einplanen, einschließlich Geschirr, Abfall und Boden.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Kaffeemorgen planen?
Beginne mindestens 4 Wochen vorher mit der Raumreservierung und den Einladungen. Den Anmeldeschluss legst du etwa 7 Tage vor dem Termin fest, damit Einkauf und Sitzordnung rechtzeitig geklärt sind.
Wie viel Kaffee braucht man für einen Kaffeemorgen?
Rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit 2 bis 3 Tassen pro Person und plane danach etwa 1 Tasse pro Person und Stunde ein. Halte zusätzlich Wasser für Kaffeemaschinen, Tee und Trinkwasser bereit.
Was muss am Tag vor dem Kaffeemorgen erledigt sein?
Am Vortag sollten Kaffeemaschinen getestet, Kühlprodukte kontrolliert und Geschirr sowie Materialien vollständig gesammelt sein. Prüfe außerdem die Aufgabenverteilung und stelle verderbliche Einkäufe kühl.
Wie lange dauert der Aufbau eines Kaffeemorgens?
Plane für einen normalen Raum mindestens 60 Minuten Aufbauzeit ein, inklusive Lüften, Tischen, Stühlen, Eindecken und Empfangstisch. Für den Abbau kommen meist weitere 30 bis 45 Minuten hinzu.

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