Koffieochtend organiseren: een praktische checklist

Een koffieochtend loopt soepel als je niet pas op de ochtend zelf begint met tellen, koelen en klaarzetten. Bevestig eerst datum, locatie en bezoekersaantal en verzamel dieetwensen voordat je boodschappen doet. Plan daarna de inrichting van tafels, stoelen en het koffie- en theepunt. Houd voor de laatste voorbereiding rekening met gekoelde producten, allergenenlabels, vers fruit en voldoende tijd om koffie en heet water te maken. Met deze checklist werk je stap voor stap naar een ontvangst zonder zoekwerk.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Bezoekerslijst opstellen
Leveranciersafspraken bevestigen
Ruimte reserveren
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Houdbare voorraad klaarzetten
Koelproducten koelen
Allergenenlabels voorbereiden
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
Tafels opstellen
2 personen
Stoelen neerzetten
2 personen
Tafelkleden neerleggen
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
Gebak en brood presenteren
2 personen
Fruit wassen en snijden
2 personen
Brood en beleg klaarzetten
2 personen
Koffie zetten
2 personen
Thee en heet water klaarzetten

Event

Ontvangsttafel bemannen
2 personen
Bezoekers verwelkomen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Ontbijtbuffet aanvullen
2 personen
Dranken bijvullen
Gebak en brood bijvullen
Gebruikt servies ophalen
2 personen
Afvalbakken legen
Laatste bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Voedsel veilig opbergen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
2 personen
Ruimte schoonmaken
2 personen
Afval afvoeren
Decoratie verwijderen
Overgebleven materialen sorteren
Geleende spullen retourneren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 50
Tafelkledenaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 50
Theeglazenaantal 50
Waterglazenaantal 50
Ontbijtbordenaantal 50
Gebaksbordjesaantal 50
Theelepelsaantal 50
Messenaantal 50
Vorkenaantal 50
Opscheplepelsaantal 8
Broodtangaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Melkkannenaantal 4
Suikerkommenaantal 4
Serveerschalenaantal 8
Serveerschalen met dekselaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Maatbekersaantal 2
Koelboxenaantal 2

Decoratie

Bloemstukkenaantal 6
Tafeldecoratieaantal 6
Welkomstbord
Naamkaartjeshoudersaantal 50

Apparatuur

Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Schoonmaatemmersaantal 2
Vloertrekkersaantal 2
Stofzuiger

Catering

Boodschappen

Tips

Verzamel dieetwensen uiterlijk bij de aanmelding en zet allergenenlabels klaar vóór je gebak, brood en beleg presenteert. Zo hoef je tijdens de ontvangst niet per product uit te zoeken wat erin zit.
Maak de bezoekerslijst en boodschappenlijst zodra de aanmeldingen sluiten. Tel servies, stoelen en glazen per gast en voeg een kleine reserve toe voor morsen of een onverwachte bezoeker.
Koel melk, boter, beleg en andere koelproducten minstens enkele uren vooraf. Zet ze pas vlak voor de start op tafel en gebruik koelboxen als de keukenkoeling niet genoeg ruimte biedt.
Richt het koffie- en theepunt in met een aparte plek voor koffiezetapparaten, waterkokers, thermoskannen, melk en suiker. Controleer vooraf of verlengkabels en stekkerdozen nodig zijn en test alle aansluitingen.
Plan de opbouw in deze volgorde: tafels en stoelen, tafelkleden en decoratie, servies en bestek, eten en drinken. Begin op de dag zelf met koffie en thee pas nadat de ontvangsttafel en het buffet volledig klaarstaan.

Veelgestelde vragen

Hoeveel koffie heb ik nodig voor een koffieochtend?: Reken op 2 tot 3 koppen koffie per persoon voor een koffieochtend van ongeveer 2 uur. Voor 20 bezoekers betekent dat 40 tot 60 koppen, naast thee en water.
Wanneer moet ik uitnodigingen voor een koffieochtend versturen?: Stuur de uitnodigingen bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf. Sluit de aanmeldingen ongeveer 7 dagen voor de koffieochtend, zodat je dieetwensen, bezoekerslijst en boodschappen kunt afronden.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een koffieochtend klaar te zetten?: Plan voor een groep van ongeveer 20 personen minimaal 2 uur opbouwtijd. Zet tafels, stoelen en servies eerst klaar; bereid fruit, brood, beleg en koffie daarna in de laatste 30 tot 45 minuten.
Wanneer moet ik de boodschappen voor een koffieochtend doen?: Doe de houdbare boodschappen 2 tot 3 dagen vooraf en haal brood, gebak, fruit en koelproducten bij voorkeur de dag ervoor. Koel melk en beleg direct en controleer op de ochtend zelf de volledige boodschappenlijst.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.