Organiser une matinée café sans rien oublier

Une matinée café se prépare surtout dans le bon ordre : confirmer la date et la salle, gérer les inscriptions, puis prévoir les achats et l’installation. Les besoins alimentaires doivent être recueillis avant de finaliser les quantités. Le jour venu, le café, le thé, l’eau chaude, les produits frais et l’accueil demandent une organisation distincte. Cette checklist rassemble les 39 tâches et 35 fournitures du plan, pour avancer étape par étape sans découvrir un manque au dernier moment.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Établir la liste des visiteurs
Confirmer les accords avec les fournisseurs
Réserver la salle
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Mettre en place les stocks non périssables
Mettre les produits réfrigérés au frais
Préparer les étiquettes d’allergènes
Installer le point café et thé
2 personnes
Installer les tables
2 personnes
Installer les chaises
2 personnes
Disposer les nappes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Présenter les pâtisseries et le pain
2 personnes
Laver et couper les fruits
2 personnes
Préparer le pain et les garnitures
2 personnes
Préparer le café
2 personnes
Préparer le thé et l’eau chaude

Événement

Tenir le bureau d'accueil
2 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner le buffet du petit-déjeuner
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Ravitailler en pâtisseries et en pain
Récupérer la vaisselle utilisée
2 personnes
Vider les poubelles
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes

Suivi

Stocker les aliments en toute sécurité
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
2 personnes
Nettoyer l’espace
2 personnes
Évacuer les déchets
Retirer la décoration
Trier le matériel restant
Rendre les articles empruntés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 50
Nappesqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 50
Verres à théqté 50
Verres à eauqté 50
Assiettes à petit-déjeunerqté 50
Assiettes à pâtisserieqté 50
Cuillères à caféqté 50
Couteauxqté 50
Fourchettesqté 50
Louchesqté 8
Pince à painqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Pichets à laitqté 4
Sucriersqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Plats de service avec couvercleqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Verres doseursqté 2
Glacièresqté 2

Décoration

Compositions floralesqté 6
Décoration de tableqté 6
Panneau d’accueil
Porte-nomsqté 50

Équipement

Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3

Nettoyage

Poubellesqté 4
Seaux de nettoyageqté 2
Raclettes de solqté 2
Aspirateur

Catering

Courses

Conseils

Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis préparez les étiquettes d’allergènes avant de présenter les pâtisseries, le pain et les garnitures.
Réservez la salle et confirmez les fournisseurs avant de lancer les achats. Vérifiez ensuite la liste des courses une dernière fois avant de partir.
Installez le point café et thé avec les machines à café, bouilloires, thermos, pichets à lait et sucriers avant l’arrivée des visiteurs, afin de tester les prises et les rallonges.
Mettez les produits réfrigérés au frais dès votre retour des courses et gardez les stocks non périssables séparés. Les fruits peuvent être lavés et coupés plus tard pour rester présentables.
Prévoyez un bureau d’accueil distinct du service : la liste des visiteurs, le panneau d’accueil et les porte-noms doivent être prêts avant le premier accueil.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une matinée café ?: Envoyez-les au moins 2 à 3 semaines avant la date prévue. Cela laisse le temps de traiter les inscriptions, de recueillir les besoins alimentaires et d’établir la liste des visiteurs.
Quand confirmer la salle et les fournisseurs ?: Confirmez la salle dès que la date est fixée, idéalement au moins 3 semaines à l’avance. Les accords avec les fournisseurs doivent être vérifiés avant les achats, au plus tard 7 jours avant la matinée café.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer une matinée café ?: Prévoyez au minimum 2 heures avant l’arrivée des visiteurs pour installer les tables, chaises, nappes, vaisselle et points de service. Ajoutez du temps si les branchements des machines à café et des bouilloires sont complexes.
Quand préparer le café, le thé et les fruits ?: Préparez le thé et l’eau chaude juste avant l’accueil, puis le café en fonction de l’arrivée des visiteurs. Lavez et coupez les fruits dans l’heure qui précède afin qu’ils restent frais.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.