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Kaffeemorgen organisieren: die praktische Checkliste

Ein Kaffeemorgen wirkt unkompliziert, braucht aber mehr Vorbereitung als nur Kaffee und Gebäck. Kläre zuerst Termin, Raum und Anmeldungen, damit du Mengen und Sitzplätze planen kannst. Danach folgen Einkauf, Kühlung und die Vorbereitung von Buffet, Geschirr und Beschilderung. Am Veranstaltungstag richtest du Kaffee- und Teebereich, Empfang und Tische so ein, dass Gäste sich ohne Nachfragen bedienen können.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Besucherliste erstellen

  • Lieferantenabsprachen bestätigen

  • Raum reservieren

  • Einkaufsliste prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Haltbare Vorräte bereitstellen

  • Kühlprodukte kühlen

  • Allergenkennzeichnungen vorbereiten

  • Kaffee- und Teebereich einrichten

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    2 Personen

  • Stühle aufstellen

    2 Personen

  • Tischdecken auslegen

  • Geschirr und Besteck bereitstellen

    2 Personen

  • Gebäck und Brot präsentieren

    2 Personen

  • Obst waschen und schneiden

    2 Personen

  • Brot und Belag bereitstellen

    2 Personen

  • Kaffee zubereiten

    2 Personen

  • Tee und heißes Wasser bereitstellen

Event

  • Empfangstisch betreuen

    2 Personen

  • Besucher begrüßen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Frühstücksbuffet auffüllen

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Gebäck und Brot auffüllen

  • Benutztes Geschirr abholen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

  • Die letzten Besucher verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Lebensmittel sicher verstauen

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    2 Personen

  • Raum reinigen

    2 Personen

  • Abfall entsorgen

  • Dekoration entfernen

  • Übrig gebliebenes Material sortieren

  • Geliehene Sachen zurückgeben

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 6
  • StühleAnz. 50
  • TischdeckenAnz. 6

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 50
  • TeegläserAnz. 50
  • WassergläserAnz. 50
  • FrühstückstellerAnz. 50
  • TortenplattenAnz. 50
  • TeelöffelAnz. 50
  • MesserAnz. 50
  • GabelnAnz. 50
  • ServierlöffelAnz. 8
  • BrotzangeAnz. 4

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • MilchkannenAnz. 4
  • ZuckerschalenAnz. 4
  • ServierschalenAnz. 8
  • Servierplatten mit DeckelAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 3
  • BrotmesserAnz. 3
  • MessbecherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 2

Dekoration

  • BlumenarrangementsAnz. 6
  • TischdekorationAnz. 6
  • Willkommensschild
  • NamensschildhalterAnz. 50

Ausstattung

  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 3

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • ReinigungseimerAnz. 2
  • BodenabzieherAnz. 2
  • Staubsauger

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Erfasse Ernährungswünsche spätestens eine Woche vor dem Kaffeemorgen. So kannst du Allergenhinweise vorbereiten und beim Einkauf passende Alternativen einplanen.
  • Plane Sitzplätze nicht erst am Veranstaltungstag. Stelle Tische und Stühle am Vortag oder mindestens zwei Stunden vor Beginn auf und lege Tischdecken sowie Geschirr bereit.
  • Kühle Milch und andere Kühlprodukte mindestens vier Stunden vorher. Wenn der Kühlschrank nicht reicht, helfen Kühlboxen mit ausreichend Kühlelementen.
  • Richte Kaffee, Tee und Wasser an einer festen Station ein. Rechne pro 10 Gäste mit mindestens einer Kaffeemaschine oder einem Wasserkocher und stelle Thermoskannen für Nachschub bereit.
  • Der Empfangstisch wird leicht vergessen. Stelle Willkommensschild, Namensschildhalter und die Besucherliste mindestens 30 Minuten vor Beginn bereit, damit die Begrüßung nicht den Getränkeservice verzögert.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man zu einem Kaffeemorgen einladen?
Verschicke die Einladungen etwa drei bis vier Wochen vorher. Bitte um Rückmeldung spätestens sieben Tage vor dem Termin, damit du Besucherliste, Sitzplätze und Einkaufsmengen festlegen kannst.
Wie viel Kaffee braucht man für einen Kaffeemorgen?
Plane für die erste Stunde etwa zwei bis drei Tassen pro Person und danach ungefähr eine Tasse pro Stunde. Halte zusätzlich Tee und heißes Wasser bereit, weil nicht alle Gäste Kaffee trinken.
Wann sollte man Gebäck und Brot einkaufen?
Haltbare Vorräte kannst du zwei bis drei Tage vorher besorgen. Frisches Brot, Gebäck, Obst und andere empfindliche Lebensmittel kaufst du am Vortag oder am Morgen selbst und kühlst alles Nötige sofort.
Wie lange vorher muss der Raum für den Kaffeemorgen fertig sein?
Beginne mindestens zwei Stunden vor dem Eintreffen der Gäste mit dem Aufbau. Kaffee- und Teebereich, Buffet, Empfangstisch sowie Geschirr sollten spätestens 30 Minuten vorher vollständig bereitstehen.

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