Checklist voor een kloosterweekend voor bezinning en samenzijn

Een kloosterweekend vraagt meer voorbereiding dan alleen een verblijf reserveren. Je stemt het programma af op de beschikbare ruimtes, verzamelt dieetwensen, deelt route en tijden en zorgt dat deelnemers weten wat ze kunnen verwachten. Deze checklist bevat 74 taken en 60 spullen, van de eerste reserveringen tot koffie en thee bij aankomst. Werk vooral de kamerindeling, maaltijden, sleuteloverdracht en gebedsruimte tijdig af: die onderdelen zijn op de dag zelf lastig nog te wijzigen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Kloosterverblijf reserveren
Vervoersmogelijkheden inventariseren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Kamerindeling maken
2 personen
Deelnemerslijst afronden
Programma en route delen
Gebedsruimte reserveren
Maaltijden afstemmen
2 personen
Sleuteloverdracht bevestigen
Werkbladen en gebeden printen
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
Boodschappenlijst opstellen
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Beddengoed en handdoeken controleren
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Boodschappen sorteren
2 personen
Deelnemers herinneren

Event

Locatie openen
2 personen
Ruimtes controleren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Gebedsruimte inrichten
3 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Kamersleutels uitdelen
2 personen
Huisregels toelichten
Openingsgebed begeleiden
2 personen
Stiltewandeling begeleiden
3 personen
Reflectieruimte klaarzetten
2 personen
Avondmaaltijd uitserveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Avondgebed begeleiden
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Koffiehoek aanvullen
Ochtendkoffie klaarzetten
2 personen
Ochtendgebed begeleiden
2 personen
Ontbijt uitserveren
4 personen
Ontbijt opruimen
3 personen
Meditatieruimte inrichten
2 personen
Meditatiesessie begeleiden
2 personen
Koffiepauze verzorgen
2 personen
Gespreksgroepen begeleiden
4 personen
Lunchbuffet klaarzetten
4 personen
Lunch uitserveren
4 personen
Lunchruimte schoonmaken
3 personen
Middagwandeling begeleiden
3 personen
Creatieve werkvorm begeleiden
2 personen
Avondmaaltijd voorbereiden
4 personen
Avondmaaltijd uitserveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Getuigenisavond begeleiden
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Slotviering voorbereiden
3 personen
Slotviering begeleiden
2 personen
Ontbijt serveren
4 personen
Koffers verzamelen
2 personen
Kamers controleren
3 personen
Slotronde begeleiden
2 personen
Lunchpakket uitdelen
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Ruimtes leeghalen
4 personen
Tafels en stoelen terugzetten
4 personen
Servies afwassen en opbergen
3 personen
Keuken schoonmaken
3 personen
Sanitair schoonmaken
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Boodschappen retourneren
Geleende materialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen verwerken
Deelnemersbedankje versturen
Eindafrekening controleren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 35
Krukkenaantal 6
Kapstokkenaantal 4

Servies

Bordenaantal 40
Soepkommenaantal 40
Mokkenaantal 40
Drinkglazenaantal 40
Wijnglazenaantal 35
Besteksetsaantal 40
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Koekenpannenaantal 3
Kookpannenaantal 5
Ovenschalenaantal 6
Mengkommenaantal 5
Maatbekersaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Serveerbladenaantal 4
Koelboxenaantal 4

Apparatuur

Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Draagbare speakersaantal 2
Microfoon
Beamer
Projectiescherm

Verlichting

Tafellampenaantal 8
Ledkaarsenaantal 24

Decoratie

Tafellopersaantal 8
Bloemstukkenaantal 6
Naamkaartjesaantal 35
Pennenaantal 40
Welkomstbord
Kruisbeeld
Vazenaantal 6

Slaapbenodigdheden

Dekbedovertrekkenaantal 35
Hoofdkussensaantal 35
Handdoekenaantal 70
Wasmandenaantal 4

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Sponzenaantal 12
Microvezeldoekenaantal 20
Afvalbakkenaantal 8

Activiteiten

Yoga- of meditatiekussensaantal 35
Wandeldekensaantal 10
Notitieboekjesaantal 35
Kleurpotlodenaantal 12
Tekenspullenaantal 6
Flip-over
Flip-overpapieraantal 2
Stiftenaantal 3
Bijbelsaantal 35
Gebedenboekenaantal 35

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer het kloosterverblijf voordat je uitnodigingen verstuurt. Leg daarna direct vast welke ruimtes beschikbaar zijn voor gebed, maaltijden en gezamenlijke momenten, zodat je programma niet later hoeft te worden aangepast.
Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en sluit de deelnemerslijst enkele dagen voor vertrek. Stem de maaltijden vervolgens af op het definitieve aantal personen; zo voorkom je tekorten of onnodige boodschappen.
Maak de kamerindeling pas definitief nadat de aanmeldingen zijn verwerkt. Deel de indeling samen met de route en het programma uiterlijk 3 dagen voor vertrek, zodat deelnemers vragen over vervoer of overnachting nog kunnen stellen.
Controleer vóór vertrek of beddengoed en handdoeken aanwezig zijn en of werkbladen en gebeden geprint zijn. Neem voor presentaties ook verlengkabels, stekkerdozen, een beamer en projectiescherm mee als die niet op locatie beschikbaar zijn.
Open de locatie ruim vóór het eerste gezamenlijke moment. Controleer de ruimtes, zet tafels en stoelen klaar, richt de gebedsruimte in en plaats koffie, thee, mokken en thermoskannen voordat deelnemers aankomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kloosterweekend reserveren?: Reserveer het kloosterverblijf zodra de gewenste datum en het programma op hoofdlijnen vaststaan. Plan daarna minimaal 3 dagen vóór vertrek voor het afronden van de deelnemerslijst, dieetwensen en kamerindeling.
Wanneer verstuur ik de uitnodigingen voor een kloosterweekend?: Stuur de uitnodigingen nadat het verblijf, de datum en de belangrijkste onderdelen van het programma zijn bevestigd. Sluit de aanmeldingen enkele dagen vóór vertrek, zodat je maaltijden, kamers en boodschappen op het juiste aantal kunt afstemmen.
Wat moet ik meenemen voor de gebedsruimte?: Neem de voorbereide werkbladen en gebeden mee en reserveer de gebedsruimte vooraf. Richt de ruimte vóór aankomst in; controleer ook of tafels, stoelen en eventueel een draagbare speaker of microfoon nodig zijn.
Hoeveel tijd heb ik nodig om het kloosterweekend op locatie voor te bereiden?: Plan minimaal 60 minuten vóór het eerste programmaonderdeel voor sleuteloverdracht, ruimtecontrole, het opstellen van tafels en stoelen en het klaarzetten van koffie en thee. Bij gebruik van een beamer of microfoon reken je extra tijd voor een test.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.