Checklist pour organiser un week-end au monastère

Un week-end au monastère demande plus qu’une réservation de groupe. Il faut coordonner les transports, les chambres, les repas et les temps de prière, tout en respectant le fonctionnement du lieu. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, des premières décisions à l’accueil des participants. Elle vous rappelle aussi les détails souvent oubliés : besoins alimentaires, linge de lit, clés, supports imprimés et matériel pour les temps communs.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le séjour au monastère
Recenser les options de transport
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Établir le plan des chambres
2 personnes
Finaliser la liste des participants
Partager le programme en route
Réserver la salle de prière
Coordonner les repas
2 personnes
Confirmer la remise des clés
Imprimer les fiches de travail et les prières
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Établir la liste de courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Vérifier le linge de lit et les serviettes
2 personnes
Rassembler le matériel
2 personnes
Trier les courses
2 personnes
Rappeler les participants

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier les espaces
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager l’espace de prière
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Accueillir les participants
3 personnes
Distribuer les clés des chambres
2 personnes
Expliquer le règlement intérieur
Animer la prière d’ouverture
2 personnes
Encadrer la marche silencieuse
3 personnes
Préparer la salle de réflexion
2 personnes
Servir le dîner
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Animer la prière du soir
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Réapprovisionner le coin café
Préparer le café du matin
2 personnes
Animer la prière du matin
2 personnes
Servir le petit-déjeuner
4 personnes
Ranger le petit-déjeuner
3 personnes
Aménager la salle de méditation
2 personnes
Animer la séance de méditation
2 personnes
Assurer la pause café
2 personnes
Animer les groupes de discussion
4 personnes
Mettre en place le buffet du déjeuner
4 personnes
Servir le déjeuner
4 personnes
Nettoyer la salle de déjeuner
3 personnes
Encadrer la promenade de l’après-midi
3 personnes
Animer un exercice créatif
2 personnes
Préparer le repas du soir
4 personnes
Servir le dîner
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Animer la soirée témoignages
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Préparer la cérémonie de clôture
3 personnes
Encadrer la cérémonie de clôture
2 personnes
Servir le petit-déjeuner
4 personnes
Rassembler les valises
2 personnes
Vérifier les chambres
3 personnes
Encadrer le tour final
2 personnes
Distribuer le panier-repas
2 personnes
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

Vider les espaces
4 personnes
Remettre les tables et les chaises en place
4 personnes
Laver et ranger la vaisselle
3 personnes
Nettoyer la cuisine
3 personnes
Nettoyer les sanitaires
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Retourner les courses
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Traiter les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement aux participants
Vérifier le décompte final

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 35
Tabouretsqté 6
Porte-manteauxqté 4

Vaisselle

Assiettesqté 40
Bol à soupeqté 40
Tassesqté 40
Verres à boireqté 40
Verres à vinqté 35
Couvertsqté 40
Louchesqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Poêlesqté 3
Casserolesqté 5
Plats à gratinqté 6
Saladiersqté 5
Verres doseursqté 3
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Thermosqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 4
Glacièresqté 4

Équipement

Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Enceintes portablesqté 2
Microphone
Vidéoprojecteur
Écran de projection

Éclairage

Lampes de tableqté 8
Bougies LEDqté 24

Décoration

Chemins de tableqté 8
Compositions floralesqté 6
Badges nominatifsqté 35
Stylosqté 40
Panneau d’accueil
Crucifix
Vasesqté 6

Matériel de couchage

Housses de couetteqté 35
Oreillersqté 35
Serviettesqté 70
Paniers à lingeqté 4

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Épongesqté 12
Chiffons microfibresqté 20
Poubellesqté 8

Activités

Coussins de yoga ou de méditationqté 35
Couvertures de marcheqté 10
Carnetsqté 35
Crayons de couleurqté 12
Matériel de dessinqté 6
Paperboard
Papier pour chevaletqté 2
Marqueursqté 3
Biblesqté 35
Livres de prièresqté 35

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le programme au moins 8 à 10 semaines à l’avance, puis réservez rapidement le séjour et la salle de prière. Demandez aussi les horaires d’arrivée, de départ et de remise des clés.
Fixez une date limite d’inscription, idéalement 3 semaines avant le départ. À cette échéance, vous devez connaître le nombre définitif de participants, les besoins alimentaires et la répartition des chambres.
Envoyez le programme et les informations de transport au plus tard 7 jours avant le week-end. Indiquez clairement le point de rendez-vous, les horaires, ce que chacun doit apporter et les règles du monastère.
Vérifiez 3 à 5 jours avant l’arrivée que le linge de lit, les serviettes, la vaisselle et le matériel de cuisine sont disponibles en quantité suffisante. Contrôlez aussi les rallonges, multiprises et équipements audiovisuels si une présentation est prévue.
Préparez les badges, les fiches de travail et les prières avant l’ouverture du lieu. Le jour même, prévoyez au moins 60 à 90 minutes pour vérifier les espaces, installer les tables, aménager l’espace de prière et préparer le café et le thé.

Questions fréquentes

Quand réserver un week-end de recueillement au monastère ?: Commencez les démarches 8 à 10 semaines avant la date souhaitée. Pour un groupe important ou une période très demandée, prévoyez plutôt 3 mois afin de garantir les chambres, la salle de prière et les repas.
Quand fixer la liste définitive des participants ?: Fixez la date limite des inscriptions environ 3 semaines avant le week-end. Gardez ensuite 5 à 7 jours pour confirmer les chambres, les repas, les transports et les éventuels besoins alimentaires.
Combien de temps faut-il prévoir pour préparer le monastère ?: Prévoyez 60 à 90 minutes avant l’arrivée du groupe. Ce temps couvre l’ouverture du lieu, la vérification des espaces, l’installation des tables et des chaises, ainsi que l’aménagement de l’espace de prière.
Que faut-il vérifier avant un week-end au monastère ?: Entre 3 et 5 jours avant le départ, vérifiez les clés, le linge de lit, les serviettes, la vaisselle, le matériel de cuisine et les supports imprimés. Confirmez aussi les repas, le programme, les horaires de transport et le matériel technique nécessaire.

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