Checkliste für ein Klosterwochenende zur Besinnung

Ein Klosterwochenende gelingt vor allem dann, wenn Unterkunft, Anreise und Tagesablauf früh feststehen. Diese Checkliste führt dich von der Reservierung über Anmeldungen und Zimmeraufteilung bis zur Vorbereitung von Gebetsraum, Mahlzeiten und Arbeitsmaterialien. Plane nicht nur die stillen Einheiten, sondern auch Schlüsselübergabe, Bettwäsche, Handtücher und Kaffee für die Ankunft ein. So bleiben am Veranstaltungstag weniger offene Punkte.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Programm festlegen
2 Personen
Klosteraufenthalt reservieren
Transportmöglichkeiten erfassen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Zimmeraufteilung erstellen
2 Personen
Teilnehmerliste abschließen
Programm und Route teilen
Gebetsraum reservieren
Mahlzeiten abstimmen
2 Personen
Schlüsselübergabe bestätigen
Arbeitsblätter und Gebete drucken
2 Personen
Namensschilder vorbereiten
Einkaufsliste erstellen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Bettwäsche und Handtücher prüfen
2 Personen
Materialien zusammenstellen
2 Personen
Einkäufe sortieren
2 Personen
Teilnehmer erinnern

Event

Location öffnen
2 Personen
Räume kontrollieren
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Gebetsraum einrichten
3 Personen
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
Empfangstisch einrichten
2 Personen
Teilnehmende empfangen
3 Personen
Zimmerschlüssel ausgeben
2 Personen
Hausregeln erläutern
Eröffnungsgebet begleiten
2 Personen
Stillewanderung begleiten
3 Personen
Raum für Reflexion vorbereiten
2 Personen
Abendessen servieren
4 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Abendgebet leiten
2 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Kaffeeecke auffüllen
Morgenkaffee bereitstellen
2 Personen
Morgengebet leiten
2 Personen
Frühstück servieren
4 Personen
Frühstück aufräumen
3 Personen
Meditationsraum einrichten
2 Personen
Meditationssession anleiten
2 Personen
Kaffeepause organisieren
2 Personen
Gesprächsgruppen begleiten
4 Personen
Mittagsbuffet aufbauen
4 Personen
Mittagessen servieren
4 Personen
Mittagsraum reinigen
3 Personen
Nachmittagswanderung begleiten
3 Personen
Kreative Arbeitsform begleiten
2 Personen
Abendessen vorbereiten
4 Personen
Abendessen servieren
4 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Zeugnisabend begleiten
2 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Abschlussfeier vorbereiten
3 Personen
Abschlussfeier begleiten
2 Personen
Frühstück servieren
4 Personen
Koffer sammeln
2 Personen
Zimmer kontrollieren
3 Personen
Abschlussrunde begleiten
2 Personen
Lunchpakete verteilen
2 Personen
Teilnehmende verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

Räume leeren
4 Personen
Tische und Stühle zurückstellen
4 Personen
Geschirr spülen und wegräumen
3 Personen
Küche reinigen
3 Personen
Sanitäranlagen reinigen
2 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Einkäufe zurückbringen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Gefundene Gegenstände bearbeiten
Dankeschön an Teilnehmer versenden
Endabrechnung prüfen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 35
HockerAnz. 6
KleiderständerAnz. 4

Geschirr

TellerAnz. 40
SuppenschalenAnz. 40
TassenAnz. 40
TrinkgläserAnz. 40
WeingläserAnz. 35
BestecksetsAnz. 40
ServierlöffelAnz. 8

Küche

SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 6
PfannenAnz. 3
KochtöpfeAnz. 5
AuflaufformenAnz. 6
RührschüsselnAnz. 5
MessbecherAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
KaffeemaschinenAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
ServierschalenAnz. 12
ServiertablettsAnz. 4
KühlboxenAnz. 4

Ausstattung

VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
Tragbare LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
Beamer
Projektionsleinwand

Beleuchtung

TischlampenAnz. 8
StumpenkerzenAnz. 24

Dekoration

TischläuferAnz. 8
BlumenarrangementsAnz. 6
NamensschilderAnz. 35
StifteAnz. 40
Willkommensschild
Kreuz
VasenAnz. 6

Schlafausrüstung

BettbezügeAnz. 35
KopfkissenAnz. 35
HandtücherAnz. 70
WäschekörbeAnz. 4

Reinigung

EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
SchwämmeAnz. 12
MikrofasertücherAnz. 20
AbfallbehälterAnz. 8

Aktivitäten

Yoga- oder MeditationskissenAnz. 35
WolldeckenAnz. 10
NotizbücherAnz. 35
BuntstifteAnz. 12
ZeichenmaterialAnz. 6
Flipchart
Flipchart-PapierAnz. 2
StifteAnz. 3
BibelnAnz. 35
GebetbücherAnz. 35

Catering

Einkäufe

Tipps

Reserviere den Klosteraufenthalt möglichst 8 bis 12 Wochen vorher und kläre dabei direkt Zimmer, Mahlzeiten, Gebetsraum, Bettwäsche und Handtücher. Diese Punkte lassen sich später oft nur schwer nachbuchen.
Schließe die Teilnehmerliste spätestens 10 bis 14 Tage vor Beginn ab. Erfasse dann Ernährungswünsche, benötigte Transportmöglichkeiten und die Zimmeraufteilung, bevor du die endgültige Einteilung verschickst.
Teile Programm und Route etwa eine Woche vorher. Nenne konkrete Treffzeiten, Ankunftsadresse, Fahrgemeinschaften und was die Teilnehmenden selbst mitbringen müssen.
Drucke Arbeitsblätter und Gebete nicht erst am Anreisetag. Rechne pro Person mindestens ein vollständiges Set plus 10 Prozent Reserve und lege Namensschilder sowie Schreibmaterial getrennt bereit.
Plane für den Aufbau 60 bis 90 Minuten vor der ersten Einheit ein. Kontrolliere Räume, Schlüssel, Tische und Stühle, richte den Gebetsraum ein und stelle Kaffee, Tee und Wasser bereit, bevor die Gruppe eintrifft.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Klosterwochenende reservieren?: Am besten buchst du 8 bis 12 Wochen vorher. Vor Feiertagen oder bei größeren Gruppen sind 3 bis 6 Monate sinnvoll, damit Zimmer, Mahlzeiten und Gebetsraum verfügbar bleiben.
Wann muss die Teilnehmerliste für ein Klosterwochenende feststehen?: Schließe die Liste 10 bis 14 Tage vor Beginn ab. Bis dahin sollten Ernährungswünsche, Zimmeraufteilung und Transportbedarf erfasst sein.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau im Kloster?: Plane 60 bis 90 Minuten vor dem offiziellen Beginn ein. Darin enthalten sind Raumkontrolle, Bestuhlung, Gebetsraum, Technik sowie Kaffee und Tee.
Wie viele Gebets- und Arbeitsunterlagen soll ich drucken?: Drucke ein Set pro angemeldeter Person und zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve. Bei 20 Teilnehmenden sind das 22 vollständige Sets.

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