Zo organiseer je een kloosterweekend voor bezinning en samenzijn

Een kloosterweekend vraagt om meer voorbereiding dan alleen een datum prikken. Je regelt tegelijk het verblijf, de reis, maaltijden, kamers en een rustig programma waarin bezinning en samenzijn elkaar afwisselen. Begin met de locatie en het programma, verzamel daarna snel dieetwensen en vervoersinformatie. In de laatste week draait alles om bevestigen, printen, sorteren en controleren. Zo voorkom je dat deelnemers zonder route aankomen of dat praktische zaken de rust van het weekend verstoren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Kloosterverblijf reserveren
3
Vervoersmogelijkheden inventariseren
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Kamerindeling maken
2 personen
8
Deelnemerslijst afronden
9
Programma en route delen
10
Gebedsruimte reserveren
11
Maaltijden afstemmen
2 personen
12
Sleuteloverdracht bevestigen
13
Werkbladen en gebeden printen
2 personen
14
Naamkaartjes voorbereiden
15
Boodschappenlijst opstellen
2 personen
16
Boodschappen doen
3 personen
17
Beddengoed en handdoeken controleren
2 personen
18
Materialen verzamelen
2 personen
19
Boodschappen sorteren
2 personen
20
Deelnemers herinneren

Event

21
Locatie openen
2 personen
22
Ruimtes controleren
2 personen
23
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
24
Gebedsruimte inrichten
3 personen
25
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
26
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
27
Deelnemers ontvangen
3 personen
28
Kamersleutels uitdelen
2 personen
29
Huisregels toelichten
30
Openingsgebed begeleiden
2 personen
31
Stiltewandeling begeleiden
3 personen
32
Reflectieruimte klaarzetten
2 personen
33
Avondmaaltijd uitserveren
4 personen
34
Dranken bijvullen
2 personen
35
Avondgebed begeleiden
2 personen
36
Servies afwassen
3 personen
37
Koffiehoek aanvullen
38
Ochtendkoffie klaarzetten
2 personen
39
Ochtendgebed begeleiden
2 personen
40
Ontbijt uitserveren
4 personen
41
Ontbijt opruimen
3 personen
42
Meditatieruimte inrichten
2 personen
43
Meditatiesessie begeleiden
2 personen
44
Koffiepauze verzorgen
2 personen
45
Gespreksgroepen begeleiden
4 personen
46
Lunchbuffet klaarzetten
4 personen
47
Lunch uitserveren
4 personen
48
Lunchruimte schoonmaken
3 personen
49
Middagwandeling begeleiden
3 personen
50
Creatieve werkvorm begeleiden
2 personen
51
Avondmaaltijd voorbereiden
4 personen
52
Avondmaaltijd uitserveren
4 personen
53
Dranken bijvullen
2 personen
54
Getuigenisavond begeleiden
2 personen
55
Servies afwassen
3 personen
56
Slotviering voorbereiden
3 personen
57
Slotviering begeleiden
2 personen
58
Ontbijt serveren
4 personen
59
Koffers verzamelen
2 personen
60
Kamers controleren
3 personen
61
Slotronde begeleiden
2 personen
62
Lunchpakket uitdelen
2 personen
63
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

64
Ruimtes leeghalen
4 personen
65
Tafels en stoelen terugzetten
4 personen
66
Servies afwassen en opbergen
3 personen
67
Keuken schoonmaken
3 personen
68
Sanitair schoonmaken
2 personen
69
Afval verzamelen
2 personen
70
Boodschappen retourneren
71
Geleende materialen retourneren
2 personen
72
Gevonden voorwerpen verwerken
73
Deelnemersbedankje versturen
74
Eindafrekening controleren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 35
Krukkenaantal 6
Kapstokkenaantal 4

Servies

Bordenaantal 40
Soepkommenaantal 40
Mokkenaantal 40
Drinkglazenaantal 40
Wijnglazenaantal 35
Besteksetsaantal 40
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Koekenpannenaantal 3
Kookpannenaantal 5
Ovenschalenaantal 6
Mengkommenaantal 5
Maatbekersaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Serveerbladenaantal 4
Koelboxenaantal 4

Apparatuur

Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Draagbare speakersaantal 2
Microfoon
Beamer
Projectiescherm

Verlichting

Tafellampenaantal 8
Ledkaarsenaantal 24

Decoratie

Tafellopersaantal 8
Bloemstukkenaantal 6
Naamkaartjesaantal 35
Pennenaantal 40
Welkomstbord
Kruisbeeld
Vazenaantal 6

Slaapbenodigdheden

Dekbedovertrekkenaantal 35
Hoofdkussensaantal 35
Handdoekenaantal 70
Wasmandenaantal 4

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Sponzenaantal 12
Microvezeldoekenaantal 20
Afvalbakkenaantal 8

Activiteiten

Yoga- of meditatiekussensaantal 35
Wandeldekensaantal 10
Notitieboekjesaantal 35
Kleurpotlodenaantal 12
Tekenspullenaantal 6
Flip-over
Flip-overpapieraantal 2
Stiftenaantal 3
Bijbelsaantal 35
Gebedenboekenaantal 35

Catering

Boodschappen

Tips

Leg eerst de datum, het programma en het kloosterverblijf vast. Controleer daarbij meteen welke ruimtes beschikbaar zijn, hoe de sleuteloverdracht werkt en of de gebedsruimte op de gewenste momenten gereserveerd is.
Verwerk aanmeldingen in één deelnemerslijst en vraag dieetwensen uiterlijk twee weken vooraf uit. Maak daarna de kamerindeling en stem de maaltijden af, zodat je niet op de aankomstdag nog kamers of menu’s hoeft te wijzigen.
Stuur programma en route uiterlijk een week voor vertrek. Vermeld ook vervoersmogelijkheden, aankomsttijd, vertrektijd en wat deelnemers zelf moeten meenemen; juist de route naar een afgelegen klooster wordt vaak te laat gedeeld.
Bereid de inhoudelijke materialen enkele dagen vooraf voor. Print werkbladen en gebeden, maak naamkaartjes en verzamel de materialen per onderdeel, in plaats van alles los in dozen mee te nemen.
Plan op de aankomstdag minimaal 60 minuten voor openen en controleren. Zet tafels en stoelen klaar, richt de gebedsruimte in en plaats koffie, thee en servies voordat de eerste deelnemers arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kloosterweekend reserveren?: Reserveer het kloosterverblijf bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf, vooral als je een groep en een vaste gebedsruimte nodig hebt. Leg de datum pas definitief vast nadat je de beschikbaarheid, maaltijden en sleuteloverdracht hebt bevestigd.
Wanneer moet ik dieetwensen voor een kloosterweekend verzamelen?: Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en sluit de inventarisatie uiterlijk 2 weken voor vertrek. Geef het definitieve aantal deelnemers en de wensen daarna door aan het klooster of de maaltijdverantwoordelijke.
Wanneer stuur ik de route en het programma naar deelnemers?: Stuur route, programma en vervoersinformatie uiterlijk 7 dagen voor vertrek. Stuur 2 tot 3 dagen vooraf nog een korte herinnering met aankomsttijd, contactgegevens en eventuele laatste wijzigingen.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een kloosterweekend op locatie klaar te zetten?: Reken op minimaal 60 minuten vóór aankomst van de groep. Gebruik die tijd voor sleuteloverdracht, een controle van de ruimtes, het opstellen van tafels en stoelen, het inrichten van de gebedsruimte en het klaarzetten van koffie en thee.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.