Zo organiseer je een slaapfeest zonder nachtelijke chaos
Begin vier tot zes weken vooraf met de gastenlijst, uitnodigingen en toestemming van ouders of verzorgers. Vraag meteen naar allergieën, dieetwensen en noodcontacten; die informatie ontbreekt vaak wanneer de boodschappen al zijn gedaan. Tel daarna slaapplaatsen, beddengoed, servies en zitplekken voordat je het programma maakt. Op de dag zelf werk je van ontvangst naar uitleg, activiteiten, eten en slapen, met een korte controle van aanwezigheid en slaapplaatsen als vaste overgangsmomenten.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Uitnodigingen versturen
- 2
Aanmeldingen verwerken
- 3
Toestemmingen verzamelen
- 4
Dieetwensen verzamelen
- 5
Noodcontacten controleren
- 6
Allergieën doorgeven
- 7
Programma uitwerken
2 personen
- 8
Activiteiten klaarzetten
2 personen
- 9
Boodschappen doen
2 personen
- 10
Dranken koelen
- 11
Bedden en slaapplaatsen tellen
- 12
Ruimtes schoonmaken
2 personen
- 13
Tafels en stoelen opstellen
2 personen
- 14
Slaapplaatsen inrichten
3 personen
- 15
Versiering ophangen
2 personen
- 16
Activiteiten klaarleggen
2 personen
- 17
Tafels dekken
2 personen
- 18
Snacks klaarzetten
2 personen
Event
- 19
Deelnemers ontvangen
3 personen
- 20
Aanwezigheid registreren
- 21
Huisregels uitleggen
2 personen
- 22
Slaapplaatsen aanwijzen
2 personen
- 23
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
- 24
Spelprogramma begeleiden
3 personen
- 25
Dranken bijvullen
- 26
Hapjes serveren
2 personen
- 27
Avondmaaltijd serveren
3 personen
- 28
Filmavond begeleiden
2 personen
- 29
Nachtelijke snack serveren
2 personen
- 30
Tandenpoetsen begeleiden
2 personen
- 31
Slaaprondes uitvoeren
2 personen
- 32
Ontbijt voorbereiden
2 personen
- 33
Ontbijt serveren
3 personen
Nazorg
- 34
Slaapplaatsen opruimen
3 personen
- 35
Servies afwassen
2 personen
- 36
Afval verzamelen
2 personen
- 37
Ruimtes schoonmaken
3 personen
- 38
Meubilair terugzetten
2 personen
- 39
Decoratie verwijderen
2 personen
- 40
Geleende spullen retourneren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 4
- Stoelenaantal 24
- Lage tafelsaantal 3
- Loungekussensaantal 24
Slaapbenodigdheden
- Luchtbeddenaantal 20
- Slaapzakkenaantal 20
- Kussensaantal 20
- Dekensaantal 20
- Hoeslakensaantal 20
Servies
- Bordenaantal 24
- Kommenaantal 24
- Bekersaantal 30
- Mokkenaantal 24
- Besteksetsaantal 24
Keuken
- Snijplankenaantal 2
- Koksmesaantal 2
- Serveerkommenaantal 6
- Serveerlepelsaantal 4
- Koelboxenaantal 3
Apparatuur
- Waterkokeraantal 2
- Koffiezetapparaat
- Projector
- Filmscherm
- Bluetoothspeaker
- Verlengsnoerenaantal 3
Verlichting
- Slingerverlichtingaantal 3
- Nachtlampjesaantal 4
Decoratie
- Slingersaantal 6
- Ballonnenaantal 40
- Tafelkledenaantal 4
Activiteiten
- Bordspellenaantal 8
- Kaartspellenaantal 4
- Knutselsetsaantal 20
- Kleurpotlodenaantal 4
- Tekenpapieraantal 2
Veiligheid
- EHBO-doos
- Zaklampenaantal 4
Schoonmaak
- Emmersaantal 2
- Dweilenaantal 2
- Stoffer en blikaantal 2
- Handzeepdispensersaantal 3
Catering
- Boodschappen
Tips
- Tel per deelnemer één slaapplaats en leg voor elke plek een luchtbed of bed, hoeslaken, slaapzak, kussen en deken klaar. Houd daarnaast één extra slaapplaats achter de hand voor een lek luchtbed of onverwachte wijziging.
- Plan het actieve programma vóór het slaapmoment en leg activiteiten minstens 30 minuten voor ontvangst klaar. Bewaar een film, rustige activiteit of projectorprogramma als reserve voor wanneer een spel sneller klaar is.
- Koel dranken enkele uren vooraf en reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon. Zet daarnaast water zichtbaar klaar; dat wordt bij een avond vol snacks en activiteiten gemakkelijk vergeten.
- Maak de slaapruimte vóór aankomst volledig gereed en controleer verlengsnoeren, nachtlampjes en looproutes voordat de kinderen binnenkomen. Zo hoef je niet tijdens het slapen nog met kabels, meubels of verlichting te schuiven.
- Registreer iedereen bij binnenkomst en leg huisregels, toiletroute en het slaapplan in maximaal 5 minuten uit. Controleer vóór het licht uitgaat opnieuw of alle deelnemers op hun aangewezen plek liggen en of noodcontacten bereikbaar zijn.
Veelgestelde vragen
- Hoeveel weken van tevoren moet je een slaapfeest organiseren?
- Stuur de uitnodigingen 4 tot 6 weken vooraf, zeker als toestemming of logeren buitenshuis geregeld moet worden. Vraag uiterlijk 2 weken voor het feest om aanmeldingen, allergieën, dieetwensen en noodcontacten.
- Hoeveel slaapplaatsen heb je nodig voor een slaapfeest?
- Reken op één slaapplaats per deelnemer en leg één extra plek klaar bij groepen vanaf 8 personen. Tel luchtbedden, slaapzakken, kussens, dekens en hoeslakens afzonderlijk; één ontbrekend onderdeel maakt een plek alsnog onbruikbaar.
- Hoeveel drinken en snacks heb je nodig voor een slaapfeest?
- Voor het eerste uur kun je 2 tot 3 drankjes per persoon rekenen en daarna ongeveer 1 drankje per uur, met water als vaste optie. Zet snacks in 2 of 3 rondes klaar, zodat niet alles vóór het programma op is.
- Wanneer regel je allergieën en noodcontacten voor een slaapfeest?
- Vraag deze gegevens bij de uitnodiging uit en controleer ze opnieuw uiterlijk 7 dagen vooraf. Geef allergieën door aan iedereen die boodschappen doet of eten klaarmaakt en houd de noodcontacten tijdens het hele feest beschikbaar.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!