Checklist voor een goed georganiseerde kloosterwandeling

Een kloosterwandeling vraagt meer voorbereiding dan alleen een mooie route kiezen. Je legt vooraf de wandelafstand, kloosterbezoeken, gids en start- en eindlocatie vast. Daarna volgen aanmeldingen, dieetwensen, vervoer en duidelijke deelnemersinformatie. Op de dag zelf moeten routekaarten, markeringen, lunchpakketten, warme dranken en verlichting op tijd klaarstaan. Met deze checklist werk je van de eerste reserveringen naar een rustige ontvangst en een veilige wandeling.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wandelroute vastleggen
2 personen
Kloosters en gids reserveren
Start- en eindlocatie bevestigen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemersinformatie versturen
Vervoer en parkeren controleren
2 personen
Weersverwachting controleren
Route en risico's nalopen
2 personen
Bezoek aan klooster bevestigen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
EHBO-set controleren
Routekaarten afdrukken
Deelnemerslijst afdrukken
Dranken koud zetten
2 personen
Lunchpakketten samenstellen
3 personen
Soep en warme dranken voorbereiden
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
3 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Routebordjes plaatsen
2 personen
Verlichting testen
Gids en begeleiders briefen
3 personen

Event

Inschrijving openen
2 personen
Deelnemers welkom heten
2 personen
Welkomstdrank serveren
2 personen
Veiligheidsinstructie geven
Groep naar startpunt begeleiden
3 personen
Wandeling begeleiden
4 personen
Lunchpauze begeleiden
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Kloosterrondleiding begeleiden
2 personen
Soep en brood serveren
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Verhalenprogramma begeleiden
Avondwandeling begeleiden
4 personen
Deelnemers naar uitgang begeleiden
3 personen
Verloren voorwerpen verzamelen

Nazorg

Afval scheiden en afvoeren
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Meubilair opruimen
3 personen
Routebordjes verwijderen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materialen controleren en opslaan
2 personen
Geleende materialen retourneren
Overgebleven eten bewaren
2 personen
Deelnemers informeren over vondsten

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 40
Ontvangsttafel
Garderoberek

Servies

Herbruikbare bekersaantal 60
Herbruikbare soepkommenaantal 50
Herbruikbare bordenaantal 50
Herbruikbaar bestekaantal 50
Koffiekopjesaantal 50
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Opscheplepelsaantal 4
Warmhoudersaantal 3

Wandelmateriaal

Routekaartenaantal 45
Routebordjesaantal 20
Pionnenaantal 12
Fluitjesaantal 4
Reflecterende hesjesaantal 8
Zaklampenaantal 8
Powerbanksaantal 4

Apparatuur

Mobiele telefoonsaantal 4
Bluetoothspeaker
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Sfeerlantaarnsaantal 6

Veiligheid

EHBO-setaantal 2
Veiligheidsspelden

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Handzeepdispensersaantal 3
Afwasbakkenaantal 3
Schoonmaaksponzenaantal 6
Theedoekenaantal 12
Dweilaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg route, startpunt en eindpunt uiterlijk 4 weken vooraf vast. Controleer daarbij niet alleen de afstand, maar ook rustpunten, onverharde stukken en plekken waar de groep kan wachten.
Reserveer kloosters en gidsen voordat je uitnodigingen verstuurt. Bevestig het bezoek nogmaals in de laatste week, omdat openingstijden en rondleidingen niet altijd gelijklopen met je wandelplanning.
Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen en sluit de deelnemerslijst 7 dagen vooraf. Zo kun je lunchpakketten, soep, warme dranken en servies in één keer controleren.
Stuur deelnemersinformatie uiterlijk 3 dagen voor vertrek. Vermeld starttijd, parkeer- of vervoersinformatie, verwachte wandeltijd, kledingadvies en een telefoonnummer van de organisatie.
Plan op de dag zelf minimaal 2 uur voor opbouw en controle. Zet routebordjes en verlichting neer, test telefoons en powerbanks, controleer de EHBO-set en brief gids en begeleiders voordat de eerste deelnemers aankomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kloosterwandeling organiseren?: Begin minimaal 4 tot 6 weken vooraf met de route, kloosterbezoeken, gids en locaties. Plan de definitieve route- en risicocontrole in de laatste 7 dagen.
Hoeveel tijd moet ik rekenen voor een kloosterwandeling?: Reserveer naast de wandeltijd per kloosterbezoek ongeveer 45 tot 60 minuten, afhankelijk van de rondleiding. Reken daarnaast minstens 30 minuten voor ontvangst en 30 minuten voor de afsluitende lunch of warme dranken.
Wanneer moet ik de deelnemersinformatie voor een kloosterwandeling versturen?: Stuur de praktische informatie uiterlijk 3 dagen voor vertrek. Stuur een laatste weers- en vervoersupdate binnen 24 uur als de omstandigheden daar aanleiding toe geven.
Wat moet ik op de dag zelf klaarzetten voor een kloosterwandeling?: Zet minimaal 2 uur vooraf de ontvangsttafel, routekaarten, routebordjes, lunchpakketten, dranken, EHBO-set en verlichting klaar. Controleer vlak voor vertrek de deelnemerslijst en zorg dat gids en begeleiders de route en risico's kennen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.