Barbecuewandeltocht organiseren: checklist van route tot barbecue

Een barbecuewandeltocht vraagt om een strakke volgorde: eerst leg je route, startlocatie en barbecueplek vast, daarna regel je deelnemers en dieetwensen. Wandel de route vooraf en controleer of routepijlen, markeringslint en routekaart duidelijk genoeg zijn. Op de dag zelf moeten registratie, wandeling, voedselbereiding en ontvangst op elkaar aansluiten. Deze checklist helpt je plannen vanaf de eerste reservering tot het klaarzetten van barbecues, tafels, drank en buffet.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wandelroute bepalen
2 personen
Startlocatie reserveren
Barbecueplek reserveren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Route vooraf wandelen
2 personen
Routekaart voorbereiden
Deelnemerslijst afdrukken
Materialen controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Groenten voorbereiden
2 personen
Salades voorbereiden
2 personen
Vlees portioneren
2 personen
Vegetarische producten apart zetten
Routeborden klaarleggen
Tafels en stoelen klaarzetten
3 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Barbecues opstellen
2 personen
Buffet en drankentafel inrichten
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Routeborden plaatsen
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
2 personen
Startregistratie uitvoeren
2 personen
Wandelroute toelichten
Wandelaars begeleiden
4 personen
Waterpunt beheren
2 personen
Barbecues aansteken
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Vlees en groenten grillen
3 personen
Barbecuegerechten serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Laatste gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Barbecues veilig uitdoven
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Routeborden verwijderen
2 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Koelboxen en materiaal reinigen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 2
Klaptafelaantal 6
Klapstoelaantal 50
Buffettafelaantal 2
Afvalbakaantal 4

Servies

Herbruikbaar bordaantal 50
Herbruikbare komaantal 50
Herbruikbaar glasaantal 60
Herbruikbare koffiebekeraantal 50
Herbruikbare vorkaantal 50
Herbruikbaar mesaantal 50
Herbruikbare lepelaantal 50

Keuken

Barbecueaantal 2
Barbecuetangaantal 4
Spatelaantal 2
Snijplankaantal 4
Koksmesaantal 4
Serveerschaalaantal 8
Slacentrifugeaantal 2
Koelboxaantal 6
Thermoskanaantal 4

Apparatuur

Gasflesaantal 2
Gasdrukregelaaraantal 2
Barbecueaanstekeraantal 4
Handlampaantal 4

Wandelmateriaal

Routekaartaantal 50
Routepijlaantal 20
Markeringslintaantal 4
Reflecterend vestaantal 6
Startbord
Klembordaantal 3
Pennenaantal 10

Veiligheid

EHBO-kofferaantal 2
Zaklampaantal 4

Decoratie

Slingersaantal 8
Tafellopersaantal 8

Verlichting

Lichtsnoeraantal 4

Schoonmaak

Afwasteilaantal 3
Afwasborstelaantal 4
Handveger en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de route en beide locaties minimaal 4 weken vooraf. Wandel het traject daarna nog een keer en noteer kruisingen, lastige stukken en plekken waar routepijlen of markeringslint nodig zijn.
Verzamel dieetwensen uiterlijk 10 dagen voor de tocht. Houd vegetarische producten apart van vlees en richt een eigen serveerschaal of duidelijk gemarkeerde plek in.
Koel dranken de avond ervoor en zet per deelnemer minstens 2 à 3 drankjes klaar voor het eerste uur. Gebruik koelboxen en houd extra drinkwater beschikbaar tijdens de wandeling.
Maak de startregistratie 30 minuten voor vertrek open. Leg de afgedrukte deelnemerslijst, routekaart en eventuele route-instructies bij het startbord klaar.
Controleer gasfles, gasdrukregelaar, barbecueaansteker en barbecuetangen op de dag vóór het evenement. Zet partytenten, tafels en stoelen klaar voordat de eerste groep bij de barbecueplek aankomt.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een barbecuewandeltocht organiseren?: Reserveer de startlocatie en barbecueplek bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 3 weken voor de tocht en sluit de aanmeldingen 7 tot 10 dagen van tevoren.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een barbecuewandeltocht?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en vul dat aan met water voor de wandelroute. Koel de dranken minimaal 12 uur vooraf, zodat ze bij aankomst koud zijn.
Wanneer moet ik de route voor een barbecuewandeltocht controleren?: Wandel de route uiterlijk 1 week vooraf volledig na en controleer haar nogmaals op de ochtend zelf. Plaats routepijlen en markeringslint pas kort voor de start, meestal 1 tot 2 uur van tevoren.
Wanneer moet ik boodschappen doen voor een barbecuewandeltocht?: Doe houdbare boodschappen 2 tot 3 dagen vooraf en haal vlees, groenten en salades uiterlijk 1 dag voor de tocht. Portioneren en voorbereiden kan de avond ervoor; zet bederfelijke producten gekoeld weg tot gebruik.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.