Zo organiseer je een barbecuewandeltocht

Een barbecuewandeltocht bestaat uit twee onderdelen die je strak op elkaar afstemt: een duidelijke wandelroute en een barbecueplek waar alles op tijd klaarstaat. Begin met de route, reserveer daarna de startlocatie en barbecueplek en werk vervolgens terug vanaf het geplande eetmoment. Verzamel dieetwensen uiterlijk bij de aanmelding en wandel de route vooraf. Op de dag zelf zijn vooral startregistratie, routeaanduiding, koeling en de opstelling van barbecues bepalend voor een soepel verloop.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wandelroute bepalen
2 personen
2
Startlocatie reserveren
3
Barbecueplek reserveren
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Route vooraf wandelen
2 personen
8
Routekaart voorbereiden
9
Deelnemerslijst afdrukken
10
Materialen controleren
2 personen
11
Boodschappen doen
2 personen
12
Dranken koelen
2 personen
13
Groenten voorbereiden
2 personen
14
Salades voorbereiden
2 personen
15
Vlees portioneren
2 personen
16
Vegetarische producten apart zetten
17
Routeborden klaarleggen
18
Tafels en stoelen klaarzetten
3 personen
19
Partytenten opbouwen
4 personen
20
Barbecues opstellen
2 personen
21
Buffet en drankentafel inrichten
2 personen
22
Versiering ophangen
2 personen
23
Routeborden plaatsen
2 personen

Event

24
Deelnemers ontvangen
2 personen
25
Startregistratie uitvoeren
2 personen
26
Wandelroute toelichten
27
Wandelaars begeleiden
4 personen
28
Waterpunt beheren
2 personen
29
Barbecues aansteken
2 personen
30
Buffet aanvullen
2 personen
31
Vlees en groenten grillen
3 personen
32
Barbecuegerechten serveren
2 personen
33
Dranken bijvullen
2 personen
34
Servies afwassen
2 personen
35
Laatste gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

36
Barbecues veilig uitdoven
2 personen
37
Afval verzamelen
3 personen
38
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
39
Partytenten afbreken
4 personen
40
Locatie schoonmaken
3 personen
41
Routeborden verwijderen
2 personen
42
Materialen terugbrengen
2 personen
43
Koelboxen en materiaal reinigen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 2
Klaptafelaantal 6
Klapstoelaantal 50
Buffettafelaantal 2
Afvalbakaantal 4

Servies

Herbruikbaar bordaantal 50
Herbruikbare komaantal 50
Herbruikbaar glasaantal 60
Herbruikbare koffiebekeraantal 50
Herbruikbare vorkaantal 50
Herbruikbaar mesaantal 50
Herbruikbare lepelaantal 50

Keuken

Barbecueaantal 2
Barbecuetangaantal 4
Spatelaantal 2
Snijplankaantal 4
Koksmesaantal 4
Serveerschaalaantal 8
Slacentrifugeaantal 2
Koelboxaantal 6
Thermoskanaantal 4

Apparatuur

Gasflesaantal 2
Gasdrukregelaaraantal 2
Barbecueaanstekeraantal 4
Handlampaantal 4

Wandelmateriaal

Routekaartaantal 50
Routepijlaantal 20
Markeringslintaantal 4
Reflecterend vestaantal 6
Startbord
Klembordaantal 3
Pennenaantal 10

Veiligheid

EHBO-kofferaantal 2
Zaklampaantal 4

Decoratie

Slingersaantal 8
Tafellopersaantal 8

Verlichting

Lichtsnoeraantal 4

Schoonmaak

Afwasteilaantal 3
Afwasborstelaantal 4
Handveger en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de route eerst en houd rekening met het tempo van de langzaamste deelnemer. Wandel het volledige traject vooraf en controleer vooral kruisingen, onverharde stukken en de laatste meters naar de barbecueplek.
Leg de barbecueplek minimaal één dag vooraf vast in een eenvoudige opstelling: barbecues aan één kant, buffet en drankentafel apart, en tafels en stoelen zo dat de looproute vrij blijft.
Verwerk aanmeldingen uiterlijk één week voor vertrek en vraag daarbij meteen naar dieetwensen. Zet vegetarische producten apart en noteer allergieën op de deelnemerslijst, zodat je tijdens het portioneren niets hoeft uit te zoeken.
Koel dranken enkele uren voor de start en reken voor het eerste uur op twee tot drie drankjes per persoon. Gebruik koelboxen voor de wandelstart en houd extra voorraad bij de barbecueplek.
Leg routekaarten, routepijlen, markeringslint en een handlamp samen klaar voordat deelnemers arriveren. Plaats de routeborden vóór de start en controleer of ze ook bij minder licht zichtbaar zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang moet een barbecuewandeltocht duren?: Plan voor de wandeling meestal 2 tot 3 uur, afhankelijk van afstand en tempo. Reserveer daarnaast minstens 2 uur voor de barbecue, zodat deelnemers rustig kunnen aankomen, eten en napraten.
Wanneer moet ik de route van een barbecuewandeltocht controleren?: Wandel de route uiterlijk 3 tot 7 dagen vooraf volledig na. Controleer op dat moment ook wegwerkzaamheden, ontbrekende markeringen en de bereikbaarheid van de barbecueplek.
Hoeveel barbecuevlees heb ik nodig per persoon?: Reken voor een volwassen deelnemer op ongeveer 300 tot 400 gram vlees en vegetarische producten samen, naast salades, brood en groenten. Pas de verdeling aan op de dieetwensen die je bij de aanmelding verzamelt.
Hoe vroeg moet ik beginnen met de voorbereiding?: Reserveer startlocatie en barbecueplek minimaal 4 tot 6 weken vooraf als de datum vaststaat. De route, uitnodigingen en boodschappenplanning werk je daarna uit; begin met de boodschappen en voedselvoorbereiding uiterlijk één dag voor het evenement.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.