Checklist pour organiser une Promenade au monastère

Une Promenade au monastère demande plus qu’un itinéraire agréable. Il faut coordonner la randonnée, les réservations, le transport, les repas et les horaires de visite sans laisser les participants dans le flou. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, depuis le choix du parcours jusqu’à l’accueil le jour J. Elle prévoit aussi les détails souvent oubliés : besoins alimentaires, météo, éclairage, signalisation et briefing de l’équipe.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir l'itinéraire de randonnée
2 personnes
Réserver les monastères et le guide
Confirmer le lieu de départ et d'arrivée
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les informations aux participants
Vérifier le transport et le stationnement
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Vérifier l'itinéraire et les risques
2 personnes
Confirmer la visite au monastère
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Rassembler le matériel
2 personnes
Vérifier la trousse de premiers secours
Imprimer les cartes d'itinéraire
Imprimer la liste des participants
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les paniers-repas
3 personnes
Préparer la soupe et les boissons chaudes
2 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Installer les panneaux d'itinéraire
2 personnes
Tester l’éclairage
Briefer le guide et les accompagnateurs
3 personnes

Événement

Ouvrir les inscriptions
2 personnes
Accueillir les participants
2 personnes
Servir la boisson de bienvenue
2 personnes
Donner les consignes de sécurité
Accompagner le groupe jusqu’au point de départ
3 personnes
Encadrer la promenade
4 personnes
Animer la pause déjeuner
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Animer la visite du monastère
2 personnes
Servir la soupe et le pain
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Animer le programme de contes
Encadrer la promenade du soir
4 personnes
Guider les participants vers la sortie
3 personnes
Rassembler les objets perdus

Suivi

Trier et évacuer les déchets
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger le mobilier
3 personnes
Retirer les panneaux d’orientation
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Contrôler et stocker le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
Conserver les restes de nourriture
2 personnes
Informer les participants des objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 40
Table d’accueil
Portant à vêtements

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 60
Soupes réutilisablesqté 50
Assiettes réutilisablesqté 50
Couverts réutilisablesqté 50
Tasses à caféqté 50
Thermosqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Louchesqté 4
Chauffes-platqté 3

Matériel de promenade

Cartes d'itinéraireqté 45
Panneaux d’orientationqté 20
Cônesqté 12
Siffletsqté 4
Gilets réfléchissantsqté 8
Lampes de pocheqté 8
Batteries externesqté 4

Équipement

Téléphones portablesqté 4
Enceinte Bluetooth
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Lanternes d’ambianceqté 6

Sécurité

Trousse de premiers secoursqté 2
Épingles de sûreté

Nettoyage

Poubellesqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 3
Bacs à vaisselleqté 3
Éponges de nettoyageqté 6
Torchonsqté 12
Serpillièreqté 2

Catering

Courses

Conseils

Bloquez l’itinéraire et les réservations avant d’envoyer les invitations. Confirmez les monastères, le guide, le lieu de départ et le lieu d’arrivée au moins 3 à 4 semaines à l’avance.
Fixez une date limite d’inscription, puis regroupez les informations alimentaires dans une seule liste. Prévoyez les paniers-repas, la soupe et les boissons chaudes en fonction du nombre définitif de participants, idéalement 5 à 7 jours avant la promenade.
Envoyez aux participants l’horaire, la durée de marche, le point de rendez-vous, les consignes de transport et les vêtements recommandés au plus tard une semaine avant. Renvoyez un rappel avec la météo et les éventuels changements 24 à 48 heures avant.
Ne vous contentez pas de vérifier la météo : contrôlez aussi les risques du parcours, les passages peu éclairés et les solutions de repli. Testez les lampes, chargez les téléphones et batteries externes, et placez les panneaux d’orientation avant l’arrivée du groupe.
Préparez l’accueil et le briefing avant le départ. Imprimez les cartes et la liste des participants, vérifiez la trousse de premiers secours et rappelez au guide comme aux accompagnateurs qui ferme la marche et qui gère les imprévus.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une Promenade au monastère ?: Prévoyez idéalement 3 à 4 semaines. Ce délai permet de réserver les monastères et le guide, confirmer le transport, recueillir les inscriptions et ajuster les repas.
Quand envoyer les informations aux participants ?: Envoyez les informations pratiques environ 7 jours avant la promenade. Faites un dernier rappel 24 à 48 heures avant avec la météo, l’heure de rendez-vous et les éventuelles modifications de l’itinéraire.
Combien de nourriture prévoir pour une Promenade au monastère ?: Calculez les paniers-repas selon le nombre confirmé à la date de clôture des inscriptions, puis ajoutez une marge de 5 à 10 %. Prévoyez aussi les besoins alimentaires particuliers et suffisamment de boissons chaudes pour la durée de la pause.
Que faut-il vérifier la veille d’une Promenade au monastère ?: La veille, contrôlez la météo, l’itinéraire, les risques, le transport, le stationnement et la confirmation de la visite. Vérifiez également les cartes, les panneaux, la trousse de premiers secours, les lampes et les batteries chargées.

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