Zo organiseer je een klooster open dag

Begin met een duidelijk programma en bepaal welke ruimtes bezoekers mogen bekijken. Plan daarna rondleidingen, werf vrijwilligers en leg vast hoeveel bezoekers je per tijdsblok kunt ontvangen. Denk vroeg aan vergunningen, meldingen, dieetwensen en een logische looproute door het klooster. In de laatste dagen draait alles om bewegwijzering, ontvangst, techniek, eten en een grondige controle van zalen en terrein.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Openingsruimtes selecteren
2 personen
3
Rondleidingen plannen
2 personen
4
Vrijwilligers werven
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Evenement online publiceren
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Rondleiders inplannen
2 personen
10
Reserveringen maken
11
Vergunningen en meldingen controleren
12
Plattegrond en looproute maken
2 personen
13
Programma en route afdrukken
14
Boodschappenlijst controleren
2 personen
15
Boodschappen doen
3 personen
16
Voorraad en materialen controleren
2 personen
17
Klooster en zalen schoonmaken
4 personen
18
Eten en dranken koelen
2 personen
19
Routebordjes voorbereiden
2 personen
20
Rondleidingsinformatie klaarleggen
2 personen
21
Terrein en entree inspecteren
2 personen
22
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
23
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
24
Routebordjes plaatsen
3 personen
25
Versiering ophangen
3 personen
26
Koffie- en theepunt klaarzetten
2 personen
27
Hapjes voorbereiden
4 personen
28
Dranken koud zetten
2 personen
29
Rondleiders briefen
6 personen
30
Vrijwilligers ontvangen
2 personen

Event

31
Ontvangst bezoekers bemannen
3 personen
32
Bezoekers registreren
2 personen
33
Rondleidingen begeleiden
6 personen
34
Informatietafels bemannen
3 personen
35
Koffie en thee serveren
2 personen
36
Hapjes serveren
2 personen
37
Dranken bijvullen
2 personen
38
Toiletten controleren
39
Afval verzamelen
2 personen
40
Avondprogramma begeleiden
3 personen
41
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

42
Eten en dranken opruimen
3 personen
43
Meubilair afbreken
4 personen
44
Decoratie verwijderen
3 personen
45
Servies afwassen
3 personen
46
Zalen schoonmaken
4 personen
47
Terrein schoonmaken
3 personen
48
Materialen inventariseren
2 personen
49
Huurmaterialen retourneren
2 personen
50
Gevonden voorwerpen sorteren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 80
Partytentenaantal 2
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Glazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Kannenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 4
Opscheplepelsaantal 8

Apparatuur

Handmicrofoonsaantal 2
Draagbare speaker
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Zaklampenaantal 8
Portofoonsaantal 6
EHBO-koffer

Decoratie

Tafelkledenaantal 10
Bloemstukkenaantal 8
Vlaggenlijnenaantal 6
Fotolijstenaantal 12

Verlichting

Ledlampenaantal 10
Lichtsnoerenaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Plan rondleidingen in vaste tijdsblokken en wijs per groep een rondleider toe. Houd de route kort genoeg om tussen twee rondleidingen ruimte te laten voor binnenkomende bezoekers.
Maak één plattegrond waarop entree, ontvangstbalie, open ruimtes, toiletten en uitgang staan. Controleer de looproute minimaal één keer met iemand die het klooster nog niet kent.
Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en tel daarna per soort mee. Koel eten en dranken pas op het laatste voorbereidingsmoment, zodat de voorraad op de open dag goed blijft.
Test handmicrofoon, draagbare speaker, verlengkabels en stekkerdozen vóór de deuren opengaan. Leg voor donkere gangen zaklampen, ledlampen of batterijlantaarns klaar; die worden vaak pas gemist wanneer bezoekers al binnen zijn.
Richt de ontvangstbalie in met het programma en de route op papier. Plaats routebordjes vóór de eerste bezoekers arriveren en controleer ook buiten de entree, waar tijdelijke obstakels en onduidelijke aanwijzingen snel voor opstoppingen zorgen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een klooster open dag organiseren?: Leg datum, programma en open ruimtes bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Begin daarna met vrijwilligers, rondleiders, vergunningen of meldingen en de uitnodigingen.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een klooster open dag?: Reken minimaal op één vrijwilliger bij de ontvangst, één persoon voor praktische hulp en één rondleider per groep. Bij meerdere gelijktijdige rondleidingen heb je dus per tijdsblok minstens drie functies nodig.
Hoeveel tijd moet ik plannen tussen rondleidingen?: Plan minimaal 15 minuten tussen twee rondleidingen op dezelfde route. Die tijd heb je nodig om de groep uit een ruimte te laten vertrekken, nieuwe bezoekers te verzamelen en eventuele vragen af te handelen.
Wanneer moet ik de routebordjes en programma's klaarleggen?: Leg programma's en rondleidingsinformatie uiterlijk de dag ervoor klaar. Plaats de routebordjes op de ochtend zelf, nadat terrein en entree zijn geïnspecteerd en de definitieve looproute vaststaat.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.