Organiser une journée portes ouvertes au monastère
Une journée portes ouvertes dans un monastère se prépare d’abord comme un parcours de visite, puis comme un accueil du public. Commence par fixer la date, les espaces accessibles et le programme avant de recruter les bénévoles ou de publier l’événement. Prévois ensuite les inscriptions, les visites guidées, les autorisations et les besoins alimentaires. La dernière semaine sert surtout à imprimer les documents, vérifier le matériel et organiser l’entrée pour éviter les files et les visiteurs perdus.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer la date et le programme
2 personnes
- 2
Sélectionner les espaces d'ouverture
2 personnes
- 3
Planifier les visites guidées
2 personnes
- 4
Recruter des bénévoles
2 personnes
- 5
Envoyer les invitations
2 personnes
- 6
Publier l’événement en ligne
- 7
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 8
Recueillir les besoins alimentaires
- 9
Planifier les guides
2 personnes
- 10
Faire les réservations
- 11
Vérifier les autorisations et les déclarations
- 12
Créer le plan et le parcours
2 personnes
- 13
Imprimer le programme et l’itinéraire
- 14
Vérifier la liste des courses
2 personnes
- 15
Faire les courses
3 personnes
- 16
Vérifier le stock et le matériel
2 personnes
- 17
Nettoyer le monastère et les salles
4 personnes
- 18
Refroidir les aliments et les boissons
2 personnes
- 19
Préparer les panneaux d’itinéraire
2 personnes
- 20
Préparer les informations de visite
2 personnes
- 21
Inspecter le site et l'entrée
2 personnes
- 22
Installer les tables et les chaises
4 personnes
- 23
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
- 24
Installer les panneaux d'itinéraire
3 personnes
- 25
Suspendre la décoration
3 personnes
- 26
Mettre en place le coin café et thé
2 personnes
- 27
Préparer les en-cas
4 personnes
- 28
Mettre les boissons au frais
2 personnes
- 29
Briefer les guides
6 personnes
- 30
Accueillir les bénévoles
2 personnes
Événement
- 31
Assurer l’accueil des visiteurs
3 personnes
- 32
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
- 33
Accompagner les visites guidées
6 personnes
- 34
Tenir les tables d'information
3 personnes
- 35
Servir le café et le thé
2 personnes
- 36
Servir des amuse-bouches
2 personnes
- 37
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 38
Vérifier les toilettes
- 39
Rassembler les déchets
2 personnes
- 40
Encadrer le programme du soir
3 personnes
- 41
Reconduire les visiteurs
3 personnes
Suivi
- 42
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
- 43
Démonter le mobilier
4 personnes
- 44
Retirer la décoration
3 personnes
- 45
Faire la vaisselle
3 personnes
- 46
Nettoyer les salles
4 personnes
- 47
Nettoyer le site
3 personnes
- 48
Inventorier le matériel
2 personnes
- 49
Retourner les matériels de location
2 personnes
- 50
Trier les objets trouvés
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 10
- Chaisesqté 80
- Tentes de réceptionqté 2
- Portants à vêtementsqté 2
Vaisselle
- Verresqté 120
- Tasses à caféqté 80
- Assiettesqté 120
- Couvertsqté 100
- Plateaux de serviceqté 12
- Carafesqté 8
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Glacièresqté 4
- Planches à découperqté 3
- Couteaux de cuisineqté 4
- Louchesqté 8
Équipement
- Microphones mainqté 2
- Enceinte portable
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 6
- Lampes de pocheqté 8
- Talkies-walkiesqté 6
- Trousse de premiers secours
Décoration
- Nappesqté 10
- Compositions floralesqté 8
- Guirlandes de fanionsqté 6
- Cadres photoqté 12
Éclairage
- Lampes LEDqté 10
- Guirlandes lumineusesqté 6
- Lampes à pilesqté 8
Nettoyage
- Poubellesqté 8
- Seauxqté 4
- Serpillièresqté 4
- Sets de balaiqté 3
- Gants de nettoyageqté 8
Catering
- Courses
Conseils
- Bloque le programme avant toute communication : indique les horaires des visites guidées, leur durée et le nombre de personnes accepté par groupe. Prévois plusieurs créneaux plutôt qu’une seule visite longue.
- Répartis les bénévoles sur trois postes minimum : accueil, accompagnement des groupes et surveillance des espaces ouverts. Ajoute une personne de réserve pour les pauses et les absences de dernière minute.
- Publie le plan du monastère avec un itinéraire simple, puis imprime des exemplaires du programme et du parcours. Installe les panneaux avant l’arrivée du public, notamment aux croisements et près des zones temporairement fermées.
- Traite les inscriptions et les besoins alimentaires quelques jours avant l’événement, au lieu d’attendre le jour même. Prépare séparément les boissons froides, le café et le matériel de service afin que l’accueil ne dépende pas de la cuisine.
- Fais une inspection complète la veille : entrée, éclairage, rallonges, tables, chaises, poubelles et signalétique. Dans les salles peu éclairées ou après la tombée du jour, garde des lampes de poche et des lampes à piles accessibles.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser une journée portes ouvertes au monastère ?
- Prévois au moins 4 à 6 semaines pour fixer le programme, vérifier les autorisations, recruter les bénévoles et publier les invitations. Garde les 3 derniers jours pour les courses, le nettoyage, l’impression et l’installation.
- Comment organiser les visites guidées d’un monastère ?
- Fixe des créneaux de 30 à 45 minutes et limite chaque groupe à une taille que le guide peut réellement encadrer. Prépare un parcours imprimé et affecte un guide à chaque départ, avec un bénévole pour orienter les personnes à l’accueil.
- Combien de bénévoles prévoir pour une journée portes ouvertes ?
- Compte au minimum un bénévole à l’accueil, un accompagnateur par groupe en visite et une personne chargée de la coordination. Pour plusieurs créneaux simultanés, ajoute une personne de réserve afin de couvrir les pauses et les imprévus.
- Que faut-il préparer la veille d’une journée portes ouvertes ?
- Termine le nettoyage, vérifie les autorisations et le matériel, installe les tables et prépare l’espace d’accueil. Mets aussi en place les panneaux d’itinéraire, refroidis les boissons et rassemble les programmes imprimés avant l’ouverture.
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