Einen Tag der offenen Tür im Kloster planen

Ein Tag der offenen Tür im Kloster braucht mehr als ein schönes Programm: Besucher müssen sich orientieren können, Führungen pünktlich starten und Helfer wissen, wo sie gebraucht werden. Beginne mit Datum, geöffneten Räumen und dem Ablauf, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldungen, Genehmigungen, Routenplanung und die Vorbereitung von Verpflegung und Ausstattung. Plane den Aufbau so, dass Eingang, Empfang und Wegweiser vor dem Eintreffen der ersten Gäste fertig sind.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Eröffnungsräume auswählen
2 Personen
3
Führungen planen
2 Personen
4
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
5
Einladungen verschicken
2 Personen
6
Veranstaltung online veröffentlichen
7
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
8
Ernährungswünsche erfassen
9
Tourguides einplanen
2 Personen
10
Reservierungen vornehmen
11
Genehmigungen und Meldungen prüfen
12
Lageplan und Laufweg erstellen
2 Personen
13
Programm und Route drucken
14
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
15
Einkaufen gehen
3 Personen
16
Vorräte und Materialien prüfen
2 Personen
17
Kloster und Räume reinigen
4 Personen
18
Essen und Getränke kühlen
2 Personen
19
Wegweiser vorbereiten
2 Personen
20
Führungsinformationen bereitlegen
2 Personen
21
Gelände und Eingang inspizieren
2 Personen
22
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
23
Empfangstheke einrichten
2 Personen
24
Wegweiser aufstellen
3 Personen
25
Dekoration aufhängen
3 Personen
26
Kaffee- und Teestation vorbereiten
2 Personen
27
Snacks vorbereiten
4 Personen
28
Getränke kalt stellen
2 Personen
29
Führende briefen
6 Personen
30
Freiwillige empfangen
2 Personen

Event

31
Besucherempfang betreuen
3 Personen
32
Besucher registrieren
2 Personen
33
Führungen begleiten
6 Personen
34
Infotische besetzen
3 Personen
35
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
36
Snacks servieren
2 Personen
37
Getränke nachfüllen
2 Personen
38
Toiletten kontrollieren
39
Abfall sammeln
2 Personen
40
Abendprogramm betreuen
3 Personen
41
Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

42
Essen und Getränke aufräumen
3 Personen
43
Möbel abbauen
4 Personen
44
Dekoration entfernen
3 Personen
45
Geschirr abwaschen
3 Personen
46
Räume reinigen
4 Personen
47
Gelände reinigen
3 Personen
48
Materialien inventarisieren
2 Personen
49
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
50
Gefundene Gegenstände sortieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 10
StühleAnz. 80
PartyzelteAnz. 2
KleiderständerAnz. 2

Geschirr

GläserAnz. 120
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 120
BestecksetsAnz. 100
ServierschalenAnz. 12
KannenAnz. 8

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 3
KüchenmesserAnz. 4
ServierlöffelAnz. 8

Ausstattung

HandmikrofoneAnz. 2
Tragbarer Lautsprecher
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
TaschenlampenAnz. 8
FunkgeräteAnz. 6
Erste-Hilfe-Koffer

Dekoration

TischdeckenAnz. 10
BlumenarrangementsAnz. 8
WimpelkettenAnz. 6
BilderrahmenAnz. 12

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 10
LichterkettenAnz. 6
BatterielaternenAnz. 8

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 8

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege zuerst Programm und Route fest. Plane Führungen mit festen Startzeiten und einer Gruppengröße, die in die jeweiligen Räume passt; daraus ergeben sich Tourguides, Laufwege und die benötigte Zahl an Sitzplätzen.
Prüfe Genehmigungen und Meldungen frühzeitig, spätestens mehrere Wochen vor dem Termin. Besonders bei geöffneten Bereichen, Außenflächen, zusätzlicher Beschilderung oder Technik darf die Klärung nicht bis zur Aufbauwoche warten.
Erfasse Anmeldungen und Ernährungswünsche gemeinsam. Eine aktuelle Liste am Empfang verhindert, dass reservierte Plätze, spezielle Verpflegung oder angemeldete Führungen am Veranstaltungstag übersehen werden.
Teste den Besucherweg vorab vom Eingang bis zum letzten geöffneten Raum. Stelle Wegweiser an jeder Abzweigung auf und prüfe bei der Begehung auch Beleuchtung, Verlängerungskabel, Taschenlampen und mögliche Stolperstellen.
Bereite Empfang und Verpflegung am Vortag so weit wie möglich vor. Kühle Essen und Getränke rechtzeitig, kontrolliere Gläser, Tassen, Teller und Besteck und stelle Abfallbehälter dort auf, wo sich Besucher tatsächlich aufhalten.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man einen Tag der offenen Tür im Kloster planen?: Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Programm, Räumen und Genehmigungen. Einladungen und die Veröffentlichung sollten danach folgen, damit Interessierte mindestens 3 bis 4 Wochen Zeit für die Anmeldung haben.
Wie viele Helfer braucht man für einen Tag der offenen Tür im Kloster?: Plane mindestens eine Person für den Empfang, je eine verantwortliche Person pro gleichzeitig laufender Führung und zusätzliche Helfer für Verpflegung und Raumaufsicht ein. Bei drei parallelen Gruppen sind meist mindestens 6 bis 8 Helfer sinnvoll.
Wie viel Zeit sollte man für den Aufbau einplanen?: Rechne für Tische, Stühle, Empfangstheke, Wegweiser, Dekoration und Technik mit mindestens 2 bis 3 Stunden. Eine kurze Kontrollrunde durch Gelände und Räume sollte spätestens 30 Minuten vor dem Einlass abgeschlossen sein.
Wie groß sollten Gruppen bei Klosterführungen sein?: Richte die Gruppengröße nach den engsten Räumen und der Verständlichkeit der Führung, nicht nach der Gesamtfläche. Als praktische Orientierung funktionieren häufig 10 bis 15 Personen pro Gruppe; bei mehreren Anmeldungen sind zusätzliche Startzeiten besser als übervolle Führungen.

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