Boodschappenlijst voor een klooster open dag

Een klooster open dag vraagt om meer dan koffie en tafels. Bezoekers moeten de entree, rondleidingen en open ruimtes gemakkelijk kunnen vinden, terwijl vrijwilligers de ontvangst en catering vlot afhandelen. Denk daarom aan servies per bezoekersgroep, extra verlichting voor donkere gangen en duidelijke routebordjes. Controleer de voorraad uiterlijk een week vooraf en koop verse producten en gekoelde dranken één tot twee dagen voor de open dag.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 80
Partytentenaantal 2
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Glazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Kannenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 4
Opscheplepelsaantal 8

Apparatuur

Handmicrofoonsaantal 2
Draagbare speaker
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Zaklampenaantal 8
Portofoonsaantal 6
EHBO-koffer

Decoratie

Tafelkledenaantal 10
Bloemstukkenaantal 8
Vlaggenlijnenaantal 6
Fotolijstenaantal 12

Verlichting

Ledlampenaantal 10
Lichtsnoerenaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Catering

Boodschappen
- Koffie - 6 pakken
- Theeassortiment - 4 dozen
- Suiker - 2 kilo
- Melk - 12 liter
- Havermelk - 4 liter
- Citroen - 2 kilo
- Cola - 12 flessen
- Cola Zero - 12 flessen
- Sinas - 8 flessen
- Bruiswater - 12 flessen
- Plat water - 18 flessen
- Appelsap - 8 pakken
- Sinaasappelsap - 8 pakken
- Bier - 8 kratten
- Alcoholvrije wijn - 12 flessen
- Rode wijn - 12 flessen
- Witte wijn - 12 flessen
- Stokbroden - 20 stuks
- Volkorenbrood - 8 broden
- Roomboter - 2 kilo
- Jonge kaas - 3 kilo
- Belegen kaas - 3 kilo
- Roomkaas - 2 kilo
- Hummus - 2 kilo
- Pesto - 6 potten
- Komkommer - 12 stuks
- Cherrytomaten - 4 kilo
- Paprika - 3 kilo
- Druiven - 5 kilo
- Appels - 6 kilo
- Bananen - 4 kilo
- Miniquiches - 160 stuks
- Bitterballen - 200 stuks
- Vegetarische snacks - 120 stuks
- Paprikachips - 8 zakken
- Naturelchips - 8 zakken
- Nootjes - 4 kilo
- Koekjes - 8 pakken
- Brownies - 120 stuks
- Servetten - 600 stuks
- Papieren bekers - 300 stuks
- Aluminiumfolie - 2 rollen
- Vershoudfolie - 2 rollen
- Bakpapier - 2 rollen
- Afvalzakken - 80 stuks
- Keukenpapier - 12 rollen
- Toiletpapier - 48 rollen
- Afwasmiddel - 4 flessen
- Allesreiniger - 4 flessen
- Toiletreiniger - 3 flessen
- Desinfecterende doekjes - 6 pakken

Tips

Tel glazen, koffiekopjes, borden en besteksets op basis van het verwachte aantal bezoekers en reserveer ongeveer 10% extra voor breuk of tussentijds afruimen.
Zet per koffiestation een koffiezetapparaat of waterkoker, kannen en opscheplepels klaar. Test alle apparaten uiterlijk een dag vooraf en controleer of er genoeg stekkerdozen en verlengkabels zijn.
Plan extra verlichting voor gangen, binnenplaatsen en de entree. Leg ledlampen, lichtsnoeren en batterijlantaarns uiterlijk de avond ervoor klaar, vooral als bezoekers na schemering vertrekken.
Maak de ontvangstbalie compleet met tafelkleden, programma’s, plattegronden en routebordjes. Plaats de eerste bordjes minstens 30 minuten voor opening en controleer de route vanaf de ingang.
Regel afvalbakken en emmers op de plekken waar koffie, eten en bezoekersstromen samenkomen. Zet minstens één afvalbak bij de ontvangst en één bij iedere eet- of drinkplek.

Veelgestelde vragen

Hoeveel servies heb ik nodig voor een klooster open dag?: Reken per verwachte bezoeker op één glas, één koffiekopje, één bord en één bestekset als er eten wordt geserveerd. Neem daar 10% extra van mee; bij 100 bezoekers zijn dat bijvoorbeeld 110 exemplaren per soort.
Wanneer moet ik boodschappen doen voor een klooster open dag?: Houdbare producten en materialen koop je uiterlijk één week vooraf. Haal gekoelde dranken en verse etenswaren één tot twee dagen voor de open dag en koel ze daarna direct.
Hoeveel koffie en thee heb ik nodig voor een open dag?: Reken voor een open dag met een ontvangst- of pauzemoment op ongeveer twee koppen per bezoeker. Voor 100 bezoekers betekent dat circa 200 koppen; neem extra koffie, thee en heetwatercapaciteit mee als bezoekers meerdere rondleidingen volgen.
Wat moet ik meenemen voor rondleidingen in een klooster?: Leg per rondleider een programma, plattegrond of routebeschrijving en de rondleidingsinformatie klaar. Voor groepen die groter zijn dan ongeveer 20 personen is daarnaast een handmicrofoon en draagbare speaker praktisch.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.