Que faut-il prévoir pour les portes ouvertes du monastère ?

Une journée portes ouvertes dans un monastère demande plus qu’un accueil et quelques visites guidées. Il faut équiper le parcours, installer un point d’accueil, prévoir le service des boissons et rendre les espaces lisibles, même si la lumière baisse. Cette liste vous aide à vérifier les achats et le matériel avant l’installation. Comptez notamment la vaisselle, les tables, les chaises, l’éclairage, les rallonges et les équipements de nettoyage.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 80
Tentes de réceptionqté 2
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Verresqté 120
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 120
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 4
Louchesqté 8

Équipement

Microphones mainqté 2
Enceinte portable
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Lampes de pocheqté 8
Talkies-walkiesqté 6
Trousse de premiers secours

Décoration

Nappesqté 10
Compositions floralesqté 8
Guirlandes de fanionsqté 6
Cadres photoqté 12

Éclairage

Lampes LEDqté 10
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à pilesqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 8
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Gants de nettoyageqté 8

Catering

Courses
- Café - 6 paquets
- Assortiment de thé - 4 boîtes
- Sucre - 2 kilo
- Lait - 12 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Citron - 2 kilos
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Eau pétillante - 12 bouteilles
- Eau plate - 18 bouteilles
- Jus de pomme - 8 packs
- Jus d’orange - 8 briques
- Bière - 8 caisses
- Vin sans alcool - 12 bouteilles
- Vin rouge - 12 bouteilles
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Baguettes - 20 pièces
- Pain complet - 8 pains
- Beurre doux - 2 kilo
- Fromage jeune - 3 kilos
- Fromage affiné - 3 kilos
- Fromage frais - 2 kilos
- Houmous - 2 kilos
- Pesto - 6 pots
- Concombre - 12 pièces
- Tomates cerises - 4 kilos
- Poivrons - 3 kilos
- Raisins - 5 kilos
- Pommes - 6 kilos
- Bananes - 4 kilos
- Mini-quiches - 160 pièces
- Bitterballen - 200 pièces
- Snacks végétariens - 120 pièces
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Noix - 4 kilos
- Biscuits - 8 paquets
- Brownies - 120 pièces
- Serviettes - 600 pièces
- Gobelets en papier - 300 pièces
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Sacs poubelle - 80 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Liquide vaisselle - 4 bouteilles
- Produit nettoyant multi-usages - 4 bouteilles
- Nettoyant pour toilettes - 3 bouteilles
- Lingettes désinfectantes - 6 paquets

Conseils

Prévoyez au moins un verre et une tasse par participant attendu, puis ajoutez 10 à 15 % de marge pour les bénévoles, la casse et les changements de groupe.
Réservez une table d’accueil, une table de service et des chaises pour les pauses. Pour un groupe de 20 personnes, prévoyez au minimum 22 à 24 places assises si une présentation est prévue.
Testez les machines à café, bouilloires, microphones et enceintes au moins 24 heures avant l’ouverture. Vérifiez aussi la longueur des rallonges et le nombre de prises disponibles sur le parcours.
Préparez les lampes LED, lampes à piles et lampes de poche avant l’arrivée du public, surtout pour les couloirs, les escaliers et les espaces peu éclairés. Gardez au moins une lampe de poche avec l’équipe d’accueil.
Achetez les sacs et installez les poubelles avant de placer les nappes et la décoration. Un contrôle du stock la veille évite de découvrir trop tard qu’il manque des carafes, des couverts ou du matériel de nettoyage.

Questions fréquentes

Combien de verres faut-il prévoir pour une journée portes ouvertes ?: Prévoyez un verre par personne et ajoutez 10 à 15 % de marge. Pour 80 visiteurs, cela représente environ 88 à 92 verres, sans compter les besoins particuliers du personnel.
Combien de temps avant faut-il acheter le matériel ?: Faites l’inventaire 7 jours avant, puis les achats au plus tard 2 à 3 jours avant l’événement. Gardez la veille pour les boissons à refroidir, les produits frais et les vérifications de fonctionnement.
Quel matériel faut-il pour l’accueil des visiteurs ?: Prévoyez au moins une table, deux chaises, des programmes et l’itinéraire imprimé. Pour un accueil de 100 personnes, ajoutez plusieurs exemplaires du parcours et un espace clairement visible pour les inscriptions.
Combien de rallonges et multiprises faut-il prévoir ?: Comptez une rallonge par zone équipée et au moins une multiprise pour chaque point regroupant plusieurs appareils. Testez-les 24 heures avant et évitez de faire passer les câbles dans les zones de circulation.

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