Checklist voor een goed georganiseerde klimkoers

Een klimkoers organiseren vraagt meer dan een start- en finishlijn. Je legt eerst datum, parcours en locaties vast en regelt daarna vergunningen, verkeer, verzekering en wedstrijdregels. Vervolgens bouw je de deelnemerslijst, vrijwilligersbezetting en materialen op. In de laatste week controleer je het parcours, sorteer je routeborden en maak je startpakketten klaar. Deze checklist helpt je de 74 taken in een logische volgorde af te werken, zodat zaken als EHBO, portofoons en reserveonderdelen niet op het laatste moment ontbreken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en parcours vastleggen
2 personen
Vergunningen en meldingen regelen
2 personen
Start- en finishlocatie reserveren
Verkeersmaatregelen aanvragen
2 personen
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
Verzekering controleren
Inschrijfformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Sponsoren benaderen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers werven
2 personen
Verkeersregelaars indelen
2 personen
EHBO-bezetting indelen
Startnummers ontwerpen
Startnummers afdrukken
2 personen
Deelnemerslijst controleren
2 personen
Parcours inspecteren
3 personen
Verkeersplan verspreiden
Materialen controleren
3 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Routeborden sorteren
2 personen
Startpakketten samenstellen
3 personen
Weersverwachting controleren
Parcours vrijmaken
6 personen
Start- en finishboog plaatsen
4 personen
Dranghekken plaatsen
6 personen
Parcoursafzetting plaatsen
8 personen
Routeborden ophangen
4 personen
Bochten markeren
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Cateringpunt inrichten
3 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Tijdwaarneming installeren
3 personen
EHBO-punt inrichten
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Parcoursveiligheid nalopen
4 personen

Event

Deelnemers aanmelden
4 personen
Startnummers uitdelen
3 personen
Fietsen controleren
2 personen
Startvak vullen
3 personen
Startprocedure uitvoeren
4 personen
Verkeersposten bemannen
12 personen
Koersverloop begeleiden
6 personen
Tijdwaarneming registreren
3 personen
Finishers registreren
3 personen
Bevoorrading uitdelen
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Publiek informeren
2 personen
Incidenten registreren
2 personen
Uitslagen controleren
2 personen
Prijsuitreiking voorbereiden
3 personen
Prijsuitreiking uitvoeren
4 personen
Vrije fietsactiviteit begeleiden
3 personen
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen

Nazorg

Verkeersposten afbouwen
8 personen
Tijdwaarneming uitschakelen
2 personen
Parcoursborden verwijderen
6 personen
Dranghekken afbouwen
6 personen
Catering opruimen
3 personen
Afval verzamelen
5 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
5 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Uitslagen publiceren
Deelnemers bedanken
Verhuurmaterialen retourneren
3 personen
Verloren voorwerpen afhandelen
Schade en incidenten melden

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 80
Biertafelsaantal 8
Tafelkleedrekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 12
Podiumpodestenaantal 4

Sportmateriaal

Startnummersaantal 150
Startnummerhoudersaantal 150
Racefietsen voor testaantal 2
Fietspompenaantal 4
Fietsstandaardsaantal 6
Reserve binnenbandenaantal 20
EHBO-fietstassenaantal 2
Finishlintaantal 2
Prijzen en medaillesaantal 20
Podiumachterwand

Apparatuur

Startklok
Stopwatchesaantal 6
Laptopaantal 2
Tabletsaantal 4
Mobiele portofoonsaantal 12
Mobiele telefoonsaantal 6
Mobiele printer
Printerpapieraantal 5
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Powerbanksaantal 8
Megafoonaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Mengpaneel
Stroomaggregaat
Koelboxenaantal 6
Warmhoudkannenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Koffiebekersaantal 150
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Schenk kannenaantal 8
Serveerbladenaantal 6

Verkeersveiligheid

Dranghekkenaantal 80
Verkeerskegelsaantal 80
Afzetlintaantal 20
Routepijlenaantal 35
Waarschuwingsbordenaantal 20
Snelheidsbordenaantal 8
Verkeersregelaarsvestenaantal 16
Fluitjesaantal 16
Zaklampenaantal 8
Batterijenaantal 32

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 3
Reddingsdekensaantal 20
Wegwerphandschoenenaantal 100
Brandblussersaantal 3
Veiligheidshesjesaantal 20

Decoratie

Start- en finishboog
Vlaggenaantal 30
Bannierenaantal 8
Podiumlint
Tafeldecoratieaantal 12

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 4
Blik en vegersaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 6
Schoonmaakkarrenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Begin minimaal 12 weken vooraf met datum, parcours, start- en finishlocatie en vergunningen. Verkeersmaatregelen en meldingen kunnen meerdere weken beoordeling vragen.
Plan verkeersregelaars en EHBO niet alleen voor de start en finish, maar voor het volledige parcours. Maak de indeling uiterlijk 2 weken vooraf en verspreid het verkeersplan onder alle betrokkenen.
Controleer de inschrijvingen 7 dagen voor de koers en druk daarna pas de startnummers. Leg ook startnummerhouders, een mobiele printer, printerpapier en een laptop klaar voor wijzigingen op de wedstrijddag.
Inspecteer het parcours in de laatste week en sorteer de routeborden per deel van de route. Neem naast fietspompen ook reserve binnenbanden en fietsstandaards mee voor kleine fietsproblemen.
Test de communicatie en tijdwaarneming de dag vóór de koers. Laad portofoons, telefoons en powerbanks volledig op en controleer startklok, stopwatches, megafoon en luidsprekers voordat deelnemers arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een klimkoers organiseren?: Begin bij voorkeur 12 tot 16 weken vooraf. Gebruik de eerste 4 weken voor datum, parcours, locaties, vergunningen, verkeersmaatregelen, verzekering en het wedstrijdreglement.
Wanneer moet ik vrijwilligers voor een klimkoers regelen?: Wervel vrijwilligers uiterlijk 6 weken voor de koers en maak de definitieve indeling 2 weken vooraf. Plan afzonderlijk verkeersregelaars, EHBO-bezetting, start- en finishhulp en mensen voor materiaal en registratie.
Wanneer druk ik de startnummers voor een klimkoers?: Controleer de deelnemerslijst 7 dagen voor de wedstrijd en druk de startnummers daarna. Houd op de wedstrijddag een mobiele printer en extra printerpapier beschikbaar voor late wijzigingen.
Wat moet ik een dag voor de klimkoers controleren?: Controleer het parcours, de routeborden, start- en finishmaterialen, tijdwaarneming en communicatie 1 dag vooraf. Laad portofoons en powerbanks op en zet EHBO-fietstassen, reserve binnenbanden en fietspompen klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.