Organiser un parcours d’escalade : la checklist complète

Un parcours d’escalade demande une préparation précise, car le parcours, la circulation et la sécurité doivent être coordonnés avant d’ouvrir les inscriptions. Commence par fixer la date et l’itinéraire, puis règle les autorisations, l’assurance et les lieux de départ et d’arrivée. Les inscriptions, les bénévoles et le matériel se préparent ensuite par étapes. Cette checklist t’aide à suivre l’ordre des démarches et à repérer les oublis fréquents avant le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le parcours
2 personnes
Gérer les autorisations et les déclarations
2 personnes
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
Demander des mesures de circulation
2 personnes
Établir le règlement du concours
2 personnes
Vérifier l’assurance
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Contacter les sponsors
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les signaleurs
2 personnes
Répartir le personnel de premiers secours
Concevoir les dossards
Imprimer les dossards
2 personnes
Vérifier la liste des participants
2 personnes
Inspecter le parcours
3 personnes
Distribuer le plan de circulation
Vérifier le matériel
3 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Trier les panneaux d’itinéraire
2 personnes
Composer les kits de démarrage
3 personnes
Vérifier les prévisions météo
Dégager le parcours
6 personnes
Installer l’arche de départ et d’arrivée
4 personnes
Installer des barrières de sécurité
6 personnes
Installer les barrières du parcours
8 personnes
Installer des panneaux de signalisation
4 personnes
Marquer les virages
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Aménager le point de restauration
3 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Installer le système de chronométrage
3 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes
Vérifier la sécurité du parcours
4 personnes

Événement

Inscrire les participants
4 personnes
Distribuer les dossards
3 personnes
Vérifier les vélos
2 personnes
Remplir la zone de départ
3 personnes
Exécuter la procédure de départ
4 personnes
Tenir les postes de circulation
12 personnes
Encadrer le déroulement de la course
6 personnes
Enregistrer le chronométrage
3 personnes
Enregistrer les arrivants
3 personnes
Distribuer les provisions
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Informer le public
2 personnes
Enregistrer les incidents
2 personnes
Vérifier les résultats
2 personnes
Préparer la remise des prix
3 personnes
Organiser la remise des prix
4 personnes
Encadrer l’activité vélo libre
3 personnes
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes

Suivi

Démonter les postes de circulation
8 personnes
Désactiver le chronométrage
2 personnes
Retirer les panneaux du parcours
6 personnes
Démonter les barrières
6 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Rassembler les déchets
5 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
5 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Publier les résultats
Remercier les participants
Retourner le matériel de location
3 personnes
Gérer les objets perdus
Signaler les dommages et incidents

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 80
Tables de bièreqté 8
Supports pour nappesqté 2
Poubellesqté 12
Podiumsqté 4

Matériel de sport

Numéros de départqté 150
Porte-dossardsqté 150
Vélos de route pour testqté 2
Pompes à véloqté 4
Supports à vélosqté 6
Chambres à air de rechangeqté 20
Sacs de vélo de premiers secoursqté 2
Ruban d'arrivéeqté 2
Prix et médaillesqté 20
Fond de scène

Équipement

Horloge de départ
Chronomètresqté 6
Ordinateur portableqté 2
Tablettesqté 4
Talkies-walkiesqté 12
Téléphones portablesqté 6
Imprimante portable
Papier pour imprimanteqté 5
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Batteries externesqté 8
Mégaphoneqté 2
Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 2
Table de mixage
Groupe électrogène
Glacièresqté 6
Thermosqté 4
Machines à caféqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Gobelets à caféqté 150
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Tasses à caféqté 80
Pichets de serviceqté 8
Plateaux de serviceqté 6

Sécurité routière

Barrières de fouleqté 80
Cônes de signalisationqté 80
Ruban de balisageqté 20
Flèches de directionqté 35
Panneaux d'avertissementqté 20
Panneaux de limitation de vitesseqté 8
Gilets de régulation du traficqté 16
Siffletsqté 16
Lampes de pocheqté 8
Pilesqté 32

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 3
Couvertures de survieqté 20
Gants jetablesqté 100
Extincteursqté 3
Gilets de sécuritéqté 20

Décoration

Arche de départ et d’arrivée
Drapeauxqté 30
Bannièresqté 8
Ruban de scène
Décoration de tableqté 12

Nettoyage

Sets de balaiqté 4
Pelle et balayetteqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6
Chariots de ménageqté 2

Catering

Courses

Conseils

Finalise le parcours avant de publier le formulaire d’inscription : les participants doivent connaître la distance, les horaires, le niveau attendu et les points de départ et d’arrivée.
Contacte les autorités suffisamment tôt pour les autorisations et les mesures de circulation. Prévois au moins plusieurs semaines pour éviter de devoir modifier l’itinéraire après l’ouverture des inscriptions.
Répartis les signaleurs et le personnel de premiers secours sur un plan précis, avec un moyen de communication par équipe. Les talkies-walkies et les batteries externes sont souvent oubliés lors du contrôle final.
Vérifie les dossards, les kits de départ, les panneaux d’itinéraire et le matériel de chronométrage au moins la veille. Imprime une liste actualisée des participants pour contrôler les changements de dernière minute.
Prépare les boissons et les en-cas après avoir recueilli les besoins alimentaires. Refroidis les boissons avant l’accueil et garde une réserve séparée pour les bénévoles et le personnel de secours.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un parcours d’escalade ?: Prévois au moins 8 à 12 semaines pour un parcours avec autorisations, circulation, assurance, inscriptions et bénévoles. Un itinéraire plus complexe ou plusieurs communes peuvent demander davantage de temps.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions à un parcours d’escalade ?: Ouvre les inscriptions une fois la date, le parcours, les horaires et les règles du concours validés. Une période de 4 à 8 semaines laisse généralement assez de temps pour traiter les inscriptions et commander les dossards.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un parcours d’escalade ?: Le nombre dépend du parcours et des points de contrôle, mais chaque zone doit avoir un signaleur identifié et chaque équipe un responsable. Établis la répartition au moins 2 semaines avant l’événement, puis confirme-la la veille.
Que faut-il vérifier la veille d’un parcours d’escalade ?: Contrôle le parcours, les panneaux, les dossards, les kits de départ, les chronomètres, les moyens de communication et les batteries. Prépare aussi les boissons, les en-cas et la liste des participants avant la fin de la journée.

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