Kletterrennen organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Kletterrennen braucht mehr als eine Strecke und sportliche Teilnehmer. Du musst früh klären, wo Start und Ziel liegen, welche Genehmigungen nötig sind und wie der Verkehr während des Rennens geregelt wird. Danach folgen Anmeldung, Helferplanung, Streckenprüfung und die Vorbereitung von Startnummern, Verpflegung und Sicherheitsausrüstung. Diese Checkliste führt dich Schritt für Schritt durch die Organisation, damit am Renntag keine entscheidende Aufgabe oder Ausrüstung fehlt.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Strecke festlegen
2 Personen
Genehmigungen und Meldungen regeln
2 Personen
Start- und Zielort reservieren
Verkehrsmaßnahmen beantragen
2 Personen
Wettkampfreglement erstellen
2 Personen
Versicherung prüfen
Anmeldeformular veröffentlichen
Einladungen verschicken
2 Personen
Sponsoren ansprechen
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Verkehrsregler einteilen
2 Personen
Erste-Hilfe-Besetzung einteilen
Startnummern entwerfen
Startnummern drucken
2 Personen
Teilnehmerliste prüfen
2 Personen
Parcours inspizieren
3 Personen
Verkehrsplan verteilen
Materialien prüfen
3 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Wegweiser sortieren
2 Personen
Starterpakete zusammenstellen
3 Personen
Wettervorhersage prüfen
Parcours freimachen
6 Personen
Start- und Zielbogen aufstellen
4 Personen
Absperrgitter aufstellen
6 Personen
Streckenabsperrung aufstellen
8 Personen
Wegweiser aufhängen
4 Personen
Kurven markieren
4 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
Cateringbereich einrichten
3 Personen
Musikanlage anschließen
2 Personen
Zeitmessung installieren
3 Personen
Erste-Hilfe-Station einrichten
2 Personen
Freiwillige einweisen
3 Personen
Streckensicherheit überprüfen
4 Personen

Event

Teilnehmer anmelden
4 Personen
Startnummern ausgeben
3 Personen
Fahrräder kontrollieren
2 Personen
Startbereich füllen
3 Personen
Startprozedur durchführen
4 Personen
Verkehrsposten besetzen
12 Personen
Rennverlauf begleiten
6 Personen
Zeitmessung erfassen
3 Personen
Zieleinläufe erfassen
3 Personen
Verpflegung verteilen
4 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Publikum informieren
2 Personen
Zwischenfälle dokumentieren
2 Personen
Ergebnisse prüfen
2 Personen
Preisverleihung vorbereiten
3 Personen
Preisverleihung durchführen
4 Personen
Freie Fahrradaktivität begleiten
3 Personen
Publikum zum Ausgang begleiten
3 Personen

Nachbereitung

Verkehrsposten abbauen
8 Personen
Zeitmessung deaktivieren
2 Personen
Streckenschilder entfernen
6 Personen
Absperrgitter abbauen
6 Personen
Catering aufräumen
3 Personen
Abfall sammeln
5 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Location reinigen
5 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Ergebnisse veröffentlichen
Teilnehmer verabschieden
Mietmaterial zurückgeben
3 Personen
Fundgegenstände bearbeiten
Schäden und Vorfälle melden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
KlappischeAnz. 12
KlappstühleAnz. 80
BiertischeAnz. 8
TischdeckenständerAnz. 2
AbfallbehälterAnz. 12
BühnenpodesteAnz. 4

Sportmaterial

StartnummernAnz. 150
StartnummernhalterAnz. 150
Rennräder zum TestenAnz. 2
FahrradpumpenAnz. 4
FahrradständerAnz. 6
ErsatzschläucheAnz. 20
Erste-Hilfe-FahrradtaschenAnz. 2
Ziellinie-BandAnz. 2
Preise und MedaillenAnz. 20
Bühnenrückwand

Ausstattung

Startuhr
StoppuhrenAnz. 6
LaptopAnz. 2
TabletsAnz. 4
HandfunkgeräteAnz. 12
MobiltelefoneAnz. 6
Mobiler Drucker
DruckerpapierAnz. 5
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
PowerbanksAnz. 8
MegafonAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
MikrofoneAnz. 2
Mischpult
Stromaggregat
KühlboxenAnz. 6
ThermokannenAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 2

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 250
KaffeebecherAnz. 150
TellerAnz. 150
BestecksetsAnz. 150
KaffeetassenAnz. 80
AusgießkannenAnz. 8
ServiertablettsAnz. 6

Verkehrssicherheit

AbsperrgitterAnz. 80
VerkehrskegelAnz. 80
AbsperrbandAnz. 20
WegweiserAnz. 35
WarnschilderAnz. 20
TempolimitschilderAnz. 8
VerkehrshelferwestenAnz. 16
PfeifenAnz. 16
TaschenlampenAnz. 8
BatterienAnz. 32

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 3
RettungsdeckenAnz. 20
EinweghandschuheAnz. 100
FeuerlöscherAnz. 3
SicherheitswestenAnz. 20

Dekoration

Start- und Zielbogen
FahnenAnz. 30
BannerAnz. 8
Bühnenband
TischdekorationAnz. 12

Reinigung

BesensetsAnz. 4
Kehrschaufel und BesenAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 6
ReinigungswagenAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Strecke, Start und Ziel mindestens mehrere Wochen vor dem Termin fest. Prüfe den Parcours danach noch einmal vor Ort und verteile den Verkehrsplan an alle eingesetzten Verkehrsregler.
Plane die Helfer nicht nur für den Start ein: Teile eigene Personen für Verkehrsregelung, Erste Hilfe, Anmeldung und Zielbereich ein. Für jede Position sollte außerdem eine Ersatzperson feststehen.
Schließe die Anmeldung einige Tage vor dem Rennen und prüfe die Teilnehmerliste anschließend auf fehlende Daten und Ernährungswünsche. Erst danach solltest du Startnummern und Starterpakete endgültig zusammenstellen.
Teste technische Ausrüstung spätestens am Vortag. Dazu gehören Startuhr, Stoppuhren, Funkgeräte, Laptop, Tablets, mobiler Drucker, Druckerpapier und vollständig geladene Powerbanks.
Kühle Getränke früh genug und bereite Snacks vor dem Aufbau vor. Stelle außerdem Fahrradpumpen, Ersatzschläuche, Fahrradständer und Erste-Hilfe-Fahrradtaschen gut sichtbar nahe der Strecke bereit.

Häufige Fragen

Wie lange vor dem Kletterrennen sollte ich mit der Planung beginnen?: Beginne idealerweise mindestens 8 bis 12 Wochen vorher. Genehmigungen, Streckensicherung, Reservierungen und die Rekrutierung freiwilliger Helfer brauchen meist mehr Vorlauf als erwartet.
Wie viele Helfer brauche ich für ein Kletterrennen?: Plane mindestens eine verantwortliche Person pro Aufgabenbereich ein: Anmeldung, Start, Ziel, Erste Hilfe und Verkehrsregelung. Bei mehreren Streckenabschnitten brauchst du zusätzlich je Abschnitt eine besetzte Position und eine Ersatzperson.
Wann sollte ich die Strecke vor dem Kletterrennen kontrollieren?: Führe die erste Prüfung nach der Festlegung der Strecke und eine zweite Kontrolle spätestens 1 bis 2 Tage vor dem Rennen durch. Dabei prüfst du Wegweiser, Gefahrenstellen, Zufahrten und die geplanten Verkehrsmaßnahmen.
Wie viel Getränke brauche ich für ein Kletterrennen?: Rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und plane bei warmem Wetter einen zusätzlichen Vorrat ein. Getränke sollten spätestens am Vortag gekühlt werden, damit sie am Start und im Ziel sofort bereitstehen.

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