Zo organiseer je een klimkoers

Een klimkoers organiseren begint niet bij de startnummers, maar bij het parcours, de datum en de benodigde toestemming. Leg eerst de route en start- en finishlocatie vast, controleer welke vergunningen en verkeersmaatregelen nodig zijn en werk daarna het wedstrijdreglement uit. Vervolgens regel je inschrijvingen, vrijwilligers, EHBO en communicatie. Plan de laatste controle minstens één week vooraf, zodat ontbrekende materialen, onduidelijke posten of te weinig verkeersregelaars nog kunnen worden opgelost.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en parcours vastleggen
2 personen
2
Vergunningen en meldingen regelen
2 personen
3
Start- en finishlocatie reserveren
4
Verkeersmaatregelen aanvragen
2 personen
5
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
6
Verzekering controleren
7
Inschrijfformulier publiceren
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Sponsoren benaderen
2 personen
10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
11
Dieetwensen verzamelen
12
Vrijwilligers werven
2 personen
13
Verkeersregelaars indelen
2 personen
14
EHBO-bezetting indelen
15
Startnummers ontwerpen
16
Startnummers afdrukken
2 personen
17
Deelnemerslijst controleren
2 personen
18
Parcours inspecteren
3 personen
19
Verkeersplan verspreiden
20
Materialen controleren
3 personen
21
Boodschappen doen
3 personen
22
Dranken koelen
2 personen
23
Hapjes voorbereiden
3 personen
24
Routeborden sorteren
2 personen
25
Startpakketten samenstellen
3 personen
26
Weersverwachting controleren
27
Parcours vrijmaken
6 personen
28
Start- en finishboog plaatsen
4 personen
29
Dranghekken plaatsen
6 personen
30
Parcoursafzetting plaatsen
8 personen
31
Routeborden ophangen
4 personen
32
Bochten markeren
4 personen
33
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
34
Registratietafel inrichten
2 personen
35
Cateringpunt inrichten
3 personen
36
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
37
Tijdwaarneming installeren
3 personen
38
EHBO-punt inrichten
2 personen
39
Vrijwilligers instrueren
3 personen
40
Parcoursveiligheid nalopen
4 personen

Event

41
Deelnemers aanmelden
4 personen
42
Startnummers uitdelen
3 personen
43
Fietsen controleren
2 personen
44
Startvak vullen
3 personen
45
Startprocedure uitvoeren
4 personen
46
Verkeersposten bemannen
12 personen
47
Koersverloop begeleiden
6 personen
48
Tijdwaarneming registreren
3 personen
49
Finishers registreren
3 personen
50
Bevoorrading uitdelen
4 personen
51
Dranken bijvullen
2 personen
52
Koffie en thee serveren
2 personen
53
Hapjes serveren
3 personen
54
Publiek informeren
2 personen
55
Incidenten registreren
2 personen
56
Uitslagen controleren
2 personen
57
Prijsuitreiking voorbereiden
3 personen
58
Prijsuitreiking uitvoeren
4 personen
59
Vrije fietsactiviteit begeleiden
3 personen
60
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen

Nazorg

61
Verkeersposten afbouwen
8 personen
62
Tijdwaarneming uitschakelen
2 personen
63
Parcoursborden verwijderen
6 personen
64
Dranghekken afbouwen
6 personen
65
Catering opruimen
3 personen
66
Afval verzamelen
5 personen
67
Servies afwassen
3 personen
68
Locatie schoonmaken
5 personen
69
Materialen inventariseren
2 personen
70
Uitslagen publiceren
71
Deelnemers bedanken
72
Verhuurmaterialen retourneren
3 personen
73
Verloren voorwerpen afhandelen
74
Schade en incidenten melden

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 80
Biertafelsaantal 8
Tafelkleedrekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 12
Podiumpodestenaantal 4

Sportmateriaal

Startnummersaantal 150
Startnummerhoudersaantal 150
Racefietsen voor testaantal 2
Fietspompenaantal 4
Fietsstandaardsaantal 6
Reserve binnenbandenaantal 20
EHBO-fietstassenaantal 2
Finishlintaantal 2
Prijzen en medaillesaantal 20
Podiumachterwand

Apparatuur

Startklok
Stopwatchesaantal 6
Laptopaantal 2
Tabletsaantal 4
Mobiele portofoonsaantal 12
Mobiele telefoonsaantal 6
Mobiele printer
Printerpapieraantal 5
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Powerbanksaantal 8
Megafoonaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Mengpaneel
Stroomaggregaat
Koelboxenaantal 6
Warmhoudkannenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Koffiebekersaantal 150
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Schenk kannenaantal 8
Serveerbladenaantal 6

Verkeersveiligheid

Dranghekkenaantal 80
Verkeerskegelsaantal 80
Afzetlintaantal 20
Routepijlenaantal 35
Waarschuwingsbordenaantal 20
Snelheidsbordenaantal 8
Verkeersregelaarsvestenaantal 16
Fluitjesaantal 16
Zaklampenaantal 8
Batterijenaantal 32

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 3
Reddingsdekensaantal 20
Wegwerphandschoenenaantal 100
Brandblussersaantal 3
Veiligheidshesjesaantal 20

Decoratie

Start- en finishboog
Vlaggenaantal 30
Bannierenaantal 8
Podiumlint
Tafeldecoratieaantal 12

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 4
Blik en vegersaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 6
Schoonmaakkarrenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, parcours, start- en finishlocatie en vergunningen. Verkeersmaatregelen en reserveringen kunnen meer tijd kosten dan je verwacht.
Maak het verkeersplan op basis van concrete posten langs het parcours. Deel verkeersregelaars en EHBO-bezetting uiterlijk één week voor de koers uit, inclusief telefoonnummers en wisselmomenten.
Sluit de inschrijving 3 tot 5 dagen voor de klimkoers af als je startnummers, startpakketten en de deelnemerslijst wilt controleren. Verzamel dieetwensen tegelijk, zodat hapjes niet op het laatste moment moeten worden aangepast.
Controleer het parcours 1 tot 2 dagen vooraf en sorteer routeborden per deel van de route. Leg ook fietspompen, reserve binnenbanden en fietsstandaards op een vaste, aangewezen plek.
Test de communicatie vóór de eerste deelnemer arriveert: laad portofoons, telefoons en powerbanks volledig op en controleer startklok, stopwatches, laptop, tablets en mobiele printer minstens 2 uur voor de start.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een klimkoers organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Plan vergunningen, verkeersmaatregelen en de reservering van start- en finishlocatie als eerste; die bepalen hoeveel tijd de rest van de organisatie heeft.
Welke vergunningen heb je nodig voor een klimkoers?: Dat hangt af van het parcours en de gemeente, maar controleer dit zodra datum en route vaststaan, minimaal 8 weken vooraf. Vraag ook na of een melding, verkeersplan of inzet van verkeersregelaars verplicht is.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een klimkoers?: Maak voor elke verkeerspost, EHBO-post, start- en finishfunctie en registratie een bezetting met minstens één persoon, plus 10 tot 20 procent reserve. Deel de definitieve indeling uiterlijk 7 dagen vooraf uit.
Wanneer moet je de deelnemerslijst en startnummers controleren?: Controleer de deelnemerslijst 3 tot 5 dagen voor de koers, nadat de inschrijving is gesloten. Druk de startnummers en eventuele startpakketten daarna af en leg ze per deelnemer of startgroep klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.