Klimkamp organiseren: checklist voor een veilige planning

Een klimkamp vraagt meer voorbereiding dan alleen een klimlocatie en materiaal reserveren. Je regelt deelnemersinformatie, toestemmingsformulieren, medische gegevens, vervoer, maaltijden en een veilige indeling van de klimzones. Ook het kamperen vraagt aparte controle: slaapmateriaal, verlichting, opbergbakken en een plan voor slecht weer. Deze checklist bevat 67 taken en 61 spullen, zodat je vanaf de eerste reserveringen tot de laatste veiligheidscontrole weet wat wanneer geregeld moet zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Klimlocatie reserveren
Klimbegeleiders vastleggen
Verzekering controleren
Deelnemerslijst aanmaken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Toestemmingsformulieren verzamelen
2 personen
Medische gegevens verzamelen
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Contactgegevens controleren
Deelnemers indelen
2 personen
Ouderinformatie versturen
Vervoer reserveren
Klimmateriaal reserveren
Maaltijden bestellen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Klimmateriaal ophalen
2 personen
Materiaal op volledigheid controleren
2 personen
Eten gekoeld opslaan
2 personen
Deelnemersmappen samenstellen
2 personen
Route en parkeerplek controleren
Weersverwachting controleren
Noodnummers printen
Klimzones inspecteren
2 personen
Tenten opzetten
4 personen
Slaapplaatsen inrichten
4 personen
Ontvangsttafel opstellen
2 personen
Tafels en stoelen plaatsen
3 personen
Klimmateriaal klaarleggen
3 personen
Eet- en drinkpunt inrichten
3 personen
Veiligheidsbriefing voorbereiden
2 personen

Event

Deelnemers registreren
3 personen
Ouders ontvangen
2 personen
Bagage naar slaapplaats brengen
3 personen
Kennismakingsspel begeleiden
3 personen
Veiligheidsregels uitleggen
2 personen
Klimmateriaal passend maken
4 personen
Klimtechniek demonstreren
3 personen
Klimgroepen begeleiden
6 personen
Water uitdelen
2 personen
Klimmateriaal wisselen
3 personen
Hapjes klaarzetten
2 personen
Avondmaaltijd bereiden
4 personen
Avondmaaltijd serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Servies verzamelen
2 personen
Avondspel begeleiden
4 personen
Kampvuuractiviteit begeleiden
3 personen
Avondsnack uitdelen
2 personen
Bedtijd begeleiden
4 personen
Terreinronde uitvoeren
2 personen

Nazorg

Klimmateriaal schoonmaken
3 personen
Klimmateriaal inventariseren
2 personen
Tenten afbreken
4 personen
Slaapplaatsen opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Geleend materiaal retourneren
2 personen
Overgebleven eten opslaan
2 personen
Verloren voorwerpen registreren
Ouders informeren over spullen
Deelnemersgegevens archiveren
Facturen en borg afhandelen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 32
Partytentenaantal 2
Opbergbakkenaantal 8

Sportmateriaal

Klimhelmenaantal 28
Klimtuigenaantal 28
Klimtouwenaantal 10
Valbeveiligingslijnenaantal 10
Karabinersaantal 32
zekeringsapparatenaantal 12
Klimzakkenaantal 12
Klimkrijtaantal 12
Crashpadsaantal 6
Pionnenaantal 20
Spelballenaantal 6
Springtouwenaantal 12
Klimmattenaantal 8
Materiaalzeilenaantal 4
Markeerlintaantal 4
Fluitjesaantal 6

Kamperen

Slaaptentenaantal 8
Slaapmattenaantal 28
Slaapzakkenaantal 28
Hoofdlampenaantal 28
Zaklampenaantal 6
Tentharingenaantal 40
Schoenvakkenaantal 28

Servies

Herbruikbare bekersaantal 40
Herbruikbare bordenaantal 40
Herbruikbaar bestekaantal 40
Opscheplepelsaantal 6
Thermoskannenaantal 4

Keuken

Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Pannenaantal 4
Gasbrandersaantal 4
Jerrycansaantal 6

Apparatuur

Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Mobiele telefoonsaantal 4
Powerbanksaantal 6

Verlichting

Lichtslingersaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Reddingsdekensaantal 10
Veiligheidsvestenaantal 8
Zakfluitjesaantal 6

Decoratie

Kampvlaggenaantal 6
Naamstickersaantal 40
Watervaste stiftenaantal 12

Kantoor

Deelnemersmappenaantal 28
Printpapier
Pennenaantal 30
Klembordenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Afvalgrijpersaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg klimlocatie, klimbegeleiders en verzekering vroeg vast. Controleer uiterlijk enkele weken vooraf hoeveel begeleiders nodig zijn voor de geplande deelnemers en of de verzekering klimmen en overnachten dekt.
Vraag toestemmingsformulieren, medische gegevens en dieetwensen vóór het maken van de groepsindeling op. Plan een vaste sluitingsdatum, bijvoorbeeld 14 dagen voor vertrek, zodat ontbrekende informatie nog kan worden nagevraagd.
Controleer vervoer, route en parkeerplek niet pas op de dag zelf. Rijd de route vooraf na en verstuur ouderinformatie met vertrekpunt, terugkomsttijd, noodnummers en wat deelnemers zelf moeten meenemen.
Tel klimhelmen, klimtuigen, touwen, valbeveiligingslijnen en zekeringsapparaten bij ontvangst na. Controleer ook karabiners en crashpads op volledigheid voordat deelnemers aankomen; een ontbrekend onderdeel kan een klimzone stilleggen.
Maak voor overnachten een aparte uitgifte en controle: per deelnemer een slaapzak, slaapmat en hoofdlamp, plus voldoende tentharingen en verlichting voor gedeelde plekken. Sla eten gekoeld op en houd klim- en kampeermateriaal gescheiden in opbergbakken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een klimkamp organiseren?: Leg de klimlocatie en begeleiders bij voorkeur minimaal 8 tot 12 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen daarna op tijd, zodat je uiterlijk 14 dagen voor vertrek de deelnemerslijst, toestemmingsformulieren en medische gegevens kunt controleren.
Wat moet ik regelen voor de veiligheid tijdens een klimkamp?: Controleer verzekering, begeleiders, klimzones en materiaal vóór de start. Print noodnummers, verzamel medische informatie en inspecteer helmen, klimtuigen, touwen, valbeveiligingslijnen en zekeringsapparaten op volledigheid.
Wanneer moet ik maaltijden en boodschappen voor een klimkamp regelen?: Verzamel dieetwensen vóór je de maaltijden bestelt, bij voorkeur uiterlijk 14 dagen vooraf. Controleer de boodschappenlijst enkele dagen voor vertrek en regel gekoelde opslag zodra het eten binnen is.
Hoe voorkom ik ontbrekend kampeermateriaal bij een klimkamp?: Maak per deelnemer een controle op slaapzak, slaapmat en hoofdlamp en tel gedeeld materiaal apart. Controleer tenten, tentharingen en verlichting uiterlijk één week vooraf en berg alles per categorie op in gelabelde bakken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.