Zo organiseer je een klimkamp zonder last-minute problemen

Begin een klimkamp niet met het verzamelen van materiaal, maar met de klimlocatie, begeleiders en veiligheidsvoorwaarden. Daarna leg je deelnemersinformatie vast, verzamel je toestemmingen en medische gegevens en regel je vervoer, eten en overnachting. Werk naar één controlemoment toe waarop materiaal, route, weersverwachting en noodnummers samenkomen. Vooral ontbrekende formulieren, verkeerd ingedeelde groepen en onvolledig klim- of kampeermateriaal zorgen vlak voor vertrek voor vertraging.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Klimlocatie reserveren
2
Klimbegeleiders vastleggen
3
Verzekering controleren
4
Deelnemerslijst aanmaken
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Toestemmingsformulieren verzamelen
2 personen
8
Medische gegevens verzamelen
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Contactgegevens controleren
11
Deelnemers indelen
2 personen
12
Ouderinformatie versturen
13
Vervoer reserveren
14
Klimmateriaal reserveren
15
Maaltijden bestellen
16
Boodschappenlijst controleren
2 personen
17
Boodschappen doen
3 personen
18
Klimmateriaal ophalen
2 personen
19
Materiaal op volledigheid controleren
2 personen
20
Eten gekoeld opslaan
2 personen
21
Deelnemersmappen samenstellen
2 personen
22
Route en parkeerplek controleren
23
Weersverwachting controleren
24
Noodnummers printen
25
Klimzones inspecteren
2 personen
26
Tenten opzetten
4 personen
27
Slaapplaatsen inrichten
4 personen
28
Ontvangsttafel opstellen
2 personen
29
Tafels en stoelen plaatsen
3 personen
30
Klimmateriaal klaarleggen
3 personen
31
Eet- en drinkpunt inrichten
3 personen
32
Veiligheidsbriefing voorbereiden
2 personen

Event

33
Deelnemers registreren
3 personen
34
Ouders ontvangen
2 personen
35
Bagage naar slaapplaats brengen
3 personen
36
Kennismakingsspel begeleiden
3 personen
37
Veiligheidsregels uitleggen
2 personen
38
Klimmateriaal passend maken
4 personen
39
Klimtechniek demonstreren
3 personen
40
Klimgroepen begeleiden
6 personen
41
Water uitdelen
2 personen
42
Klimmateriaal wisselen
3 personen
43
Hapjes klaarzetten
2 personen
44
Avondmaaltijd bereiden
4 personen
45
Avondmaaltijd serveren
4 personen
46
Dranken bijvullen
2 personen
47
Servies verzamelen
2 personen
48
Avondspel begeleiden
4 personen
49
Kampvuuractiviteit begeleiden
3 personen
50
Avondsnack uitdelen
2 personen
51
Bedtijd begeleiden
4 personen
52
Terreinronde uitvoeren
2 personen

Nazorg

53
Klimmateriaal schoonmaken
3 personen
54
Klimmateriaal inventariseren
2 personen
55
Tenten afbreken
4 personen
56
Slaapplaatsen opruimen
4 personen
57
Servies afwassen
3 personen
58
Afval verzamelen
3 personen
59
Locatie schoonmaken
4 personen
60
Meubilair terugplaatsen
3 personen
61
Geleend materiaal retourneren
2 personen
62
Overgebleven eten opslaan
2 personen
63
Verloren voorwerpen registreren
64
Ouders informeren over spullen
65
Deelnemersgegevens archiveren
66
Facturen en borg afhandelen
67
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 32
Partytentenaantal 2
Opbergbakkenaantal 8

Sportmateriaal

Klimhelmenaantal 28
Klimtuigenaantal 28
Klimtouwenaantal 10
Valbeveiligingslijnenaantal 10
Karabinersaantal 32
zekeringsapparatenaantal 12
Klimzakkenaantal 12
Klimkrijtaantal 12
Crashpadsaantal 6
Pionnenaantal 20
Spelballenaantal 6
Springtouwenaantal 12
Klimmattenaantal 8
Materiaalzeilenaantal 4
Markeerlintaantal 4
Fluitjesaantal 6

Kamperen

Slaaptentenaantal 8
Slaapmattenaantal 28
Slaapzakkenaantal 28
Hoofdlampenaantal 28
Zaklampenaantal 6
Tentharingenaantal 40
Schoenvakkenaantal 28

Servies

Herbruikbare bekersaantal 40
Herbruikbare bordenaantal 40
Herbruikbaar bestekaantal 40
Opscheplepelsaantal 6
Thermoskannenaantal 4

Keuken

Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Pannenaantal 4
Gasbrandersaantal 4
Jerrycansaantal 6

Apparatuur

Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Mobiele telefoonsaantal 4
Powerbanksaantal 6

Verlichting

Lichtslingersaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Reddingsdekensaantal 10
Veiligheidsvestenaantal 8
Zakfluitjesaantal 6

Decoratie

Kampvlaggenaantal 6
Naamstickersaantal 40
Watervaste stiftenaantal 12

Kantoor

Deelnemersmappenaantal 28
Printpapier
Pennenaantal 30
Klembordenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Afvalgrijpersaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de klimlocatie en begeleiders voordat je uitnodigingen verstuurt. Controleer daarbij ook de verzekering en spreek af hoeveel deelnemers elke begeleider veilig kan begeleiden.
Sluit de deelnemersadministratie niet af met alleen namen. Verzamel uiterlijk vóór het indelen van de groepen ook toestemmingsformulieren, medische gegevens, dieetwensen en actuele contactgegevens.
Maak de ouderinformatie praktisch: vermeld vertrektijd, route, parkeerplek, vervoer, maaltijden, overnachting en wat deelnemers zelf nodig hebben. Stuur deze informatie zodra de aanmeldingen zijn verwerkt, niet pas de dag ervoor.
Controleer klimhelmen, klimtuigen, touwen, karabiners en zekeringsapparaten als één complete set. Haal gereserveerd materiaal op tijd op en controleer de volledigheid voordat het wordt ingeladen.
Plan een laatste controle op de dag vóór vertrek: bekijk de weersverwachting, inspecteer de klimzones, print noodnummers en leg eten gekoeld klaar. Controleer ook hoofdlampen, slaapmatten, slaapzakken en tentharingen als het kamp overnacht.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een klimkamp organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken van tevoren met de locatie, klimbegeleiders en verzekering. Houd daarna nog 2 weken over voor toestemmingsformulieren, medische gegevens, vervoer en bestellingen.
Wanneer moet ik deelnemers indelen voor een klimkamp?: Deel deelnemers pas in nadat de aanmeldingen zijn gecontroleerd en alle medische gegevens en toestemmingen binnen zijn. Rond de indeling ongeveer 1 week voor vertrek af, zodat begeleiders de groepen en bijzonderheden kunnen voorbereiden.
Hoe controleer ik of het klimmateriaal compleet is?: Maak per klimzone een afvinklijst en controleer elk onderdeel afzonderlijk, van helm en tuig tot touw, karabiner en zekeringsapparaat. Doe die controle uiterlijk de dag vóór vertrek en nogmaals bij het inladen.
Wat moet ik ouders vóór een klimkamp doorgeven?: Stuur uiterlijk 1 week vooraf de vertrektijd, route, parkeerplek, vervoer, eetmomenten, overnachtingsinformatie en contactgegevens voor noodgevallen. Vraag ontbrekende formulieren of dieetwensen direct na het versturen na, zodat je uiterlijk 3 dagen voor vertrek compleet bent.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.