Zo organiseer je een Klimaatweek zonder last-minute stress

Begin met het programma en thema, voordat je een locatie of sprekers vastlegt. Bepaal daarna datum, ruimte-indeling en publiekscapaciteit, zodat workshops, presentaties en catering logisch samenkomen. Regel techniek, materialen en vrijwilligers ruim vooraf en publiceer het programma zodra tijden en begeleiders definitief zijn. In de laatste week draait het vooral om aanmeldingen, dieetwensen, naamkaartjes, route-informatie en een praktische controle op locatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Programma en thema vaststellen
2 personen
2
Locatie en datum bevestigen
2 personen
3
Vergunningen en meldingen controleren
4
Ruimte-indeling uitwerken
2 personen
5
Sprekers en workshopbegeleiders benaderen
2 personen
6
Programma en tijden publiceren
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Promotieposters ophangen
2 personen
9
Socialmediaberichten plaatsen
10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
11
Dieetwensen verzamelen
12
Vrijwilligers indelen
2 personen
13
Sprekersinformatie verzamelen
14
Workshopmaterialen inkopen
2 personen
15
Catering bestellen
2 personen
16
Techniek en verlichting reserveren
17
Stoelen en tafels reserveren
18
Route- en parkeerinformatie versturen
19
Aanmeldingen en dieetwensen controleren
2 personen
20
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
21
Programmaflyers printen
22
Boodschappen doen
3 personen
23
Dranken koelen
2 personen
24
Groenten en fruit wassen
2 personen
25
Hapjes voorbereiden
4 personen
26
Locatie openen
2 personen
27
Tafels en stoelen plaatsen
6 personen
28
Infostands opstellen
4 personen
29
Workshoptafels inrichten
4 personen
30
Versiering ophangen
3 personen
31
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
32
Presentatie en microfoons testen
2 personen
33
Cateringbuffet inrichten
4 personen
34
Afvalpunten plaatsen
2 personen
35
Registratiebalie klaarzetten
2 personen
36
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

37
Deuren en ontvangst openen
4 personen
38
Bezoekers registreren
3 personen
39
Programmaflyers uitdelen
2 personen
40
Opening verzorgen
2 personen
41
Lezing begeleiden
2 personen
42
Workshop circulair leven begeleiden
3 personen
43
Workshop energiebesparing begeleiden
3 personen
44
Hapjes serveren
4 personen
45
Dranken bijvullen
2 personen
46
Afvalstromen controleren
2 personen
47
Kinderactiviteiten begeleiden
3 personen
48
Panelgesprek begeleiden
3 personen
49
Pauzetafels aanvullen
2 personen
50
Warme maaltijd uitserveren
5 personen
51
Dieetmaaltijden apart uitgeven
2 personen
52
Muziekprogramma starten
2 personen
53
Avondprogramma begeleiden
3 personen
54
Laatste ronde dranken serveren
3 personen
55
Afsluiting verzorgen
2 personen
56
Bezoekers veilig uitgeleiden
3 personen

Nazorg

57
Eten en drank opruimen
4 personen
58
Afval gescheiden verzamelen
3 personen
59
Servies afwassen
4 personen
60
Tafels en stoelen opruimen
6 personen
61
Apparatuur uitschakelen
2 personen
62
Versiering verwijderen
3 personen
63
Locatie schoonmaken
5 personen
64
Gevonden voorwerpen verzamelen
65
Materialen terugbrengen
2 personen
66
Huurmaterialen retourneren
2 personen
67
Restanten opslaan
2 personen
68
Bezoekersbedankje versturen
69
Foto's en materialen archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 120
Buffettafelsaantal 4
Registratiebalie
Statafelsaantal 8
Kapstokkenaantal 3

Apparatuur

Laptopaantal 2
Beamer
Projectiescherm
Speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 8
Oplaadbare batterijenaantal 12
Flip-overbordaantal 3
Fietspompaantal 2
Gereedschapskoffersaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Herbruikbare bordenaantal 150
Herbruikbaar bestekaantal 150
Koffiekopjesaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Thermoskannenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks- en broodmessenaantal 8
Grote mengkommenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 4
Koelboxenaantal 6
Inductiekookplatenaantal 2
Pannenaantal 4
Waterkannenaantal 10

Decoratie

Infobordenaantal 10
Menubordenaantal 4
Stoffen tafelkledenaantal 12
Plantenaantal 12
Herbruikbare vlaggenlijnenaantal 6
Naamkaartjeshoudersaantal 120

Verlichting

Ledlampenaantal 10
Lichtslingersaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Scheidingsbakkenaantal 4
Bezem en blikaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Leg programma, thema en doelgroep eerst vast. Plan per onderdeel een begin- en eindtijd en reserveer extra wisseltijd tussen presentaties en workshops; zonder die buffer loopt een Klimaatweek snel uit.
Controleer vergunningen en meldingen direct na het bevestigen van locatie en datum. Doe dit niet pas wanneer posters al hangen, want eisen rond techniek, bezoekersstromen of buitenactiviteiten kunnen je indeling wijzigen.
Benader sprekers en workshopbegeleiders vroeg en verzamel hun informatie uiterlijk twee weken vooraf. Vraag meteen om presentaties, benodigdheden en dieetwensen, zodat je laptop, beamer, flip-overbord en workshopmaterialen kunt testen.
Maak aanmeldingen bruikbaar voor de uitvoering. Sluit de registratie enkele dagen voor de start af, controleer aantallen en dieetwensen, en maak naamkaartjes, programmaflyers en route-informatie voordat de opbouw begint.
Plan een technische en logistieke proef op de dag vóór de opening. Test microfoons, speakers, projectiescherm, verlengkabels en stekkerdozen; zet ook registratiebalie, buffettafels, herbruikbaar servies en koelboxen klaar voordat bezoekers arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een Klimaatweek organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met thema, programma, locatie en sprekers. Gebruik de laatste 2 weken voor promotie, aanmeldingen, catering, materialen en technische bevestigingen.
Wanneer moet je de sprekers voor een Klimaatweek benaderen?: Benader sprekers zodra datum, thema en locatie voorlopig vaststaan, idealiter 8 weken vooraf. Verzamel presentaties, bio’s en technische wensen uiterlijk 2 weken voor het evenement.
Wanneer bestel je catering voor een Klimaatweek?: Bestel catering zodra je een betrouwbare inschatting hebt, meestal 1 tot 2 weken vooraf. Controleer de aanmeldingen en dieetwensen opnieuw 3 tot 5 dagen voor de start en geef die wijzigingen door.
Wat moet je de dag voor een Klimaatweek controleren?: Controleer de ruimte-indeling, stoelen, tafels, registratiebalie en bewegwijzering. Test daarnaast alle techniek, koel dranken, leg materialen klaar en houd een actuele lijst met aanmeldingen en dieetwensen bij.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.