Organiser une Semaine du climat sans rien oublier

Une Semaine du climat combine généralement conférences, ateliers pratiques et temps d’échange. Commencez par fixer le thème, le programme, le lieu et la date avant de contacter les intervenants ou d’ouvrir les inscriptions. Prévoyez ensuite l’aménagement des espaces, le matériel technique, les besoins alimentaires et la répartition des bénévoles. Les oublis les plus fréquents concernent les autorisations, les horaires réellement nécessaires au montage et les informations d’accès envoyées trop tard.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir le programme et le thème
2 personnes
2
Confirmer le lieu et la date
2 personnes
3
Vérifier les autorisations et les déclarations
4
Établir l'agencement de l'espace
2 personnes
5
Contacter les intervenants et les animateurs d’atelier
2 personnes
6
Publier le programme et les horaires
2 personnes
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Accrocher les affiches promotionnelles
2 personnes
9
Publier des messages sur les réseaux sociaux
10
Traiter les inscriptions
2 personnes
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Répartir les bénévoles
2 personnes
13
Rassembler les informations sur les intervenants
14
Acheter le matériel d’atelier
2 personnes
15
Commander le catering
2 personnes
16
Réserver la technique et l'éclairage
17
Réserver des chaises et des tables
18
Envoyer les informations d’itinéraire et de parking
19
Vérifier les inscriptions et les besoins alimentaires
2 personnes
20
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
21
Imprimer les flyers du programme
22
Faire les courses
3 personnes
23
Refroidir les boissons
2 personnes
24
Laver les légumes et les fruits
2 personnes
25
Préparer les en-cas
4 personnes
26
Ouvrir le lieu
2 personnes
27
Installer les tables et les chaises
6 personnes
28
Installer les stands d'information
4 personnes
29
Installer les tables d'atelier
4 personnes
30
Suspendre la décoration
3 personnes
31
Raccorder la sonorisation
2 personnes
32
Tester la présentation et les micros
2 personnes
33
Mettre en place le buffet traiteur
4 personnes
34
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
35
Installer le comptoir d'inscription
2 personnes
36
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

37
Ouvrir les portes et l’accueil
4 personnes
38
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
39
Distribuer les flyers du programme
2 personnes
40
Assurer l’ouverture
2 personnes
41
Animer la conférence
2 personnes
42
Animer l'atelier sur la vie circulaire
3 personnes
43
Animer l'atelier sur les économies d'énergie
3 personnes
44
Servir des amuse-bouches
4 personnes
45
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
46
Contrôler les flux de déchets
2 personnes
47
Encadrer les activités pour enfants
3 personnes
48
Animer le débat
3 personnes
49
Réapprovisionner les tables de pause
2 personnes
50
Servir le repas chaud
5 personnes
51
Distribuer séparément les repas spéciaux
2 personnes
52
Lancer le programme musical
2 personnes
53
Encadrer le programme du soir
3 personnes
54
Servir le dernier tour de boissons
3 personnes
55
Assurer la clôture
2 personnes
56
Accompagner les visiteurs en toute sécurité à la sortie
3 personnes

Suivi

57
Ranger la nourriture et les boissons
4 personnes
58
Collecter les déchets séparément
3 personnes
59
Faire la vaisselle
4 personnes
60
Ranger les tables et les chaises
6 personnes
61
Éteindre l’équipement
2 personnes
62
Retirer la décoration
3 personnes
63
Nettoyer le lieu
5 personnes
64
Rassembler les objets trouvés
65
Rapporter le matériel
2 personnes
66
Retourner les matériels de location
2 personnes
67
Ranger les restes
2 personnes
68
Envoyer un message de remerciement aux visiteurs
69
Archiver les photos et les matériels

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 120
Tables de buffetqté 4
Comptoir d'inscription
Tables hautesqté 8
Porte-manteauxqté 3

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Haut-parleursqté 2
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 8
Piles rechargeablesqté 12
Panneau de paperboardqté 3
Pompe à véloqté 2
Boîtes à outilsqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettes réutilisablesqté 150
Couverts réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Thermosqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 8
Grands saladiersqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 4
Glacièresqté 6
Plaques à inductionqté 2
Casserolesqté 4
Carafes d’eauqté 10

Décoration

Panneaux d’informationqté 10
Panneaux de menuqté 4
Nappes en tissuqté 12
Plantesqté 12
Guirlandes réutilisablesqté 6
Porte-nomsqté 120

Éclairage

Lampes LEDqté 10
Guirlandes lumineusesqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 8
Bacs de triqté 4
Balai et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyage réutilisablesqté 20

Catering

Courses

Conseils

Bloquez d’abord le programme et les horaires, puis confirmez le lieu et la date. Gardez au moins 2 à 3 semaines entre l’ouverture des inscriptions et l’événement pour traiter les réponses et les besoins alimentaires.
Vérifiez les autorisations et déclarations dès que le lieu est confirmé. Pour une projection ou une prise de parole, testez l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’écran, les haut-parleurs et les microphones au moins 2 heures avant l’accueil.
Dessinez l’agencement de chaque espace avant de réserver le mobilier. Prévoyez notamment une zone d’inscription, des tables d’atelier, des chaises, un espace buffet et des porte-manteaux, puis gardez un passage libre d’au moins 1 mètre.
Demandez les informations alimentaires au moment de l’inscription et relancez les personnes qui n’ont pas répondu 7 jours avant. Achetez ensuite les ingrédients, lavez les fruits et légumes et préparez les en-cas le jour même ou la veille selon leur conservation.
Envoyez l’itinéraire, les possibilités de stationnement et les horaires détaillés 3 à 5 jours avant. Préparez les badges, les flyers du programme et les piles rechargeables avant l’arrivée du public afin de ne pas mobiliser l’équipe d’accueil au dernier moment.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une Semaine du climat ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de confirmer le lieu, les autorisations, les intervenants, le catering, la technique et les inscriptions sans tout finaliser dans les derniers jours.
Quand ouvrir les inscriptions pour une Semaine du climat ?: Ouvrez-les au moins 2 à 3 semaines avant le début de l’événement. Demandez dès l’inscription les besoins alimentaires et, si nécessaire, les contraintes d’accès ou de participation aux ateliers.
Quand faut-il tester le matériel audiovisuel ?: Faites un test complet au moins 2 heures avant l’accueil du public, avec l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’écran, les haut-parleurs et les microphones. Vérifiez aussi les rallonges, les multiprises et les piles de rechange.
Quand envoyer les informations pratiques aux participants ?: Envoyez l’itinéraire, le stationnement, les horaires et les consignes 3 à 5 jours avant. Une courte relance la veille aide à limiter les retards et les questions à l’accueil.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.