Eine Klimawoche Schritt für Schritt organisieren

Eine Klimawoche besteht meist aus mehreren Programmpunkten, Workshops und Gesprächen – deshalb brauchst du früh eine klare Reihenfolge. Lege zuerst Thema, Zeitraum und Veranstaltungsort fest, bevor du Referenten, Workshops und Technik anfragst. Danach folgen Genehmigungen, Raumplanung, Anmeldung und Öffentlichkeitsarbeit. Plane außerdem Helfer, Catering und wiederverwendbares Geschirr ein: Gerade Kühlung, Mikrofone, Projektor und Workshopmaterialien werden häufig zu spät geprüft.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Programm und Thema festlegen
2 Personen
2
Ort und Datum bestätigen
2 Personen
3
Genehmigungen und Meldungen prüfen
4
Raumaufteilung ausarbeiten
2 Personen
5
Referenten und Workshopleiter ansprechen
2 Personen
6
Programm und Zeiten veröffentlichen
2 Personen
7
Einladungen verschicken
2 Personen
8
Werbeplakate aufhängen
2 Personen
9
Social-Media-Beiträge posten
10
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
11
Ernährungswünsche erfassen
12
Freiwillige einteilen
2 Personen
13
Sprecherinformationen sammeln
14
Workshopmaterialien beschaffen
2 Personen
15
Catering bestellen
2 Personen
16
Technik und Beleuchtung reservieren
17
Stühle und Tische reservieren
18
Routen- und Parkinformationen versenden
19
Anmeldungen und Ernährungswünsche überprüfen
2 Personen
20
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
21
Programmflyer drucken
22
Einkaufen gehen
3 Personen
23
Getränke kühlen
2 Personen
24
Gemüse und Obst waschen
2 Personen
25
Snacks vorbereiten
4 Personen
26
Location öffnen
2 Personen
27
Tische und Stühle aufstellen
6 Personen
28
Infostände aufstellen
4 Personen
29
Workshop-Tische einrichten
4 Personen
30
Dekoration aufhängen
3 Personen
31
Musikanlage anschließen
2 Personen
32
Präsentation und Mikrofone testen
2 Personen
33
Cateringbuffet einrichten
4 Personen
34
Müllstationen aufstellen
2 Personen
35
Registrierungstheke vorbereiten
2 Personen
36
Freiwillige einweisen
3 Personen

Event

37
Türen und Empfang öffnen
4 Personen
38
Besucher registrieren
3 Personen
39
Programmflyer verteilen
2 Personen
40
Eröffnung betreuen
2 Personen
41
Vortrag begleiten
2 Personen
42
Workshop zu zirkulärem Leben begleiten
3 Personen
43
Workshop zur Energieeinsparung leiten
3 Personen
44
Snacks servieren
4 Personen
45
Getränke nachfüllen
2 Personen
46
Abfallströme überprüfen
2 Personen
47
Kinderaktivitäten betreuen
3 Personen
48
Podiumsgespräch begleiten
3 Personen
49
Pausentische auffüllen
2 Personen
50
Warme Mahlzeit ausgeben
5 Personen
51
Diätmahlzeiten separat ausgeben
2 Personen
52
Musikprogramm starten
2 Personen
53
Abendprogramm betreuen
3 Personen
54
Letzte Runde Getränke servieren
3 Personen
55
Abschluss organisieren
2 Personen
56
Besucher sicher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

57
Essen und Getränke aufräumen
4 Personen
58
Abfall getrennt sammeln
3 Personen
59
Geschirr abwaschen
4 Personen
60
Tische und Stühle aufräumen
6 Personen
61
Geräte ausschalten
2 Personen
62
Dekoration entfernen
3 Personen
63
Location reinigen
5 Personen
64
Fundsachen sammeln
65
Materialien zurückbringen
2 Personen
66
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
67
Reste einlagern
2 Personen
68
Dankeschön an Besucher senden
69
Fotos und Materialien archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 12
KlappstühleAnz. 120
BuffetischeAnz. 4
Registrierungstheke
StehtischeAnz. 8
KleiderständerAnz. 3

Ausstattung

LaptopAnz. 2
Beamer
Projektionsleinwand
LautsprecherAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 8
Wiederaufladbare BatterienAnz. 12
FlipchartAnz. 3
FahrradpumpeAnz. 2
WerkzeugkofferAnz. 2

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 150
Mehrweg-TellerAnz. 150
Wiederverwendbares BesteckAnz. 150
KaffeetassenAnz. 100
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 8

Küche

SchneidebretterAnz. 6
Koch- und BrotmesserAnz. 8
Große RührschüsselnAnz. 6
WarmhaltebehälterAnz. 4
KühlboxenAnz. 6
InduktionskochplattenAnz. 2
PfannenAnz. 4
WasserkannenAnz. 10

Dekoration

InfotafelnAnz. 10
MenükartenAnz. 4
StofftischdeckenAnz. 12
PflanzenAnz. 12
Wiederverwendbare WimpelkettenAnz. 6
NamensschildhalterAnz. 120

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 10
LichterkettenAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
TrennbehälterAnz. 4
Besen und KehrblechAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
Wiederverwendbare ReinigungstücherAnz. 20

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Programm und Zeiten fest, bevor du Einladungen und Plakate veröffentlichst. Für jeden Workshop solltest du zusätzlich Raum, maximale Gruppengröße und benötigte Materialien notieren.
Kläre Genehmigungen und Meldungen direkt nach der Bestätigung von Ort und Datum. Rechne für Rückfragen und fehlende Unterlagen mindestens zwei bis drei Wochen Puffer ein.
Plane die Räume nach dem Ablauf: Für Registrierung, Vorträge und Workshops brauchst du unterschiedliche Bereiche. Prüfe dabei, ob Beamer, Leinwand, Lautsprecher und Funkmikrofone am jeweiligen Platz funktionieren.
Sammle bei der Anmeldung Ernährungswünsche und Anreiseinformationen. Verschicke Routen- und Parkhinweise spätestens drei Tage vor Beginn und teile Freiwillige für Registrierung, Technik und Wegeleitung ein.
Bereite die Verpflegung am Vortag so weit wie möglich vor: Getränke kühlen, Gemüse und Obst waschen und Snacks portionieren. Kontrolliere am Veranstaltungstag außerdem Mehrwegbecher, Teller, Besteck, Thermoskannen und Kühlboxen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Klimawoche organisieren?: Beginne idealerweise acht bis zwölf Wochen vorher. So bleibt genug Zeit, um Ort und Datum zu bestätigen, Genehmigungen zu prüfen, Referenten anzusprechen und Technik sowie Mobiliar zu reservieren.
Wie plant man das Programm einer Klimawoche?: Lege zuerst ein zentrales Thema und die Zielgruppe fest. Teile anschließend die Woche in Vorträge, Workshops und Gesprächsformate und plane pro Programmpunkt zusätzlich 15 Minuten Wechsel- oder Pufferzeit ein.
Wann sollte man Referenten für eine Klimawoche anfragen?: Frag Referenten und Workshopleiter sechs bis acht Wochen vor Beginn an. Bitte zugleich um Titel, Kurzbeschreibung, technische Anforderungen und Informationen, die du für Programm und Veröffentlichung brauchst.
Was muss man bei der Technik einer Klimawoche prüfen?: Teste Laptop, Beamer, Leinwand, Lautsprecher und Mikrofone spätestens am Vortag im vorgesehenen Raum. Halte außerdem Verlängerungskabel, Ersatzbatterien und einen Werkzeugkoffer bereit, damit kleine Ausfälle nicht den Ablauf stoppen.

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