Zo organiseer je een klimaatmars

Begin met de route en startlocatie; die bepalen vrijwel alles wat daarna nodig is. Regel vervolgens de vergunning, informeer politie en hulpdiensten en werk het verkeers- en veiligheidsplan uit. Pas daarna werf je vrijwilligers, open je de aanmeldingen en bevestig je sprekers, geluid en reserveringen. In de laatste week draait het om briefings, drukwerk, materiaalcontrole en een laatste wandeling over de route.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en startlocatie vastleggen
3 personen
2
Vergunning aanvragen
2 personen
3
Politie en hulpdiensten informeren
2 personen
4
Verkeersplan uitwerken
3 personen
5
Veiligheidsplan opstellen
3 personen
6
Vrijwilligers werven
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldformulier openen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Sprekers bevestigen
2 personen
12
Muziek- en geluidsplan maken
2 personen
13
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
14
Briefing voor verkeersbegeleiders maken
2 personen
15
Briefing voor publieksbegeleiders maken
2 personen
16
Reserveringen bevestigen
17
Drukwerk ontwerpen
2 personen
18
Drukwerk laten maken
19
Socialmediaberichten plaatsen
2 personen
20
Boodschappenlijst controleren
2 personen
21
Boodschappen doen
3 personen
22
Materialen controleren
3 personen
23
Batterijen opladen
2 personen
24
Tassen en materialen labelen
3 personen
25
Route nalopen
3 personen
26
Weersverwachting controleren
27
Noodcontacten verspreiden
2 personen
28
Materialen naar locatie brengen
5 personen

Event

29
Infopunt opbouwen
4 personen
30
Tafels opstellen
4 personen
31
Partytenten opzetten
6 personen
32
Geluidsapparatuur aansluiten
3 personen
33
Spandoeken ophangen
4 personen
34
Routeborden plaatsen
4 personen
35
Afzethekken plaatsen
4 personen
36
Dranken koud zetten
3 personen
37
Koffie- en theepunt inrichten
3 personen
38
Hapjes klaarzetten
4 personen
39
Inschrijftafel inrichten
2 personen
40
Vrijwilligers aanmelden
2 personen
41
Vrijwilligersbriefing geven
3 personen
42
Verkeersbegeleiders positioneren
8 personen
43
Publieksbegeleiders positioneren
6 personen
44
Aanmeldingen registreren
4 personen
45
Welkomstmuziek starten
2 personen
46
Opening aankondigen
2 personen
47
Deelnemers instrueren
6 personen
48
Klimaatmars begeleiden
12 personen
49
Verkeersposten bemensen
8 personen
50
Water uitdelen
4 personen
51
Dranken bijvullen
3 personen
52
Hapjes serveren
4 personen
53
Sprekers begeleiden
2 personen
54
Podiumprogramma begeleiden
3 personen
55
Geluidsniveau controleren
2 personen
56
Afval gescheiden inzamelen
4 personen
57
Deelnemers informeren
4 personen
58
Laatste programmaonderdeel aankondigen
2 personen
59
Afscheid en bedankwoord geven
2 personen
60
Deelnemers veilig uitgeleiden
8 personen

Nazorg

61
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
62
Materialen van route ophalen
6 personen
63
Afzethekken verwijderen
4 personen
64
Tafels en tenten afbreken
6 personen
65
Servies afwassen
3 personen
66
Afval verzamelen
5 personen
67
Locatie schoonmaken
5 personen
68
Materialen terugbrengen
4 personen
69
Overgebleven eten koelen
2 personen
70
Boodschappenvoorraad tellen
2 personen
71
Huurmaterialen retourneren
2 personen
72
Gevonden voorwerpen afhandelen
2 personen
73
Bedankbericht versturen
2 personen
74
Vergunningstukken archiveren
75
Schade en meldingen registreren
2 personen
76
Borg en facturen afhandelen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 20
Afzethekkenaantal 30
Kledingrekkenaantal 2
Opbergkrattenaantal 12

Apparatuur

Accuspeakersaantal 3
Draadloze microfoonsaantal 3
Mengpaneel
Megafoonsaantal 6
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 8
Portofoonsaantal 12
Oplaadstationsaantal 3

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 6

Decoratie

Spandoekenaantal 8
Vlaggenaantal 20
Vlaggenstokkenaantal 20
Pijlbordenaantal 20
Krijtbordenaantal 6
Stoepkrijtaantal 12
Touwrollenaantal 6
Tie-wrapsaantal 500
Ducttapeaantal 12
Bamboestokkenaantal 100

Drukwerk

Routekaartenaantal 500
Programmaflyersaantal 500
Informatiefoldersaantal 1000
Vrijwilligersbadgesaantal 50
Pijletikettenaantal 40

Servies

Herbruikbare bekersaantal 600
Bordenaantal 400
Besteksetsaantal 400
Koffiekopjesaantal 100
Schenk kannenaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 8
Thermoskannenaantal 8
Snijplankenaantal 6
Koks- en broodmessenaantal 8
Opslagbakkenaantal 20
Serveerschalenaantal 20
Serveerbestekaantal 20
Waterkannenaantal 12
Maatbekersaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalgrijpersaantal 8
Emmersaantal 8
Bezemsetsaantal 6
Dweilenaantal 6
Handschoenenaantal 40

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de route vast voordat je communicatie maakt. Noteer start- en eindpunt, verzamelplaatsen, kruisingen en plekken voor afzethekken, pijlborden en publieksbegeleiders.
Dien de vergunning ruim vóór de mars in en laat politie en hulpdiensten hetzelfde verkeers- en veiligheidsplan ontvangen. Wacht niet tot de laatste week: aanpassingen aan de route kunnen nieuwe afstemming vereisen.
Maak per vrijwilliger een concrete post en tijdstip. Geef verkeersbegeleiders en publieksbegeleiders een aparte briefing met portofoonafspraken, noodnummers en de procedure bij een blokkade of incident.
Test geluid en stroom uiterlijk één dag vooraf. Laad accuspeakers, microfoons, portofoons en powerbanks op, controleer verlengsnoeren en stekkerdozen en neem batterijlantaarns mee als de afbouw in het donker valt.
Loop de route in de laatste week volledig na en controleer onderweg de routekaarten, vlaggen, spandoeken en pijlborden. Label tassen en opbergkratten per post, zodat vrijwilligers op de dag zelf niet hoeven te zoeken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een klimaatmars organiseren?: Begin bij voorkeur minimaal 8 tot 12 weken vooraf. Gebruik de eerste weken voor route, vergunning, verkeersplan en veiligheid; plan daarna vrijwilligers, sprekers, communicatie en materialen.
Wanneer vraag je een vergunning voor een klimaatmars aan?: Vraag de vergunning zo vroeg mogelijk aan, bij voorkeur 8 tot 12 weken voor de mars. Controleer bij de gemeente welke termijn geldt en stuur het verkeers- en veiligheidsplan mee zodra dat inhoudelijk klaar is.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een klimaatmars?: Maak eerst een bezetting per kruising, startpunt, eindpunt, publiekszone en communicatietaak. Reken daarnaast op minimaal 10 tot 15 procent reserve, zodat uitval op de dag zelf geen gat in de begeleiding veroorzaakt.
Wanneer moet je het geluid en de materialen testen?: Test alle apparatuur uiterlijk één dag vooraf en doe op de marsdag nog een korte controle vóór de deelnemers arriveren. Laad accu’s en powerbanks volledig op en controleer microfoons, portofoons, kabels en verlichting.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.