Zo organiseer je een klimaatfilmavond

Een klimaatfilmavond staat of valt met drie dingen: een passend filmprogramma, tijdig geregelde filmrechten en techniek die vooraf is getest. Begin met de locatie en het programma, werk daarna aan uitnodigingen en aanmeldingen. Pas als je weet hoeveel mensen komen, leg je catering en zaalindeling definitief vast. Op de dag zelf heb je vooral baat bij een kort draaiboek, duidelijke bewegwijzering en een technische controle voordat de eerste bezoeker binnenkomt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Filmprogramma samenstellen
2 personen
2
Filmlocatie reserveren
3
Filmrechten aanvragen
4
Techniek reserveren
5
Aanmeldformulier maken
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Promotie online plaatsen
8
Posters verspreiden
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
10
Dieetwensen verzamelen
11
Aanmeldingen bevestigen
12
Programma definitief maken
2 personen
13
Catering bestellen
14
Techniek testen
2 personen
15
Filmbestanden controleren
16
Presentatietekst voorbereiden
17
Draaiboek afdrukken
18
Bewegwijzering afdrukken
19
Boodschappen doen
2 personen
20
Koelwaren koelen
2 personen
21
Cateringportioneren
2 personen
22
Materialen verzamelen
2 personen

Event

23
Locatie openen
2 personen
24
Techniek uitladen
3 personen
25
Zaalindeling uitzetten
2 personen
26
Tafels opstellen
3 personen
27
Stoelen opstellen
4 personen
28
Projectiescherm opbouwen
2 personen
29
Projector aansluiten
2 personen
30
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
31
Verlichting instellen
2 personen
32
Kabels veilig afplakken
2 personen
33
Informatietafel inrichten
2 personen
34
Registratietafel inrichten
2 personen
35
Cateringbuffet inrichten
3 personen
36
Dranken koud zetten
2 personen
37
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
38
Naambadges klaarleggen
39
Welkomstteam briefen
2 personen
40
Technische eindtest uitvoeren
2 personen
41
Bezoekers ontvangen
3 personen
42
Aanmeldingen afvinken
2 personen
43
Dranken en hapjes serveren
4 personen
44
Dranken bijvullen
2 personen
45
Hapjes bijvullen
2 personen
46
Welkomstwoord verzorgen
47
Film starten
48
Filmvertoning bedienen
2 personen
49
Pauze aankondigen
50
Pauzebuffet aanvullen
3 personen
51
Vragen verzamelen
52
Nagesprek begeleiden
2 personen
53
Actiematerialen uitdelen
2 personen
54
Laatste vragen beantwoorden
2 personen
55
Bezoekers uitzwaaien
3 personen
56
Verloren voorwerpen verzamelen

Nazorg

57
Catering opruimen
3 personen
58
Servies afwassen
3 personen
59
Afval sorteren
2 personen
60
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
61
Techniek uitschakelen
2 personen
62
Techniek inpakken
3 personen
63
Zaal schoonmaken
3 personen
64
Toiletten controleren
65
Locatie afsluiten
2 personen
66
Materialen retourneren
2 personen
67
Restanten opbergen
2 personen
68
Geleende spullen terugbrengen
2 personen
69
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 85
Tafelsaantal 8
Registratietafel
Informatietafel
Krukkenaantal 4

Apparatuur

Projector
Projectiescherm
Laptopsaantal 2
HDMI-kabelsaantal 3
HDMI-adaptersaantal 3
Speakersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Kabelhaspelsaantal 2
Powerbanksaantal 2

Verlichting

LED-lampenaantal 6
Sfeerverlichtingaantal 4
Zaklampenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Herbruikbare bordenaantal 100
Herbruikbaar bestekaantal 100
Koffiekopjesaantal 40
Theeglazenaantal 40
Serveerschalenaantal 10
Schenk kannenaantal 6
Thermoskannenaantal 4

Keuken

Koelboxenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 2
Serveerlepelsaantal 6

Decoratie

Postersaantal 12
Tafelkledenaantal 8
Naamstickersaantal 100
Pennenaantal 20
Informatiefoldersaantal 100
Actiekaartenaantal 100
Flip-over
Flip-overvellenaantal 30
Markeerstiftenaantal 12
Plakbandaantal 6
Papiertapeaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Stoffer en blikaantal 2
Bezemaantal 2
Dweilaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 12
Afwasborstelsaantal 3
Handzeepdispensersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de filmrechten meteen nadat je het programma hebt samengesteld. Houd minimaal 4 tot 6 weken aan voor aanvraag, bevestiging en eventuele aanpassingen; zonder toestemming kun je de vertoning niet veilig aankondigen.
Test projector, scherm, laptop, HDMI-kabels, adapters, speakers en microfoons minstens 7 dagen vooraf met precies de bestanden die je wilt afspelen. Controleer ook het geluid op de achterste rij en neem reserve-adapters mee.
Sluit de aanmeldingen uiterlijk 3 tot 5 dagen voor de avond af. Verwerk dan dieetwensen, bevestig het definitieve programma en bestel catering op basis van het werkelijke aantal deelnemers, met hooguit 5 tot 10 procent extra.
Zet de zaalindeling niet pas bij binnenkomst uit. Reserveer ruimte voor een registratietafel, informatietafel, projectiescherm en kabels; plak kabels vast en houd looppaden vrij voordat de techniek wordt uitgeladen.
Maak voor de ontvangst een taakverdeling met minstens één persoon bij de registratie en één persoon voor techniek. Leg draaiboek, bewegwijzering, powerbanks, zaklampen en verlichting klaar voordat de locatie opengaat.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een klimaatfilmavond organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Filmrechten, locatie en techniek kosten meestal de meeste tijd; uitnodigingen kunnen daarna nog 3 tot 4 weken voor de avond worden verstuurd.
Wanneer moet ik filmrechten aanvragen voor een klimaatfilmavond?: Vraag de rechten aan zodra je de titels en datum hebt gekozen, idealiter 4 tot 6 weken vooraf. Wacht niet tot het programma definitief is als een bevestiging van de rechthebbende nodig is voor je promotie.
Hoeveel catering moet ik bestellen voor een klimaatfilmavond?: Bestel na het sluiten van de aanmeldingen, 3 tot 5 dagen vooraf. Reken per bezoeker op één portie en voeg 5 tot 10 procent extra toe; verwerk dieetwensen apart zodat je niet op de avond zelf hoeft bij te bestellen.
Wanneer moet ik de techniek testen voor een filmavond?: Doe een volledige test 7 dagen vooraf en een korte controle op de dag zelf. Speel alle filmbestanden af, controleer beeld en geluid en test elke HDMI-adapter, microfoon en speaker die je daadwerkelijk gebruikt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.