Klimafilmabend organisieren – vom Filmprogramm bis zum Einlass
Ein Klimafilmabend braucht mehr Vorbereitung als nur eine Leinwand und einen passenden Film. Zuerst stellst du das Programm zusammen, reservierst den Ort und beantragst die Filmrechte. Danach folgen Anmeldung, Werbung und die genaue Planung von Technik, Raum und Verpflegung. Plane spätestens am Vortag einen vollständigen Techniktest ein: HDMI-Adapter, Ton, Filmdateien und Präsentation müssen zusammen funktionieren.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Filmprogramm zusammenstellen
2 Personen
- 2
Filmlocation reservieren
- 3
Filmrechte beantragen
- 4
Technik reservieren
- 5
Anmeldeformular erstellen
- 6
Einladungen verschicken
2 Personen
- 7
Werbung online stellen
- 8
Poster verteilen
2 Personen
- 9
Anmeldungen bearbeiten
- 10
Ernährungswünsche erfassen
- 11
Anmeldungen bestätigen
- 12
Programm finalisieren
2 Personen
- 13
Catering bestellen
- 14
Technik testen
2 Personen
- 15
Filmdateien überprüfen
- 16
Präsentationstext vorbereiten
- 17
Drehbuch ausdrucken
- 18
Beschilderung drucken
- 19
Einkaufen gehen
2 Personen
- 20
Kühlwaren kühlen
2 Personen
- 21
Catering portionieren
2 Personen
- 22
Materialien zusammenstellen
2 Personen
Event
- 23
Location öffnen
2 Personen
- 24
Technik ausladen
3 Personen
- 25
Raumaufteilung aufbauen
2 Personen
- 26
Tische aufstellen
3 Personen
- 27
Stühle aufstellen
4 Personen
- 28
Projektionsleinwand aufbauen
2 Personen
- 29
Projektor anschließen
2 Personen
- 30
Musikanlage anschließen
2 Personen
- 31
Beleuchtung einrichten
2 Personen
- 32
Kabel sicher abkleben
2 Personen
- 33
Infotisch einrichten
2 Personen
- 34
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
- 35
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
- 36
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 37
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
- 38
Namensschilder bereitlegen
- 39
Begrüßungsteam einweisen
2 Personen
- 40
Technischen Abschlusstest durchführen
2 Personen
- 41
Besucher empfangen
3 Personen
- 42
Anmeldungen abhaken
2 Personen
- 43
Getränke und Snacks servieren
4 Personen
- 44
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 45
Snacks nachfüllen
2 Personen
- 46
Begrüßungswort übernehmen
- 47
Film starten
- 48
Filmvorführung bedienen
2 Personen
- 49
Pause ankündigen
- 50
Pausebuffet auffüllen
3 Personen
- 51
Fragen sammeln
- 52
Nachgespräch moderieren
2 Personen
- 53
Aktionsmaterialien verteilen
2 Personen
- 54
Letzte Fragen beantworten
2 Personen
- 55
Besucher verabschieden
3 Personen
- 56
Fundsachen sammeln
Nachbereitung
- 57
Catering aufräumen
3 Personen
- 58
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 59
Abfall trennen
2 Personen
- 60
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 61
Technik ausschalten
2 Personen
- 62
Technik einpacken
3 Personen
- 63
Saal reinigen
3 Personen
- 64
Toiletten kontrollieren
- 65
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
- 66
Materialien zurückgeben
2 Personen
- 67
Reste verstauen
2 Personen
- 68
Geliehene Sachen zurückbringen
2 Personen
- 69
Dankesnachricht versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 85
- TischeAnz. 8
- Registrierungstisch
- Infotisch
- HockerAnz. 4
Ausstattung
- Projektor
- Projektionsleinwand
- LaptopsAnz. 2
- HDMI-KabelAnz. 3
- HDMI-AdapterAnz. 3
- LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- MikrofoneAnz. 2
- MikrofonständerAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- KabeltrommelnAnz. 2
- PowerbanksAnz. 2
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 6
- StimmungsbeleuchtungAnz. 4
- TaschenlampenAnz. 4
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 100
- Mehrweg-TellerAnz. 100
- Wiederverwendbares BesteckAnz. 100
- KaffeetassenAnz. 40
- TeegläserAnz. 40
- ServierschalenAnz. 10
- AusgießkannenAnz. 6
- ThermoskannenAnz. 4
Küche
- KühlboxenAnz. 4
- WasserkocherAnz. 2
- KaffeemaschinenAnz. 2
- SchneidebretterAnz. 3
- BrotmesserAnz. 2
- ServierlöffelAnz. 6
Dekoration
- PosterAnz. 12
- TischdeckenAnz. 8
- NamensaufkleberAnz. 100
- StifteAnz. 20
- InformationsbroschürenAnz. 100
- AktionskartenAnz. 100
- Flipchart
- FlipchartblätterAnz. 30
- MarkerAnz. 12
- KlebebandAnz. 6
- PapierklebebandAnz. 6
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- BesenAnz. 2
- WischmoppAnz. 2
- EimerAnz. 2
- PutzlappenAnz. 12
- SpülbürstenAnz. 3
- HandseifenspenderAnz. 3
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege das Filmprogramm fest, bevor du Einladungen verschickst. Kläre die Filmrechte mehrere Wochen vorher, damit du bei fehlenden Genehmigungen noch umplanen kannst.
- Reserviere die Technik nicht nur nach Geräten, sondern nach Anschlüssen: Projektor, Leinwand, Laptop, HDMI-Kabel, Adapter, Lautsprecher und Mischpult müssen miteinander kompatibel sein.
- Schließe die Anmeldung einige Tage vor dem Abend und frage dabei Ernährungswünsche ab. So kannst du die Catering-Menge, Portionen und Servierschalen anhand der tatsächlichen Personenzahl vorbereiten.
- Teste am Vortag jede Filmdatei vollständig und prüfe Bild, Ton und Untertitel. Öffne die Dateien nicht zum ersten Mal vor Publikum; unterschiedliche Laptop- oder Adapterformate verursachen häufig Verzögerungen.
- Plane am Veranstaltungstag feste Aufbauzeiten ein: mindestens 60 Minuten für Raumaufteilung und Technik, anschließend Zeit für Registrierungstisch, Beschilderung, Beleuchtung und das Kühlen der Getränke.
Häufige Fragen
- Wie früh muss ich einen Klimafilmabend organisieren?
- Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher. In diesem Zeitraum kannst du die Filmauswahl, Location, Filmrechte, Technik und Einladungen klären, ohne bei einem Problem den gesamten Ablauf ändern zu müssen.
- Wann sollte ich die Filmrechte beantragen?
- Beantrage die Rechte direkt nach der Programmauswahl, spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Termin. Warte mit der öffentlichen Bewerbung, bis geklärt ist, dass die geplanten Filme gezeigt werden dürfen.
- Wie viel Zeit brauche ich für den Aufbau und Techniktest?
- Plane mindestens 90 Minuten vor dem Einlass ein: etwa 60 Minuten für Raum und Technik und weitere 30 Minuten für einen vollständigen Test der Filmdateien, Präsentation und Mikrofone.
- Wann soll ich Catering und Getränke bestellen?
- Bestelle das Catering nach Anmeldeschluss, meist 3 bis 5 Tage vor dem Klimafilmabend. Kühle verderbliche Getränke und Lebensmittel am Veranstaltungstag frühzeitig und portioniere das Catering vor dem Einlass.
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