Organiser une soirée cinéma sur le climat, étape par étape

Une soirée cinéma sur le climat se prépare d’abord autour du programme, des droits de diffusion et des conditions techniques. Ensuite, il faut ouvrir les inscriptions assez tôt pour connaître le nombre de participants et leurs besoins alimentaires. La dernière semaine sert à verrouiller le programme, le traiteur, les fichiers vidéo et le déroulé. Le jour même, l’installation de la salle et un test complet évitent les retards au lancement du film.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Composer le programme de films
2 personnes
2
Réserver le lieu de tournage
3
Demander les droits de diffusion du film
4
Réserver la technique
5
Créer le formulaire d’inscription
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Publier la promotion en ligne
8
Distribuer les affiches
2 personnes
9
Traiter les inscriptions
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Confirmer les inscriptions
12
Finaliser le programme
2 personnes
13
Commander le catering
14
Tester la technique
2 personnes
15
Vérifier les fichiers vidéo
16
Préparer le texte de présentation
17
Imprimer le déroulé
18
Impression de la signalétique
19
Faire les courses
2 personnes
20
Réfrigérer les denrées fraîches
2 personnes
21
Portionner le catering
2 personnes
22
Rassembler le matériel
2 personnes

Événement

23
Ouvrir le lieu
2 personnes
24
Décharger le matériel technique
3 personnes
25
Définir l'agencement de la salle
2 personnes
26
Installer les tables
3 personnes
27
Installer les chaises
4 personnes
28
Monter l’écran de projection
2 personnes
29
Brancher le projecteur
2 personnes
30
Raccorder la sonorisation
2 personnes
31
Régler l’éclairage
2 personnes
32
Fixer les câbles avec du ruban adhésif en toute sécurité
2 personnes
33
Aménager le stand d’information
2 personnes
34
Installer la table d'inscription
2 personnes
35
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
36
Mettre les boissons au frais
2 personnes
37
Préparer le café et le thé
2 personnes
38
Préparer les badges nominatifs
39
Briefer l’équipe d’accueil
2 personnes
40
Effectuer le test technique final
2 personnes
41
Accueillir les visiteurs
3 personnes
42
Cocher les inscriptions
2 personnes
43
Servir les boissons et les en-cas
4 personnes
44
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
45
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
46
Assurer le mot de bienvenue
47
Lancer le film
48
Gérer la projection du film
2 personnes
49
Annoncer la pause
50
Réapprovisionner le buffet de pause
3 personnes
51
Recueillir les questions
52
Animer le débriefing
2 personnes
53
Distribuer le matériel d’action
2 personnes
54
Répondre aux dernières questions
2 personnes
55
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes
56
Rassembler les objets perdus

Suivi

57
Ranger le service traiteur
3 personnes
58
Faire la vaisselle
3 personnes
59
Trier les déchets
2 personnes
60
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
61
Éteindre la technique
2 personnes
62
Ranger le matériel technique
3 personnes
63
Nettoyer la salle
3 personnes
64
Vérifier les toilettes
65
Fermer le lieu
2 personnes
66
Retourner les matériels
2 personnes
67
Ranger les restes
2 personnes
68
Rendre les objets empruntés
2 personnes
69
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 85
Tablesqté 8
Table d'inscription
Table d'information
Tabouretsqté 4

Équipement

Projecteur
Écran de projection
Ordinateurs portablesqté 2
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs HDMIqté 3
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 2
Pieds de microqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Rallonges à enrouleurqté 2
Batteries externesqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 6
Éclairage d’ambianceqté 4
Lampes de pocheqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Assiettes réutilisablesqté 100
Couverts réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 40
Verres à théqté 40
Plateaux de serviceqté 10
Pichets de serviceqté 6
Thermosqté 4

Cuisine

Glacièresqté 4
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 2
Cuillères de serviceqté 6

Décoration

Affichesqté 12
Nappesqté 8
Étiquettes nominativesqté 100
Stylosqté 20
Brochures d’informationqté 100
Cartes d'actionqté 100
Paperboard
Feuilles de paperboardqté 30
Marqueursqté 12
Ruban adhésifqté 6
Ruban de papierqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balayette et pelleqté 2
Balaiqté 2
Serpillièreqté 2
Seauxqté 2
Chiffons de nettoyageqté 12
Brosses à vaisselleqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 3

Catering

Courses

Conseils

Commence par composer le programme, puis demande les droits de diffusion avant de publier les invitations. Prévois au moins 3 à 4 semaines pour obtenir les autorisations et ajuster les horaires.
Ouvre les inscriptions dès que le lieu et le programme sont confirmés. Fixe une date limite 5 jours avant la soirée afin de confirmer les participants et de transmettre le nombre de repas au traiteur.
Teste chaque fichier vidéo avec le projecteur, l’écran, les haut-parleurs et les câbles HDMI au plus tard la veille. Vérifie aussi les adaptateurs et prévois une solution de secours sur un ordinateur portable.
Prépare le déroulé imprimé et le texte de présentation avant l’ouverture du lieu. Garde 30 minutes pour installer la table d’inscription, la table d’information et la signalétique.
Réfrigère les produits frais dès leur arrivée et répartis le catering avant l’accueil. Pour éviter l’attente, installe les boissons, les gobelets réutilisables et les plateaux sur une zone séparée de l’inscription.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une soirée cinéma sur le climat ?: Prévois 4 à 6 semaines pour sélectionner les films, demander les droits de diffusion, réserver le lieu et organiser la technique. Les inscriptions peuvent rester ouvertes pendant 2 à 3 semaines.
Quand faut-il tester le matériel de projection ?: Fais un premier test au moins 48 heures avant l’événement, puis un contrôle rapide le jour même. Vérifie chaque vidéo, le son, les câbles HDMI, les adaptateurs et les multiprises.
Quand commander le catering pour une soirée cinéma ?: Commande le catering environ 7 jours avant la soirée, une fois les inscriptions presque closes. Confirme le nombre de portions et les besoins alimentaires 3 à 5 jours avant l’accueil.
Combien de temps prévoir pour installer la salle ?: Réserve au minimum 60 minutes avant l’arrivée du public pour décharger le matériel, placer les chaises et les tables, installer la projection et régler l’éclairage. Ajoute 30 minutes si la technique est fournie par une équipe extérieure.

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