Klimaatdebat organiseren: checklist en planning
Een klimaatdebat vraagt meer voorbereiding dan alleen panelleden uitnodigen. Je legt eerst datum, locatie en debatformat vast en werkt daarna toe naar programma, publieksvragen, techniek en ontvangst. Vooral reservepanelleden, toegankelijke voorzieningen en een geteste presentatieopstelling worden snel te laat geregeld. Gebruik deze checklist om de voorbereiding te verdelen, aanmeldingen en dieetwensen bij te houden en op de dag zelf met een duidelijk draaiboek te werken.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie vastleggen
2 personen
Debatformat bepalen
3 personen
Gespreksleider benaderen
Panelleden uitnodigen
2 personen
Reservepanelleden benaderen
Programma opstellen
2 personen
Debatvragen verzamelen
3 personen
Publieksvragen voorbereiden
2 personen
Vergunningen controleren
Verzekeringsgegevens controleren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotietekst publiceren
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Toegankelijkheid inventariseren
2 personen
Reserveringen bevestigen
Catering bestellen
2 personen
Techniek testen
2 personen
Presentaties verzamelen
Presentaties controleren
2 personen
Draaiboek afdrukken
Naambadges voorbereiden
2 personen
Publieksformulier maken
Bewegwijzering ontwerpen
Bewegwijzering afdrukken
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Catering koelen
2 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Paneltafel inrichten
2 personen
Techniek aansluiten
3 personen
Microfoons testen
2 personen
Presentaties klaarzetten
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Naambadges klaarleggen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Hapjes klaarzetten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Veiligheidsroutes controleren
2 personen
Event
Sprekers ontvangen
2 personen
Bezoekers registreren
4 personen
Programma uitdelen
2 personen
Opening verzorgen
2 personen
Panelleden introduceren
Eerste debatronde begeleiden
2 personen
Publieksvragen verzamelen
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzehapjes serveren
3 personen
Tweede debatronde begeleiden
2 personen
Avondmaaltijd uitserveren
4 personen
Derde debatronde begeleiden
2 personen
Publieksvragen modereren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afsluiting verzorgen
2 personen
Sprekers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Servies verzamelen
3 personen
Restanten koelen
2 personen
Techniek uitschakelen
2 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Afval sorteren
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen inpakken
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen opslaan
2 personen
Aanwezigheidslijst archiveren
Bedankbericht versturen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 10
- Stoelenaantal 120
- Paneltafel
- Sprekersstoelenaantal 5
- Registratietafel
- Krukkenaantal 4
- Statafelsaantal 4
- Kapstokkenaantal 3
- Afvalbakkenaantal 6
- Garderoberekkenaantal 2
Apparatuur
- Draadloze microfoonsaantal 4
- Microfoonstandaardsaantal 3
- Geluidsmixer
- Luidsprekersaantal 2
- Beamer
- Projectiescherm
- Presentatielaptop
- HDMI-kabelsaantal 3
- HDMI-adaptersaantal 4
- Verlengsnoerenaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Powerbanksaantal 4
- Timeraantal 2
- Flip-over
- Flip-overstiftenaantal 2
- Laserpointer
- USB-sticksaantal 3
- Oplaadkabelsaantal 4
Servies
- Koffiekopjesaantal 120
- Glazenaantal 120
- Bordenaantal 120
- Besteksetsaantal 120
- Theelepelsaantal 120
- Serveerplateausaantal 12
- Waterkannenaantal 8
Keuken
- Thermoskannenaantal 6
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 3
- Koelboxenaantal 4
- Snijplankenaantal 4
- Koksmesaantal 3
- Serveerbestekaantal 12
- Soeplepelsaantal 4
- Opslagbakkenaantal 12
Decoratie
- Tafelkledenaantal 10
- Naamkaartstandaardsaantal 5
- Posterpanelenaantal 4
- Pijlbordenaantal 12
- Duurzaamheidsbannersaantal 4
Verlichting
- LED-lampenaantal 8
- Lichtslingersaantal 4
- Batterijenaantal 24
Schoonmaak
- Schoonmaakemmersaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Bezem en blikaantal 2
- Microvezeldoekenaantal 12
- Handzeepdispensersaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg het debatformat vast voordat je sprekers benadert. Bepaal ook hoeveel tijd er is voor openingsvragen, reacties, publieksvragen en afronding; zo weten panelleden precies waarvoor ze worden uitgenodigd.
- Benader naast de eerste panelleden meteen reservepanelleden. Plan hiervoor minstens 4 weken vóór het debat, omdat een afzegging in de laatste week lastig op te vangen is.
- Open het aanmeldformulier zodra datum, locatie en programma-indeling duidelijk zijn. Vraag daarin direct naar dieetwensen, toegankelijkheidsbehoeften en toestemming voor publieksvragen, zodat je niet vlak voor het debat hoeft na te bellen.
- Plan een volledige techniekstest vóór de publieksinloop. Test draadloze microfoons, geluidsmixer, luidsprekers, beamer, projectiescherm, presentatielaptop en HDMI-adapters met precies de presentaties die je ontvangt.
- Maak op de dag zelf één ontvangstpunt met registratietafel, naambadges en bewegwijzering. Leg het draaiboek, publieksformulier, timer en reservekabels daar klaar; wijs bovendien één persoon aan voor techniek en één voor de gespreksleider.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een klimaatdebat organiseren?
- Begin minimaal 8 weken vooraf met datum, locatie, format en gespreksleider. Reserveer de laatste 2 weken voor aanmeldingen, presentaties controleren, catering bevestigen en een volledige techniekstest.
- Hoeveel panelleden heb je nodig voor een klimaatdebat?
- Een panel van 3 tot 5 personen is meestal werkbaar voor een debat met publieksvragen. Benader daarnaast minimaal 1 reservepanellid, zodat één afzegging niet meteen het programma verandert.
- Wanneer moet ik de techniek van een klimaatdebat testen?
- Doe een eerste test minimaal 1 week vooraf en een korte herhaling op de dag zelf, vóór de zaal opengaat. Controleer per presentatie de microfoons, laptop, beamer, HDMI-verbinding, luidsprekers en timer.
- Wanneer moet ik presentaties en publieksvragen verzamelen?
- Vraag presentaties uiterlijk 3 werkdagen vóór het debat op, zodat je bestanden en aansluitingen kunt controleren. Bereid publieksvragen minstens 1 week vooraf voor en houd tijdens de avond ruimte voor vragen uit de zaal.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!