Organiser un débat sur le climat : la checklist complète

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Conseils

• Bloquez la date et le lieu avant de solliciter le panel. Prévoyez une solution de remplacement pour les intervenants et vérifiez les autorisations ainsi que l’assurance au moins 4 semaines avant le débat.
• Définissez le format avant de rédiger le programme : durée des interventions, temps consacré aux questions du public et rôle de l’animateur. Gardez une minuterie visible pour éviter qu’une prise de parole déborde sur la discussion.
• Ouvrez les inscriptions dès que le programme et le texte d’invitation sont prêts, idéalement 3 à 4 semaines avant l’événement. Demandez dans le formulaire les besoins alimentaires et les besoins d’accessibilité, puis relancez les inscrits quelques jours avant.
• Organisez un test technique complet 2 à 3 jours avant : microphones sans fil, console de mixage, haut-parleurs, vidéoprojecteur, ordinateur, câbles HDMI, adaptateurs et rallonges. Testez chaque présentation sur l’ordinateur utilisé le jour même et gardez une copie sur clé USB.
• Préparez l’accueil avant l’arrivée du public : table d’inscription, badges nominatifs, signalétique, porte-manteaux et poubelles. Imprimez le déroulé en plusieurs exemplaires et installez les chaises des intervenants, la table de débat et les verres avant l’ouverture des portes.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un débat sur le climat ?

Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, confirmer les membres du panel, obtenir les autorisations, ouvrir les inscriptions et tester la technique sans travailler dans l’urgence.

Quand inviter les intervenants d’un débat sur le climat ?

Contactez les intervenants 6 semaines avant la date prévue, puis confirmez leur présence environ 2 semaines avant. Prévoyez aussi des membres suppléants du jury ou du panel en cas de désistement.

Quand ouvrir les inscriptions du public ?

Ouvrez le formulaire 3 à 4 semaines avant le débat, dès que la date, le lieu et le format sont confirmés. Traitez les inscriptions chaque semaine et envoyez une dernière confirmation 3 à 5 jours avant l’événement.

Quand tester le matériel pour un débat sur le climat ?

Faites un premier contrôle 7 jours avant, puis un test complet 2 à 3 jours avant. Vérifiez notamment les microphones, le son, le vidéoprojecteur, les présentations, les adaptateurs HDMI, les rallonges et les batteries externes.

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