Checkliste für eine gut organisierte Klimadebatte

Eine Klimadebatte braucht mehr Vorbereitung als nur ein Podium und ein Mikrofon. Lege zuerst Format, Termin und Ort fest, bevor du Moderation und Panel anfragst. Danach folgen Programm, Fragen, Einladungen und Anmeldung. In den letzten Tagen zählen Techniktests, geprüfte Präsentationen, Namensschilder und ein klarer Ablaufplan. Diese Checkliste hilft dir, Zuständigkeiten und Fristen in der richtigen Reihenfolge zu organisieren.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort festlegen
2 Personen
Debattenformat festlegen
3 Personen
Gesprächsleiter kontaktieren
Panelteilnehmer einladen
2 Personen
Ersatzjurymitglieder ansprechen
Programm erstellen
2 Personen
Debattenfragen sammeln
3 Personen
Publikumsfragen vorbereiten
2 Personen
Genehmigungen prüfen
Versicherungsdaten prüfen
Einladungen verschicken
2 Personen
Werbetext veröffentlichen
2 Personen
Anmeldeformular öffnen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Barrierefreiheit erfassen
2 Personen
Reservierungen bestätigen
Catering bestellen
2 Personen
Technik testen
2 Personen
Präsentationen sammeln
Präsentationen prüfen
2 Personen
Drehbuch ausdrucken
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Publikumsformular erstellen
Beschilderung entwerfen
Beschilderung drucken
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Catering kühlen
2 Personen
Materialien zusammenstellen
3 Personen
Location reinigen
3 Personen
Tische aufstellen
3 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Paneltisch einrichten
2 Personen
Technik anschließen
3 Personen
Mikrofone testen
2 Personen
Präsentationen vorbereiten
2 Personen
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
Namensschilder bereitlegen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Snacks bereitstellen
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Sicherheitswege kontrollieren
2 Personen

Event

Referenten empfangen
2 Personen
Besucher registrieren
4 Personen
Programm verteilen
2 Personen
Eröffnung betreuen
2 Personen
Podiumsteilnehmer vorstellen
Erste Debattenrunde begleiten
2 Personen
Publikumsfragen sammeln
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Pausensnacks servieren
3 Personen
Zweite Debattrunde begleiten
2 Personen
Abendessen servieren
4 Personen
Dritte Diskussionsrunde moderieren
2 Personen
Publikumsfragen moderieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Abschluss organisieren
2 Personen
Redner verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

Geschirr sammeln
3 Personen
Reste kühlen
2 Personen
Technik ausschalten
2 Personen
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
Abfall trennen
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Location reinigen
4 Personen
Materialien einpacken
3 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebene Einkäufe einlagern
2 Personen
Anwesenheitsliste archivieren
Dankesnachricht versenden
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 10
StühleAnz. 120
Paneltisch
RednerstühleAnz. 5
Registrierungstisch
HockerAnz. 4
StehtischeAnz. 4
KleiderständerAnz. 3
AbfallbehälterAnz. 6
GarderobenständerAnz. 2

Ausstattung

FunkmikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 3
Tonmischpult
LautsprecherAnz. 2
Beamer
Projektionsleinwand
Präsentationslaptop
HDMI-KabelAnz. 3
HDMI-AdapterAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
PowerbanksAnz. 4
TimerAnz. 2
Flipchart
Flipchart-MarkerAnz. 2
Laserpointer
USB-SticksAnz. 3
LadekabelAnz. 4

Geschirr

KaffeetassenAnz. 120
GläserAnz. 120
TellerAnz. 120
BestecksetsAnz. 120
TeelöffelAnz. 120
ServierplattenAnz. 12
WasserkannenAnz. 8

Küche

ThermoskannenAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 3
KühlboxenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 3
ServierbesteckAnz. 12
SuppenkellenAnz. 4
AufbewahrungsboxenAnz. 12

Dekoration

TischdeckenAnz. 10
NamenskartenständerAnz. 5
Poster-PaneeleAnz. 4
WegweiserAnz. 12
NachhaltigkeitsbannerAnz. 4

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
LichterkettenAnz. 4
BatterienAnz. 24

Reinigung

PutzeimerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
Besen und KehrblechAnz. 2
MikrofasertücherAnz. 12
HandseifenspenderAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Plane Moderation und Panel mindestens 6 bis 8 Wochen vor dem Termin an. Frage außerdem frühzeitig Ersatzpersonen an, damit eine Absage nicht das gesamte Podium gefährdet.
Schließe die Publikumsanmeldung spätestens 5 bis 7 Tage vor der Debatte ab. Erfasse dabei Ernährungswünsche und Barrierefreiheitsbedarf, damit Reservierungen und Catering rechtzeitig angepasst werden können.
Teste Ton, Beamer, Präsentationslaptop, HDMI-Adapter und Lautsprecher mindestens 2 Stunden vor dem Einlass gemeinsam. Lege Ersatzkabel, Ladekabel und Powerbanks griffbereit an den Technikplatz.
Sammle Präsentationen und Debattenfragen spätestens 3 Tage vorher. Prüfe jede Datei auf dem verwendeten Laptop und drucke Drehbuch, Ablauf und Publikumsformular mindestens einmal aus.
Plane für Einlass und Registrierung einen eigenen Tisch mit Namensschildern und Beschilderung ein. Bei größeren Gruppen sollte die Registrierung 30 Minuten vor Beginn öffnen, damit die Debatte pünktlich startet.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man eine Klimadebatte organisieren?: Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Ort, Format und Moderation. Einladungen und Anmeldung sollten 4 bis 6 Wochen vor der Veranstaltung starten.
Wie viele Personen sollten auf einem Podium einer Klimadebatte sitzen?: Plane meist 3 bis 5 Panelteilnehmer plus eine Gesprächsleitung ein. So bleiben die Beiträge bei einer Debatte von 60 bis 90 Minuten übersichtlich und alle kommen zu Wort.
Wann sollte die Technik für eine Klimadebatte getestet werden?: Führe einen vollständigen Test mindestens 2 Stunden vor dem Einlass durch. Prüfe dabei Mikrofone, Mischpult, Lautsprecher, Beamer, Präsentationen und alle HDMI-Verbindungen.
Wie viel Zeit braucht die Anmeldung vor einer Klimadebatte?: Öffne die Registrierung etwa 30 Minuten vor Beginn. Bei mehr als 100 erwarteten Gästen solltest du 45 Minuten einplanen und mindestens zwei Personen für Namensschilder und Fragen einsetzen.

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