Checklist voor een klimaatconferentie organiseren

Een klimaatconferentie vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en een zaal. Je moet sprekers, aanmeldingen, toegankelijkheid, techniek en catering op elkaar afstemmen. Begin met datum, programma en zalen en werk daarna toe naar registratie, presentaties en logistiek. In de laatste week controleer je vooral wat vaak te laat wordt geregeld: definitieve dieetwensen, adapters, microfoons, routeborden en de verdeling van vrijwilligers. Gebruik de checklist om alle 69 taken en 53 benodigdheden in de juiste volgorde af te werken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie en zalen reserveren
2 personen
Sprekers benaderen
2 personen
Sprekersinformatie verzamelen
Aanmeldformulier openen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie op sociale media plaatsen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Toegankelijkheidswensen verzamelen
Catering reserveren
2 personen
Technische benodigdheden reserveren
2 personen
Programma definitief maken
2 personen
Presentaties verzamelen
Presentaties controleren
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Programma's afdrukken
Routeborden afdrukken
Vrijwilligers indelen
2 personen
Cateringhoeveelheden bevestigen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Materialen naar locatie brengen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Zaalindeling uitzetten
3 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Podium en spreektafel plaatsen
3 personen
Projector en scherm aansluiten
2 personen
Geluidsapparatuur testen
2 personen
Presentaties op laptop zetten
Microfoons testen
2 personen
Naamkaartjes klaarleggen
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
3 personen
Buffet en servies klaarzetten
3 personen
Route- en programmaposters ophangen
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Registratieteam instrueren
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
4 personen
Aanwezigheid registreren
3 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Openingspresentatie begeleiden
2 personen
Sprekers aankondigen
Presentaties bedienen
2 personen
Microfoons beheren
2 personen
Vragen uit de zaal verzamelen
2 personen
Pauzedranken bijvullen
2 personen
Pauzehapjes serveren
3 personen
Buffet opbouwen
4 personen
Dinerbuffet serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Netwerkruimte begeleiden
2 personen
Afsluitende oproep verzorgen
Deelnemers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
2 personen
Etensresten veilig verpakken
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval sorteren
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Materialen retourneren
2 personen
Restvoorraad opslaan
2 personen
Gevonden voorwerpen afhandelen
Deelnemersinformatie nasturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Conferentietafelsaantal 12
Stoelenaantal 110
Registratietafelsaantal 2
Spreektafel
Podiumdelenaantal 4
Kapstokkenaantal 3
Kledinghangersaantal 120

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Presentatielaptop
Presentatieklikker
Luidsprekersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
HDMI-adaptersaantal 3
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 8
USB-opladersaantal 4
Flip-oversaantal 3
Flip-overstandaardsaantal 3
Stiftenaantal 24
Wandklokkenaantal 2

Servies

Herbruikbare koffiekopjesaantal 120
Herbruikbare drinkglazenaantal 140
Bordenaantal 130
Besteksetsaantal 130
Waterkaraffenaantal 12
Serveerkommenaantal 16
Serveerlepelsaantal 16
Serveertraysaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Warmhoudkannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koksmesjesaantal 4
IJslepelsaantal 2

Decoratie

Klimaatbannersaantal 4
Naamkaarthoudersaantal 120
Lanyardsaantal 120
Programmapostersaantal 12
Routebordenaantal 10
Recyclingbordjesaantal 8
Tafelnummersaantal 12

Verlichting

LED-staande lampenaantal 4
LED-snoerverlichtingaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakken voor sorteringaantal 8
Mopsetsaantal 2
Bezemsaantal 2
Stofblikkenaantal 2
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 20
Handschoenenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Plan een technische test uiterlijk 24 uur voor de start. Controleer dan de beamer, het projectiescherm, de presentatielaptop, HDMI-adapters, verlengkabels, stekkerdozen en alle microfoons met de eerste spreker.
Sluit de inschrijvingen niet pas op de conferentiedag. Gebruik het aantal aanmeldingen om catering, stoelen, naamkaartjes, programma's en herbruikbare kopjes en glazen uiterlijk 3 tot 5 werkdagen vooraf definitief te bevestigen.
Vraag dieetwensen en toegankelijkheidswensen in hetzelfde aanmeldformulier uit. Maak de gegevens uiterlijk 7 dagen vooraf beschikbaar voor de cateraar, zaalverantwoordelijke en vrijwilligers.
Verzamel presentaties uiterlijk 48 uur vooraf en controleer ze op beeldverhouding, lettergrootte, video en lettertypen. Zet alle bestanden daarnaast op de presentatielaptop en bewaar een reservekopie op een USB-stick.
Maak op de ochtend zelf een korte looproute langs registratie, zalen, toiletten en garderobe. Hang routeborden op voordat bezoekers arriveren en zet registratie-, spreek- en conferentietafels, flip-overs en wandklokken klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een klimaatconferentie organiseren?: Begin bij voorkeur 12 tot 16 weken vooraf met datum, programma, locatie en sprekers. Open de aanmeldingen 6 tot 8 weken voor de conferentie, zodat je tijd hebt voor promotie en het verwerken van dieet- en toegankelijkheidswensen.
Wanneer moet ik de catering voor een klimaatconferentie bevestigen?: Bevestig het verwachte aantal deelnemers en de hoeveelheden 3 tot 5 werkdagen vooraf. Geef dieetwensen en allergieën uiterlijk 7 dagen vooraf door als de cateraar daarvoor voorbereiding nodig heeft.
Wanneer controleer ik de techniek voor een klimaatconferentie?: Doe een volledige test uiterlijk 24 uur vooraf en herhaal een korte controle 60 minuten voor de start. Test niet alleen de beamer en luidsprekers, maar ook presentaties, HDMI-adapters, verlengkabels, stekkerdozen en draadloze microfoons.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een klimaatconferentie?: Plan minimaal 2 tot 3 uur voor opbouw en controle, afhankelijk van het aantal zalen. Zet registratie, stoelen, routeborden, podiumdelen, presentatiemateriaal en catering klaar voordat de eerste bezoekers binnenkomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.