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Klimakonferenz organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Klimakonferenz braucht mehr als ein gutes Programm: Räume, Referierende, Anmeldung, Technik und Verpflegung müssen aufeinander abgestimmt sein. Plane zuerst Datum, Programm und Räume, danach Einladungen und Anmeldung. In den letzten Wochen sammelst du Präsentationen, prüfst Barrierefreiheits- und Ernährungsanforderungen und teilst Helfende ein. Kurz vor Beginn zählen klare Wegweiser, getestete Technik, gekühlte Getränke und vorbereitete Snacks.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Location und Räume reservieren

    2 Personen

  • Referenten ansprechen

    2 Personen

  • Sprecherinformationen sammeln

  • Anmeldeformular öffnen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Werbung in sozialen Medien posten

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Anforderungen zur Barrierefreiheit sammeln

  • Catering reservieren

    2 Personen

  • Technisches Equipment reservieren

    2 Personen

  • Programm finalisieren

    2 Personen

  • Präsentationen sammeln

  • Präsentationen prüfen

    2 Personen

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Programme ausdrucken

  • Wegweiser ausdrucken

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Cateringmengen bestätigen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Materialien zum Veranstaltungsort bringen

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

  • Raumaufteilung aufbauen

    3 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Bühne und Rednerpult aufstellen

    3 Personen

  • Projektor und Leinwand anschließen

    2 Personen

  • Tonanlage testen

    2 Personen

  • Präsentationen auf den Laptop laden

  • Mikrofone testen

    2 Personen

  • Namensschilder bereitlegen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    3 Personen

  • Buffet und Geschirr bereitstellen

    3 Personen

  • Routen- und Programmplakate aufhängen

    2 Personen

  • Müllstationen aufstellen

    2 Personen

  • Registrierungsteam einweisen

    2 Personen

Event

  • Teilnehmende empfangen

    4 Personen

  • Anwesenheit erfassen

    3 Personen

  • Namensschilder verteilen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Eröffnungspresentation moderieren

    2 Personen

  • Redner ankündigen

  • Präsentationen betreuen

    2 Personen

  • Mikrofone verwalten

    2 Personen

  • Fragen aus dem Publikum sammeln

    2 Personen

  • Pausengetränke nachfüllen

    2 Personen

  • Pausensnacks servieren

    3 Personen

  • Buffet aufbauen

    4 Personen

  • Abendbuffet servieren

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Networking-Bereich betreuen

    2 Personen

  • Abschließende Durchsage durchführen

  • Teilnehmer verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Essensreste sicher verpacken

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall trennen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Saal reinigen

    3 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    3 Personen

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Restbestände lagern

    2 Personen

  • Fundsachen bearbeiten

  • Teilnehmerinformationen nachsenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • KonferenztischeAnz. 12
  • StühleAnz. 110
  • RegistrierungstischeAnz. 2
  • Rednertisch
  • BühnenelementeAnz. 4
  • KleiderständerAnz. 3
  • KleiderbügelAnz. 120

Ausstattung

  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • Präsentationslaptop
  • Präsentationsklicker
  • LautsprecherAnz. 2
  • FunkmikrofoneAnz. 3
  • MikrofonständerAnz. 2
  • HDMI-AdapterAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • USB-LadegeräteAnz. 4
  • FlipchartsAnz. 3
  • Flipchart-StänderAnz. 3
  • StifteAnz. 24
  • WanduhrenAnz. 2

Geschirr

  • Wiederverwendbare KaffeebecherAnz. 120
  • Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 140
  • TellerAnz. 130
  • BestecksetsAnz. 130
  • WasserkaraffenAnz. 12
  • ServierschalenAnz. 16
  • ServierlöffelAnz. 16
  • ServiertablettsAnz. 8

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 3
  • ThermokannenAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 4
  • EislöffelAnz. 2

Dekoration

  • Klima-BannerAnz. 4
  • NamensschildhalterAnz. 120
  • LanyardsAnz. 120
  • Programmatische PosterAnz. 12
  • WegweiserAnz. 10
  • RecyclingschilderAnz. 8
  • TischnummernAnz. 12

Beleuchtung

  • LED-StehlampenAnz. 4
  • LED-LichterketteAnz. 4

Reinigung

  • Müllbehälter für die SortierungAnz. 8
  • WischsetsAnz. 2
  • BesenAnz. 2
  • BlechdosenAnz. 2
  • Wiederverwendbare ReinigungstücherAnz. 20
  • HandschuheAnz. 12

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Datum, Programm und Räume früh fest und bestätige Referierende erst, wenn du ihre Sprecherinformationen gesammelt hast. So fehlen später keine Namen, Kurzbiografien oder technischen Anforderungen.
  • Öffne das Anmeldeformular nicht ohne Felder für Ernährungswünsche und Barrierefreiheit. Prüfe die Antworten spätestens eine Woche vor der Konferenz und gib sie an Catering und Veranstaltungsort weiter.
  • Sammle Präsentationen vor dem Termin und teste jede Datei auf dem Präsentationslaptop. Prüfe dabei Beamer, Leinwand, Lautsprecher, Funkmikrofone, HDMI-Adapter und Verlängerungskabel.
  • Plane am Eingang einen Registrierungstisch mit Namensschildern und gedruckten Programmen ein. Drucke zusätzlich Wegweiser und teile Freiwillige so ein, dass Registrierung, Saal und Catering gleichzeitig betreut werden können.
  • Bestätige die Cateringmengen kurz vor der Veranstaltung und erledige Einkauf, Transport und Kühlung nicht am selben Morgen. Getränke sollten vor Einlass gekühlt sein; Snacks lassen sich anschließend in Servierschalen und auf Serviertabletts bereitstellen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Klimakonferenz organisieren?
Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Räumen, Programm und Referierenden. Für größere Konferenzen oder viele externe Sprecher sind 3 bis 6 Monate realistischer.
Wann sollte das Anmeldeformular für eine Klimakonferenz öffnen?
Öffne die Anmeldung idealerweise 6 bis 8 Wochen vor dem Termin, sobald Datum, Ort und ein vorläufiges Programm feststehen. Schließe sie 3 bis 5 Tage vorher oder sobald die Raumkapazität erreicht ist.
Wann muss die Technik für eine Klimakonferenz getestet werden?
Prüfe Präsentationslaptop, Beamer, Leinwand, Ton, Mikrofone und Adapter spätestens am Vortag. Vor dem Einlass solltest du zusätzlich einen 30-minütigen Funktionstest mit den ersten Präsentationen durchführen.
Wie viel Catering braucht man für eine Klimakonferenz?
Bestätige die Mengen 3 bis 5 Tage vorher anhand der Anmeldungen und rechne für Ausfälle etwa 5 bis 10 Prozent Reserve ein. Erfasse vegetarische, vegane und allergiebedingte Wünsche getrennt, damit das Catering passend portionieren kann.

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