Checklist pour organiser une conférence sur le climat

Une conférence sur le climat demande un enchaînement précis : programme, intervenants, inscriptions, technique et accueil doivent avancer ensemble. Commencez par fixer la date, le contenu et les salles, puis ouvrez rapidement les inscriptions pour mesurer les besoins réels. Les demandes alimentaires et d’accessibilité influencent directement le traiteur, la disposition des espaces et l’équipe d’accueil. Cette checklist rassemble 69 tâches et 53 éléments à prévoir, jusqu’au refroidissement des boissons et à la préparation des en-cas.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu et les salles
2 personnes
Contacter les intervenants
2 personnes
Rassembler les informations sur les intervenants
Ouvrir le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Recueillir les besoins d’accessibilité
Réserver le catering
2 personnes
Réserver le matériel technique
2 personnes
Finaliser le programme
2 personnes
Rassembler les présentations
Vérifier les présentations
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les programmes
Imprimer les panneaux d’itinéraire
Répartir les bénévoles
2 personnes
Confirmer les quantités de traiteur
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Définir l'agencement de la salle
3 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer la scène et le pupitre
3 personnes
Brancher le projecteur et l’écran
2 personnes
Tester le matériel sonore
2 personnes
Mettre les présentations sur l'ordinateur portable
Tester les microphones
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Préparer le café et le thé
3 personnes
Installer le buffet et la vaisselle
3 personnes
Accrocher les affiches du parcours et du programme
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Briefer l'équipe d'inscription
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
4 personnes
Enregistrer la présence
3 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Animer la présentation d'ouverture
2 personnes
Annoncer les intervenants
Animer les présentations
2 personnes
Gérer les micros
2 personnes
Recueillir les questions de la salle
2 personnes
Réapprovisionner les boissons de la pause
2 personnes
Servir les en-cas de pause
3 personnes
Monter le buffet
4 personnes
Servir le buffet du dîner
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Encadrer l'espace réseau
2 personnes
Assurer l'appel de clôture
Reconduire les participants
3 personnes

Suivi

Éteindre l’équipement
2 personnes
Emballer les restes alimentaires en toute sécurité
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Stocker les restes
2 personnes
Gérer les objets trouvés
Renvoyer les informations aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de conférenceqté 12
Chaisesqté 110
Tables d’inscriptionqté 2
Table de prise de parole
Éléments de podiumqté 4
Porte-manteauxqté 3
Cintresqté 120

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable de présentation
Cliqueur de présentation
Haut-parleursqté 2
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Adaptateurs HDMIqté 3
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 8
Chargeurs USBqté 4
Chevaletsqté 3
Supports pour paperboardqté 3
Marqueursqté 24
Horloges muralesqté 2

Vaisselle

Tasses à café réutilisablesqté 120
Verres réutilisablesqté 140
Assiettesqté 130
Couvertsqté 130
Carafes d'eauqté 12
Saladiers de serviceqté 16
Cuillères de serviceqté 16
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 6
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux d’officeqté 4
Cuillères à glaceqté 2

Décoration

Bannières sur le climatqté 4
Porte-nomsqté 120
Lanyardsqté 120
Affiches du programmeqté 12
Panneaux de directionqté 10
Panneaux de recyclageqté 8
Numéros de tableqté 12

Éclairage

Lampadaires LEDqté 4
Guirlandes lumineuses LEDqté 4

Nettoyage

Bacs de tri des déchetsqté 8
Têtes de serpillièreqté 2
Balaisqté 2
Pelles à poussièreqté 2
Chiffons de nettoyage réutilisablesqté 20
Gantsqté 12

Catering

Courses

Conseils

Bloquez les salles avant de confirmer les horaires des interventions : prévoyez un espace pour les conférences, un accueil et, si nécessaire, une zone de pause. Gardez une marge d’au moins 15 minutes entre deux séquences pour absorber les retards.
Demandez les besoins alimentaires et d’accessibilité dès l’inscription, puis relancez les personnes qui n’ont pas répondu 7 jours avant l’événement. Transmettez le nombre final au traiteur au plus tard 3 à 5 jours avant la conférence.
Testez la chaîne technique complète la veille : ordinateur de présentation, vidéoprojecteur, écran, microphones, haut-parleurs, adaptateurs HDMI, rallonges et multiprises. Ouvrez chaque présentation sur l’ordinateur prévu et vérifiez les vidéos et le son.
Préparez les badges, programmes et panneaux d’itinéraire au moins 2 jours avant l’accueil. Imprimez une réserve de 5 à 10 % pour les inscriptions tardives, les erreurs de nom et les changements d’intervenant.
Attribuez les bénévoles par créneau plutôt que par mission générale : accueil, orientation, salle et soutien technique. Faites un briefing de 20 à 30 minutes avant l’ouverture et désignez une personne capable de décider rapidement en cas de problème.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser une conférence sur le climat ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date. Réservez le lieu et contactez les intervenants en premier, puis ouvrez les inscriptions dès que le programme provisoire et les horaires principaux sont établis.
Quand confirmer le nombre de repas pour une conférence ?: Demandez les informations alimentaires pendant l’inscription et confirmez les quantités au traiteur 3 à 5 jours avant l’événement. Prévoyez une marge de 5 à 10 % pour les changements de dernière minute.
Quand tester le matériel technique d’une conférence ?: Effectuez un test complet la veille, puis une vérification rapide 60 à 90 minutes avant l’ouverture. Contrôlez notamment les microphones sans fil, le son, les présentations, les adaptateurs HDMI et les rallonges.
Combien de bénévoles faut-il pour une conférence sur le climat ?: Prévoyez au minimum une personne à l’accueil, une personne pour l’orientation et une personne disponible dans la salle pour un groupe d’environ 50 à 75 participants. Ajoutez un renfort technique si plusieurs salles fonctionnent en parallèle.

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